⑤如果擺放有茶幾或桌子，還應準備些飲料。我國主要是準備傳統飲料——茶水。夏天加 冷飲，有時也擺放礦泉水等，但不可準備含有酒精的任何飲料。如果會見時間長，還可準備 咖啡或紅茶。
⑥如果準備合影，要預先在我方統計好有多少人需要照相，並畫好合影圖，安排好禮賓次 序。一般是主人居中，主賓緊挨主人的右邊，主客雙方間隔排列，兩端則由主方人員把邊。 如果需要分前後排分列，還要考慮第一排人員的身份、雙方人員在職位上的均衡(前排要安 排主要人員)，同時也要注意到場地的大小、是否能把所有的人都攝入鏡頭等等。合影的時 間一般安排在主客雙方見麵之後，會見是在合影之後開始的。但有時合影也放在會見之後。
⑦客人到達時應該派代表到門口迎接，並負責引領入會客間。客人身份很高而企業也有條 件時，可以考慮鋪設地毯。會見結束後，主人應送客到車前或在門口道別，目送客人離去後 再離開。
(四)交談的禮節
談話是人們交流感情、增進了解的主要手段。在涉外活動中，它也是企業開展公共關係 的最主要方式。這裏不僅僅是指要有一個或幾個好的翻譯，它還指要會使用在談話中的各種 禮節，以期達到成功地合作。萬勿在外賓麵前因言辭而丟人。
談話無疑是一門藝術，在日常生活中，有的人說話能起到好作用，但有的人卻一開口就讓人 不歡而散。掌握好如何使人由愛聽你的話到接受你的意見，就是談話的藝術。這裏僅就談話 方式這一關係到禮節性的問題作出論述。
①在我們談話時，要學會隨時注意對方的反應，更要給對方機會來闡述他們 的觀點和要求。而不要一味主觀地揣測對方，憑自己的想像作判斷和發表意見。這樣就會使 對方感到在發言權上得到了尊重；反之，如果你搞“一家之言”，那隻會使對方反感，甚至 喪失了與你合作的興趣。
②談話中盡量不要使用方言和土話、俗語等不規範的語言，無論你的講話多麼精彩，你的 目的是要讓對方(外賓)聽懂，這是最主要的目標，其他的都必須為它讓路。如果你弄了許多 讓翻譯為難的字詞，那就證明你的講話是失敗的，對外賓已經沒有多少實際意義了，因為對 方根本就聽不懂。
③談話以讓對方聽見和聽清為準，聲音不要過高。我國沿海某地的人們日常生活中講話聲 音較高，在與外賓談話時，常常會不自覺地高聲講話，結果外賓以為這些中國人愛爭吵、易 惱怒，隨即產生反感和鄙視的情緒。
④話題要因人而異，要多以與對方相關的事情為話題。切不要話題太專業化或總是以和自 己有關的事情為題，這樣就會讓對方覺得話題枯燥，甚至感到厭倦，並由此而對你產生很 不好的印象。
⑤談話對象要盡可能得多，尤其要多與客人交談，爭取與每一位客人都談笑風生，讓每個 客人都感到你注意到了他，並對他有所了解。這樣他就會有受到重視的感覺，從而對你和你 所代表的單位產生好感。
⑥向對方講話時，要注意目光保持平視，俯視顯得傲慢，仰視顯得卑怯，這兩種印象都應 該避免。談話時，眼光要柔和、安祥、沉著、善意。麵部表情要盡量保持微笑和輕鬆。在合 適的場合所使用的表達方式要活潑幽默，以營造一個良好的、融洽的氣氛。
⑦當對方講話或說話時，不要輕易去打斷他，這樣顯得很粗魯，即使要補充或發表意見， 也要等到對方講完後。
⑧在任何一次成功的談話中，如何選擇話題是關鍵的技巧。在談話中也時常出現冷場，這 時也需要迅速尋找下一個話題。
⑨不要逢迎對方的結論。無論是什麼話題，都會有個結論的問題，但由於雙方對某個問題 有不同的看法，就難免會有不同甚至相背的結論。遇到這種情況，可以與對方心平氣和地擺 明自己的觀點，這不僅是允許的，而且是必要的，更要寸步不讓，但一定要注意風度。當然 ，作為企業公共關係人員，主要任務是搞好合作。所以這類話題要盡量避免，以免因“虛” 廢“實”。
⑩不要用中國式的關心對待外賓。中國人常常會用關心對方穿衣、吃飯之類的方式表示對 別人的好意，但由於文化背景的不同，外賓常常會把這種關心當做幹涉他的隱私。