——工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。
帕金森在分析“大型組織會變得大而無當、毫無生氣”後,得出了一個定律:“工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間。”這個定律解釋了為什麼一個機構的組織常常會超過實際需要,以及個人效率低下的原因。就是他們給了一個計劃太多的時間。
帕金森定律表明,時間管理隱含著你可以為一項任務安排過多的時間,如果你給自己安排了充裕的時間從事一項工作,你會放慢你的節奏以便用掉所有分配的時間。
帕金森描述了一位老太太花上一整天時間寄一張明信片給她侄女的過程:花1小時找那張明信片,1小時找眼鏡,0.5小時查地址,1.5小時寫明信片,20分鍾則是用來想去寄信時是不是要帶傘。就這樣,一個人隻需要3分鍾時間就能幹完的事情,卻讓另一個人花了一整天時間來猶豫不決、擔心、操勞,而且疲憊不堪。
帕金森的結論是:“一份工作所需要的資源與工作本身並沒有太大的關係,一件事情被膨脹出來的重要性和複雜性,與完成這件事情花的時間成正比。”你以為給自己很多很多的時間完成一件事就可以改善工作的品質,但實際情況並非如此。時間太多反而使你越懶散、缺乏原動力、效率低,可能還會大幅度降低效力。一個小學生平均成績無法維持在C級,家長隻好讓他修最少學分的功課。兒童心理學家建議這個學生多修一些課,而不是少修一些。結果出乎學生本人和家長的意料,學生多修課程後,所有課目的成績不降反升。事實上,這個學生要做的就是如何提高學習效率、打起精神。
一天清晨,在上班途中,布萊登信誓旦旦地下定決心,一到辦公室即著手草擬下年度的部門預算。他很準時地於九點整走進辦公室。但他並沒有立刻從事預算的草擬工作,因為他突然想到不如先將辦公桌以及辦公室整理一下,以便在進行重要的工作之前為自己提供一個幹淨與舒適的環境。布萊登總共花了30分鍾的時間,才使辦公環境變得有條不紊。他雖然未能按原定計劃於九點鍾開始工作,但他絲毫不感到後悔,因為30分鍾的清理工作不但已獲得顯而易見的成就,而且它還有利於以後工作效率的提高。他得意洋洋地隨手點了一支香煙,稍作休息。這時,他無意中發現報紙上有張迷人的彩色圖片,於是情不自禁地拿起報紙來。等他把報紙放回報架,已經十點鍾了。這時他略感不自在,因為他已自食諾言。不過,報紙畢竟是精神食糧,也是溝通媒體,身為公司的部門主管怎能不看報,何況上午不看報,下午或晚上則非補看不可。這樣一想,他才稍覺心安。於是他正襟危坐地準備埋頭工作。就在這個時候,電話聲響了,那是一位顧客的投訴電話。他連解釋帶賠罪地花了20分鍾的時間才說服對方平息冤氣。掛上了電話,布萊登去了洗手間。在回辦公室途中,他聞到咖啡的香味。原來另一部門的同事正在享受“上午茶”,他們邀他加入。他心裏想,預算的草擬是一件頗費心思的工作,若無清醒的腦筋則難以勝任,於是他毫不猶豫地接受了邀請,在那裏言不及義地聊了一陣。回到辦公室後,他果然感到精神奕奕,滿以為可以開始致力於工作了。可是,一看表,哎呀,已經十點三刻!距離十一點的部門聯席會議隻剩下15分鍾。他想:反正這麼短的時間內也辦不了什麼事,不如幹脆把草擬預算的工作留待明天算了。
許多人都因無法避免像布萊登那樣的拖延惡習,以致到頭來一事無成。凡是將應該做的事拖延而不立刻去做,而想留待將來再做的人總是弱者。凡是有力量、有能耐的人,都會在對一件事情充滿興趣、充滿熱忱的時候,就立刻迎頭去做。