(1)審查記賬憑證的編號,判斷其完整性。

(2)從形式審查記賬憑證要素是否正確、齊全填列,審核簽署手續是否完備。

記賬憑證由“名稱”、“日期”、“編號”、“摘要”(經濟業務內容)、“會計分錄”、“附件張數”等要素所組成。各個要素在會計反映和控製中各自具有特定的作用,如要素不全則為不合格的憑證。核心是會計分錄,附件是進一步審查其真實性、正確性和合法性的基本依據。審核及簽署手續是防錯弊的重要措施。在審查中如果發現簽署上的異常情況,就要跟蹤查明,弄清真相。

(3)查明記賬憑證反映的經濟內容及其歸類處理的賬務的真實性、正確性、合規性和合法性。

查證的方法和步驟為:以附件所標明的依據為標準,審查核對證證是否相符,即附件張數是否相符,金額是否相符。若無依據則為非法的偽證。證證不符則為虛證;證證相符則認定為依據可靠。審查會計分錄的正確性,重點是檢查有無錯用和有意亂用賬戶人為地調節賬目的違紀行為。

(4)查詢核實,獲取證據。

對審查過程中發現的問題和疑點,均應根據具體情況,分別運用查詢方法或調查法、分析法,認真落實查證。並將其查證的情況記錄於查賬工作底稿。

(5)審查記賬憑證組織的科學性。

如發現欠科學之處,應針對有關問題提出改進意見,促使被審單位會計憑證的編製和使用更為科學和完善。

5.4記賬憑證中常見的錯誤和舞弊形式

1.記賬憑證中的錯誤

記賬憑證中可能發生的會計錯誤主要有:

(1)基本要素不全或填寫不完整。

如日期不寫或寫錯、摘要過於簡單或用語不準確等。

(2)科目運用錯誤。

科目運用錯誤即沒有正確運用有關會計科目,發生了科目運用錯誤(如將應收與應付、虛賬戶與實賬戶、固定資產與低值易耗品混淆)、內容錯誤(將科目所包括的業務內容弄錯,如混淆了銀行支票、彙票和本票的區別,將銀行支票列入其他貨幣資金之中;又如將銷售費用列入財務費用或管理費用之中等)、對應關係錯誤(將科目借方與貸方關係列錯,出現多借多貸或者其他對應關係不明的現象)等。

(3)記賬憑證無編號或者編號錯誤。

記賬憑證經常涉及2份及2份以上的原始憑證,此時的編號用序號(3份憑證的情形)1/3、2/3、3/3等區分表示所附的不同的原始憑證;無編號是指對多份原始憑證沒有按序排隊編號,使得各份憑證難以辨別彼此;編號錯誤指雖然存在原始憑證編號,但所排列的順序混亂,難以理清其相互關係。

(4)附件數量和金額錯誤。

記賬憑證所附的原始憑證的張數和內容與記賬憑證不符,或者各張原始憑證所記金額的合計數與記賬憑證記錄金額不符。

(5)印鑒錯誤。

對已入賬記賬憑證未加蓋有關印章,或者加蓋不全,使已入賬的憑證與未入賬憑證難以區分;有效的記賬憑證與出錯作廢的憑證難以區分;記賬憑證中沒有記賬、審核等人員的簽章。

2.記賬憑證中的舞弊現象

(1)“假賬真做”。

“假賬真做”即指無原始憑證而以行為人的意誌憑空填製記賬憑證,或在填製記賬憑證時,讓其餘額與原始憑證不符,並將原始憑證與記賬憑證不符的憑證混雜於眾多憑證之中。

(2)“真賬假做”。

“真賬假做”是指舞弊者故意錯用會計科目或忽略某些業務中涉及到的中間科目,來混淆記賬憑證對應關係,打亂查閱人的視線。

(3)“障眼法”。

“障眼法”就是對記賬憑證的摘要欄進行略寫或錯寫,使人看不清經濟業務的本來麵目。舞弊者采用這種手法對記賬憑證的摘要往往與原始憑證所反映的真實經濟業務不符,或讓摘要空出不寫,或者粗略寫上讓人不得要領的幾個字,以達到掩飾和弄虛作假的目的。

5.5錯弊防範的有效方法

對記賬憑證檢查的主要方法有審閱法、核對法、查詢法等。

為了增強查找舞弊的準確性,提高查證的工作效率,查證人員可以首先采取審閱法對記賬憑證的重要部位進行技術觀察和審視,具體內容是:記賬憑證的外在形式,視其基本要素是否表達清晰,有無粗糙、模糊之處,其手續是否完備,填製的經手人和複核人是否簽章;記賬憑證所載會計分錄,視其所運用的會計科目是否正確,指向是否清楚,一級科目、二級科目層次是否分明,所記錄金額是否無誤;記賬憑證的摘要,能否說明經濟業務的輪廓和梗概,有無似是而非之處;如果記賬憑證是采用計算機填製的,要對其所采用的科目編號進行查對,視其有無混淆不同會計科目的順序及其編號,填製憑證的操作程序有無錯誤,操作後有無存盤或必要的備份。