3.采購與付款流程控製
采購與付款業務處理程序可具體劃分為：請購、審批、采購、驗收、退貨與折讓、付款和記錄等步驟。這些步驟分別授權由使用部門、采購部門質檢部門、倉儲部門和財會部門處理。這樣，既保證了采購貨物或勞務的數量和質量，又使支付的貨款金額正確，從而達到控製采購的目的。
（1）請購與審批。采購申請一般由使用部門提出或由倉儲部門提出，物資供應部門根據采購單位的采購申請，根據年度采購計劃，工程用料計劃和庫存消耗定額編製月度采購計劃，由部門主管或其授權人員審核是否合理，若合理則簽字認可交采購部門，金額巨大或特殊采購應由主管總經理審批。
（2）采購。物資采購原則：招標采購、合同管理、付款控製。業務或采購部門在接到請購單後，與采購計劃核對，審核采購申請的合理性，對合理的采購申請核算出采購額後，由采購部門主管或其授權人員簽字認可；交資產財務部對采購申請與資金預算進行核對，審核其合理性並由部門主管或其授權人員簽字認可。
（3）驗收。貨物到達後，由倉儲部門指派驗收人員對貨物進行實物計量，並與貨運單、訂購單進行核對。需要時由質檢部門對貨物進行檢驗。驗收正確無誤後填製收料單。收料單的內容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數量和質量以及運貨人名稱、原訂購單編號等。
（4）退貨與折讓。采購部門接到收料單後與采購合同核對，相符則登記采購登記簿；不相符，如數量缺少則與供應商聯係要求補足，如有質量問題則應考慮是退貨還是要求供應商給予折讓。決定退貨的應填製退貨通知單，授權運輸部門退回，在獲得物資供應站的退貨單後編製借項憑單，借項憑單連同退貨。單送交財務部門。借項憑單內容包括供應商名稱、退貨數量、價格、日期以及金額計算等。
（5）付款。財務部門在辦理付款業務時，應當對購貨發票、供應商發票、結算憑證、訂購單、驗收單以及入庫單等資料的真實性、完整性、一致性、合法性進行嚴格審核。對於未經核準的款項不能支付，對於上述資料不全的款項，應要求補齊資料後，才能支付。對於采購需預付貨款或訂金的，應適當授權後才能付出，並收到供應商的相關票據。預付款最好通過銀行結算。當收到供應商的產品和發票後，應將預付款衝抵後記錄應付賬款，並支付餘額。應付賬款在約定付款到期後，應及時支付，以維持公司良好的信用。財務部門每月底對於每月未結清的預付明細賬應及時與供應商核對，保證預付款的準確性，並分析其賬齡。
企業應在采購與付款業務環節中的請購、審批、采購、驗收、付款等環節的關鍵控製點進行程序化控製，健全合同、結算憑證、驗收入庫單據為載體的控製係統，實施采購決策環節的相互製約和監督機製。(本章完)