④會議室的設施是否能滿足會議的要求和時間的長短?
⑤會議室地點是否對所有出席者都方便?
⑥會議室的費用是否可以承受?
⑦會議室在你需要時是否有空?
具體來說，要達到以下標準：
①大小要適中。 會場太大，人數太少，空下的座位太多，會給與會人員一種不景氣的感覺；會場太小，人數 過多，擠在一起，不僅顯得小氣，也根本無法把會開好。
②地點要合理。 臨時召集的會議，一兩個小時即散的，要考慮把會場定在與會人員較集中的地方；超過一天 的會議，會場要盡可能離與會者的住所近一點，免得與會者勞碌奔波。
③附屬設施要齊全。 會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等各種設備都要配備齊全。對所有附屬 設備，要逐一進行檢查。
④要有停車場地。 現代社會召集會議，“一輛自行車一把傘”趕來開會的人已經沒有了。單車、摩托、汽車都 要 有停放處，會才開得成。
(2)會場布置
會場選定後，接著布置會場。會議的氣氛在一定程度上要靠會場的布置來渲染。會議室應當 根據會議的內容來安排，或莊重肅穆、或鄭重宏大、或熱烈歡快。例如，人民代表大會的會 場要布置得隆重莊嚴，慶祝大會的會場要布置得喜慶熱烈，紀念性會議的會場要布置得肅穆 典雅，業務洽談會、看樣訂貨會、經驗交流會的會場要布置得和諧親切。總之，會場的布置 應與會議內容相協調。
◎ 會場設計
會場中的桌椅和擺放形式對與會者心理和會議的順利進行非常重要。一般而言，會場形式依 會場的大小、形狀、會議的需要、與會人數的多少而定，通常呈大方形、圓形、方形等。
①圓桌式與方桌式。 在圓桌或者方桌的周圍安放椅子，可以讓與會者互相看得見。領導和會議成員可以無拘無束 地自由交談，適合於召開15至20人左右的小型會議。
②“口”字型。 如果出席會議的人較多，可以把桌子擺成口字型，內側也可以安排座位。
③“匚”字型，“V”字型。 擺成“匚”字型、“V”字型時，要注意主席位置，要有黑板或銀幕。就像研討會使用黑板 或幻燈那樣，要讓與會者不必挪動座位就可以看到。
④教室型。 目前中國最通行的開中大型會議的會場形式，其特點就是容納的人多，有氣勢，容易布 置，容易選擇現成的場地，如：禮堂、教室、影劇院均可。
各種會場的圖形如下：
圓桌式與方桌式
“口”方型
“V”方型 教室型
◎ 主席台設置
主席台，設在代表席對麵的地方，和與會人員麵對麵。由於會議多數在禮堂、會堂、影劇院 等場所召開，主席台一般設在舞台上。中型會議的主席台，設在舞台上麵或下麵均可。小型 會議可以不設主席台。
現在一般在主席台前設講台，用於發言人講話。主席台上可適當擺放鮮花。主席台背後懸掛 會標或旗幟，會議名稱的標準懸掛在主席台上方。
主席台席次：
108642135 7911主 席 桌
◎ 座次
與會人員的座次應統一安排，由於座位有前有後，有正有偏，在排座位時要妥善安排，照顧 全麵，可以采用以下方法排列：
①按漢字筆劃排列。 也就是按漢字筆劃的多少，從少到多的順序排列。筆劃數目相同的，按起筆橫、豎、撇、折 的順序排列；起筆相同的，再按第二筆順排列，依此類推。如召開全國性會議，可按各省( 自治區、直轄市)名稱的筆劃多少排列座次區域。召開政治協商會議、人民代表大會等，為 了體現平等精神，也可以按姓氏筆劃排列座次。
②按地理位置排列。 例如，召開全省性會議，可以按統一的市、縣排列順序，安排各市、縣人員的座次。
③按行業係統排列。 如召開全市性會議，可以把同一個係統的單位，集中排列在一起。
(3)印製證件
證件是出席會議的證明，是與會人員身份、資格、權利、待遇的憑證。代表證、記者證、工 作人員證要用不同顏色的字或紙印刷，以作區別。
(七)迎接與接待
(1)迎接與會人員
通知上預定的報到日期到了，工作人員要提前分赴機構、車站、碼頭，攜帶車輛和作為迎接 的標誌，迎接從各地趕來參加、主持會議的人員。
(2)接待
與會人員必須到簽到處簽到。在簽到處的服務人員要穿戴整齊，在胸前或胳臂上佩帶標誌。 同時，簽到筆的筆帽擰去，簽到的本子打開，簽到負責人彬彬有禮地站在一邊。
簽到後，讓服務人員把他們領到各自房間，給他們倒上一杯水，可隨意攀談幾句。