(四)迎送程序
在確定了迎送規格和知曉了禮賓次序、稱呼禮節之後，就要考慮安排迎送的程序和相關禮儀 。這是迎送過程中的核心內容，也是狹義上的迎送概念。
迎送的程序一般分為五個方麵，即掌握來賓到達或離開的時間，安排有關的迎送人員，向來 賓獻花，介紹，安排來賓乘車，除此以外，還有一些細節性的事務。
(1)掌握時間
為了順利地迎送客人，必須要準確了解客人所乘交通工具的抵離時間。如有變化，應及時通 知有關人員，決不能出現讓客人等候的現象。
(2)安排迎送人員
安排有關的迎送人員應該和主要迎送人員商議並征得他們的同意，至少應該讓他們知道有誰 參加迎送 。同時，還應確定各位迎送人員的正式頭銜，以備主要迎送人在介紹和翻譯時使用，安排防 止 出現差錯。安排迎送人員的數目不宜過多，握手是很浪費時間和精力的，但應在客人來訪過 程中，與主要人物或主要部門負責人握手。
(3)獻花
對於來賓，在迎送儀式上要安排獻花，這也是國際交往中的一項重要儀式。獻花須用鮮花或 鮮花紮成的花束，且要保持整潔、鮮豔。獻花忌用菊花、杜鵑花、石竹花和一些黃色花朵。 有的國家習慣送花環或一二枝名貴的蘭花、玫瑰花等。但也要注意，有些國家在獻花方麵有 某種禁忌。如有接待信仰伊斯蘭教人士時，不宜由女子獻花。而且要注意獻花的時間，適宜 在迎送人員和客人握手完畢之後。
(4)介紹
客人與迎接人員見麵時，應相互介紹。我們知道，通常的原則是，把身份低、年紀輕的介 紹給身份高、年紀大的，把男士介紹給女士。那麼，在迎接外國來訪者時，就應先將前往歡 迎的人員介紹給來賓，然後由來賓中的主要負責人再介紹他方人員。當然，這個工作還可由 禮儀工作人員或其他接待人員完成。
被介紹者應微笑點頭或者說聲“您好”、“Hello”作為招呼語，千萬不可麵無表情，無 所表示。在雙方介紹人士時，遇到外賓主動與我方人員擁抱時，我方人員不應推卸或勉強應 付，而應作出相應的表示。
有時，介紹時還要遞送名片。涉外人員使用的名片最好能用兩種文字印刷，這樣就可以方便 對方用他所熟悉的文字知道你是誰，也便於今後查找你的名片時，能讀懂相關信息。而且， 人們都對能講或能使用自己母語的人發生好感，也會記憶較為深刻，這無疑會有利於你以後 的公關工作。即使你是重要人物，也千萬不要認為人家都會記住你的名字或聯係方式之類的 信息，還是應該使外賓感到方便為佳。
(5)陪車
不論迎送都應該安排陪車。有的安排主人陪車，也有的安排其他人員。
如果主人陪車，應該坐在客人的左側。翻譯可以坐在加座上，也可以在司機旁邊，但不宜和 迎送人員坐在一起。上車應該先請客人從右側進去，而不要再在車內找位。如果客人自己已 坐下，就不要讓他重新更換座位了。
在車前可裝上小旗或標牌做為標誌，便於其他接待人員辨認區分。
(6)迎送中的其他注意事項
①迎送車輛應事先妥為安排，不可臨陣調遣，給人以倉促之感。
②迎送身份較高的客人，事先應在機場或車站、碼頭安排貴賓休息室，準備飲料。
③客人的住處、膳食應事先安排好。如有條件，在客人抵達之前就應將住房地點，房間號碼 、用膳方式、日程活動安排、聯絡方式、聯絡人等事宜通知到具體客人。如做不到，也可將 上述內容打印成文字材料，在客人到達時分發給每位客人，或通過對方的聯絡秘書傳達。這 既可避免一些不必要的混亂，又可使客人心中有數，以主動配合。
④客人到達後，一般不要立即安排活動。應給客人留下一定的休息或適應時差時間。
⑤指派專人協助客人辦理入境手續及機票或車票、船票和行李提運、托運手續等事宜。客人 到達後，應盡快進行清點並將行李取出，送到住處。