第十一章 宴請禮儀——觥酬交錯中的禮儀常識 Ⅱ宴請前的準備工作
為了使宴請活動能順利地、有步驟地進行，在喜慶中開始，在歡樂中結束，達到預期的 效果，務必認真做好相關的準備工作。一般的宴請，如家宴，邀請的多是熟人，所以稍作準 備即可。而一些正式的宴會，涉及到團體的公務活動，甚至和企業利益密切相關，絕不能等 閑視之。
(一)確定目的和名義
宴請的目的是多種多樣的，可以是為某個人，也可是為某件事。就拿企業界而言，招待賓客 的目的是五花八門的，但更多的時候是“醉翁之意不在酒”。
有了明確的目的，名義倒可作些修辭，但一定要本著真誠友好的原則。大型活動 可以集體名義發出邀請；小型宴請則可根據具體情況以個人名義或夫婦名義發出 邀請。
(二)確定對象和範圍
當你決定了要舉行宴會之後，要考慮和確定的基本問題，就是宴請的對象。
宴請最好是由主方單獨宴請特定的一方，使對方感到被重視、被尊重，繼而呈現出一種友好 、融洽的心理反應與積極配合的行為狀態。
公關宴請如果請多方參加，主方就應權衡己方與多方之間、多方相互之間現存的關係狀況如 何。狀況良好，歡聚一堂無妨。狀況不佳，便會使各方均感難堪，心懷猜疑，最終對主方產 生不滿，甚至會出現當場責難或者拂袖而去的情況。
因此，在確定宴請人選時，最好將宴請的一方或多方參加者列出名單，然後根據名單，對有 關出席者的資料進行認真分析和研究(如果沒有現成的資料要盡快收集)，以此作為最後的確 定宴請人選的依據。
如果需要的話，還可以邀請賓客的配偶一道出席宴會，以體現對客方的尊重和禮儀周全。
邀請範圍是指邀請哪些人士，請到哪一級別，請多少人，主人一方請什麼人出來作陪。 還需要考慮的如政治因素、文化傳統、民族習慣、國際慣例等。
準確的對象和合理的範圍，是主人須要花精力對付的問題。如公司在被邀請者的名單上，千 萬不要有漏列；否則極可能產生嚴重的後遺症。如果真的有了失誤，你可以默禱沒被邀請者 不知道你款待別人的事情，但紙是包不住火的，這個時 候，你惟一能做的就是技巧化地承認自己的疏忽，再邀請對方到一些其他共餐的場合， 或許也可以單獨地設筵陪罪，還可以這樣的名義向對方提出邀請：“我們想要以一些別 樹一幟的方式對你的協助表達無盡的感激之情。”即使對方仍在氣頭上，但看到了你的誠意 ， 也會同樣顧全你的麵子，欣然赴約的。
(三)選擇合理時間
依照禮儀慣例，安排宴請活動，尤其是宴會的具體時間，主要要統籌兼顧下述三個具體問題 。
(1)民俗慣例
根據人們的用餐習慣，依照用餐的具體時間的不同，可以分為早餐、午餐、晚餐等三種。至 於在宴請他人時，究竟應當選擇早餐、午餐或晚餐，不好一概而論。不過，在絕大多數情況 下，確定正式宴請的具體時間，主要遵從民俗慣例。
例如，在國內外舉辦正式宴會，通常都要安排在晚上進行。因工作交往而安排工作餐，大都 選擇在午間進行。而在廣東、海南、港澳地區，親朋好友聚餐，則多愛選擇“飲早茶”。
(2)主隨客便
在決定社交聚餐的具體時間時，主人不僅要考慮自己的時間安排，更要講究主隨客便， 即 要優先考慮被邀請者，尤其是主賓的實際可能，切勿對此不聞不問，勉強從事。如有可能， 應先與主賓協商一下，力求兩廂方便，達成一致。至少，也要盡可能地為之多提供幾種時 間上的選擇，以顯示自己的誠意。
(3)適當控製
對於用餐時間，有必要加以適當的控製。在安排宴會時，主人更要注意此點。適當控製用餐 時間，要注意兩個問題。
①是要盡量避開賓主雙方不方便的時間。例如，重要的活動日、紀念日、 節假日，某一方麵不方便的日子或忌日，等等。
②是要對用餐時間的具體長度進行必要的控製，既不能匆匆忙忙走過場，也不能拖拖拉 拉地耗時間。一般認為，正式宴會的用餐時間應為15～2個小時，非正式宴會與家宴的用 餐時間應為1個小時左右，而便餐的用餐時間僅大約為半個小時。
(四)選擇恰當地點
在社交聚餐時，用餐地點的選擇也是非常重要的。在考慮這一問題時，應著重注意如下四點 ：
①環境優雅。
②衛生良好。
③設施完備。
④交通方便。
總之，宴請活動的地點，要根據宴請活動本身的目的、性質、規格、形式以及主人意願和實 際可能狀態，進行恰當地選擇，既不能“裝窮”，也不可“擺闊”。“一切從實際出發”， 這個原則在這裏同樣適用。適當的地點能使己使人都感到光彩和舒服，因此，用餐地點的選 擇一定要慎之又 慎。
(五)發出邀請
籌劃某場宴會的功能與目標一經決定，許多細節問題也都會一一迎刃而解了，但邀請問題卻 不在細節之列。
一般情況下，各種宴請都應發出請柬。這種方式來邀請賓客出席，既出於禮貌上的需要，也 可起到提醒、備忘的作用。
邀請有書麵邀請和口頭邀請之分，前者主要填寫請柬，後者或是直接告訴或打電話邀請。便 宴如果已通過口頭或電話約定，則不必要再發請柬；工作餐一般不發送請柬。
請柬的內容應包括聚會的名義、形式、時間、地點、主辦單位或主辦人姓名。中外文本的請 柬格式與行文方式有所不同，應加以區別，並按不同的語言習慣正確使用。
請柬的信封上要工整地寫上被邀者的姓名、職務及敬稱。國際上習慣對夫婦兩人發一張請柬 ，而我國夫妻間也如此，但父子間若已分家，則應該一人一張。
凡事先安排好座次的宴請，需要在請柬信封下角注上桌次號(Table No)，以方便眾多的來賓 順利就座。
請柬通常要提前一周至二周發出，便於被邀請者及早安排。
如果決定用請柬方式發出邀請，那麼無論是誰，也無論距離遠近，都要平等對待，對所有的 人員都要用請柬，以示你對所有人的誠意。
對於賓客而言，接到請柬也不一定非得去不可，你可以根據自己的實際情況決定參加與否。 但一定要提前告訴主人並誠懇道歉。如果已答應參加，結果臨時有變動，不能去，怎麼辦? 快快打個電話給對方，解釋原因，對方是會諒解的。最忌諱的情況是，發出請柬之後，不見 其人，不聞其聲，都杳無音信了。那是不懂禮數、沒有教養的表現，是低級錯誤。
(六)製定菜單
要舉辦一場順利的餐會，設計精美的菜單是必不可少的，它可使宴會具有非常特別的質量 。在邀請活動上，它更是企業品味的象征，同時也反映主辦單位的誠意。
(1)菜單的製定原則
最好每位客人都有一份，若實在不行，至少兩套餐具之間擺上一份菜單。
菜單可以擺在盤子上麵的餐巾上，或放在餐具的左邊(就在叉的左邊)，或是餐桌中央，或 是靠著每套餐具的水杯。
在私人家裏，主人可以有自己的菜單架，使菜單直立，以便觀看。
菜單可以手寫(一份手寫，其他的則可複印)，或由印刷單位打字再製版印刷，但一定要盡可 能美觀。材料的顏色以淡雅為最好，公用的可再印上與公司圖記顏色相配合的細邊。