銷售與收款業務的內部控製目的是預防銷售與收款過程中的各種弊端、提高銷售與收款業務的質量。這裏所稱的銷售與收款是指商品銷售和勞務供應及其收款行為,包括接受客戶訂單、核準客戶信用、簽訂合同、發運商品、開具銷售發票、收取款項等內容。
1.銷售收款業務內部控製的基本要求
銷售收款業務內部控製一般情況下應符合以下要求:
(1)發票和發貨單應按順序編號,如有缺號經批準方可注銷。
(2)銷售合同、發票和發貨單,必須經過審核批準方可注銷。
(3)要按規定價格銷售,未經授權不得改變售價。
(4)廢殘料的出售必須按一般銷售業務處理方法同樣處理。
(5)銷售退回必須經授權批準後方可辦理退款手續。
(6)收款時必須對品名、數量、單價、金額進行審核,有銷售合同的必須與合同核對。
*****開單、發貨、收款必須分工負責。
*****應收賬款明細賬應與總賬核對相符。
(9)銷售業務應及時入賬,並且入賬時要分類清晰。
2.銷售收款業務內部控製的具體方式
銷售業務分為現銷業務和賒銷業務兩種類型。
(1)現銷業務內部控製的具體做法。
現銷業務是指企業在銷售產品或商品的同時,收取貨款,強調錢貨兩清。工業、商業批發等企業對現銷業務實施內部控製的主要手段是開具“銷貨單”,並確定其合理的傳遞程序。具體做法是:
[1]客戶購貨時,由銷售部門填製一式數聯的“銷貨單”,注明購貨單位、貨物名稱、規格、數量、單價、金額等,經負責人審核簽章後,留一聯作為存根,進行業務核算,其餘交客戶辦理貨款結算和提貨。
[2]客戶持“銷貨單”向財會部門交款。財會部門對“銷貨單”認真審核後,辦理收取貨款的手續,並加蓋財務專用章和有關人員的簽章,留一張編製記賬憑證,其餘退給客戶。
[3]客戶持“銷貨單”中的提貨聯向倉庫提貨。倉庫保管人員對“銷貨單”進行複核,確認已辦妥交款手續後,予以發貨,並將提貨聯留下登記倉庫台賬。
(2)賒銷業務內部控製的方式。
賒銷業務是指企業先辦理產品或商品發出,然後在規定時間內收取貨款。一般情況下,賒銷業務的內部控製除符合前述要求外,還應采取以下方式實施賒銷控製。
[1]嚴格訂貨單製度,強化銷售合同的作用。凡銷售業務,最好采用訂貨方式,訂單確定後列入銷售計劃,作為日後發貨的依據,防止無計劃地發出貨物。