(五)、發布新聞,準確及時。
在了解危機事件的事實,並製定出初步對策的情況下,應盡快召開新聞發布會。首先要確定新聞發言人,由新聞發言人代表組織向公眾和社會各界發布真實、準確的信息,公開表明組織的態度和處理原則,公布本組織正在采取的措施和正在做的種種努力。應毫無保留地公開事故的真相,公布的數據要認真仔細核實,力求準確無誤,對涉及機密的情況應妥善解釋,求得新聞媒介理解和同情。同時,懇請新聞媒介密切配合,防止有害、有誤的信息擴散。重要事項以書麵形式提供,內容應簡明扼要,避免使用技術性太強和晦澀難懂的術語,以免報道失實。
(六)組織力量,恰當處置。
根據危機處理的方針、對策和有關安排,應迅速、紮實、全麵地開展工作。組織領導人應親臨現場,親自組織協調。認真了解受害者的情況,冷靜地聽取受害者的意見,了解人員傷亡情況和財產損失情況,確認有關損失賠償的要求,及時彌補公眾的損失。要勇於承擔責任,並誠懇地道歉,給受害者以安慰和同情,並盡可能提供其所需的服務,盡最大努力做好善後處理工作。以誠懇的態度和處理方法獲取公眾的諒解與寬容。
(七)、檢查總結,汲取教訓。
事態發展得到有效控製後,應針對危機事件的原因、發展情況和處理結果作全麵調查評估,詳細報告處理的全過程,並采取有效的改進措施。同時利用新聞媒介消除公共關係危機造成的影響,向公眾公開致歉,及時向新聞界提供公眾希望了解的信息,並通過調查總結,將經驗教訓整理成書麵材料,借以教育內部公眾,進而修訂危機管理計劃,加強對公關危機的管理。
二、處理公共關係危機的基本方針和原則
(一)、處理事件的基本方針
危機事件一般都出乎人們意料的,而且輿論影響較大,時間比較緊急,處理起來比較棘手。處理危機的基本方針是:判明情況、快速反應;協商處理、維護權益。
1、判明情況、快速反應。危機事件的發生,都會使公眾產生各種想法甚至誤解,這時,公共關係人員要沉著冷靜,判明情況,穩住陣腳,及時處理,控製影響,避免事態進一步擴大。因此,在危機事件處理過程中,速度就意味著效果,時間本身就是處理危機的措施。公共關係人員要及時發現危機,迅速進行調查,以確認危機事件的性質,控製危機事態發展。依靠快速的反應能力,及時消除危機。
2、協商處理、維護權益。有些危機事件,由於時間較長,或危機事件性質比較嚴重,如涉及人身安全問題等。在危機處理過程中,應充分尊重和了解各方的意見,避免主觀片麵,達到共同協商處理的目的。同時,公共關係危機的發生,通常不是損害公眾的利益,就是組織的利益被損害,不論發生哪種情況,都必須維護公眾或組織的利益。一般地,危機發生以後,公眾中間會自發出現“代表”,他們的言行對其他公眾具有較大的影響力,能夠左右公眾輿論。這時,公共關係人員應該與這些代表保持密切聯係,廣泛征求他們的意見,充分與他們協商,爭取他們的配合,借助他們的力量來說服公眾。這樣,能更快地全麵了解公眾真實的要求和態度,使公眾消除疑慮。
(二)、處理公共關係危機的原則
公共關係危機—旦發生,公共關係部門必須及時妥善加以處理,努力贏得受害公眾和社會的諒解與信任,盡快恢複組織的聲譽,重塑組織的形象。它的處理原則是:
1、及時性原則。處理危機的目的在於,盡最大努力控製事態的惡化與蔓延,把因危機事件造成的損失減少到最低限度。因此,危機一旦發生,不管麵對的是何種性質、何種類型、何種原因的危機,組織的危機處理小組成員應該在第一時間投入到緊張的處理工作中去,以積極的態度贏得時間。“贏得時間,就等於贏得了形象。”這是要求處理公共關係危機要及時。這裏的及時,包括兩層含義:一是危機處理要快速及時,要盡最大的努力控製事態的惡化和蔓延,把因危機事件造成的損失挽回或減低到最小限度,在最短的時間內恢複或重塑組織的良好形象和聲譽。二是把真相盡早告訴公眾,並持之以恒地做好傳播工作。
2、全麵性原則。公共關係危機事件往往涉及或影響社會組織內部和外部的諸多方麵。在處理具體的公關危機時,應遵循全麵考慮的原則。既要考慮內部公眾,又要考慮外部公眾,既要注意對公眾現在的影響,又要注意對公眾未來的和潛在的影響。
3、真實而準確性原則。公關危機事件發生後,尤其是在事件發生的初期,因受各種因素的影響,傳播的消息很容易失真。為防止公眾的猜測、誤解和謠傳,危機管理機構應選擇合適人選作為發言人。為了盡快與公眾溝通,應主動與新聞媒介聯係,說明事實真相。公關危機處理除了要及時傳遞有關信息外,還要保證傳遞的信息十分準確,特別要注意不隱瞞或省略某些關鍵細節,要實事求是地公布真相。堅持真實而準確性原則,能促進雙方的溝通與理解,消除疑慮與不安。隻有準確地傳播才能獲取公眾的信任,爭取公眾的諒解與配合。把握輿論的主動權,取得社會公眾的諒解、支持,變不利因素為有利因素,盡快恢複社會聲譽。