(5)原始憑證的審核

隻有經過審核無誤的憑證,才能作為記賬的依據,為了正確反映並監督各項經濟業務,會計部門的經辦人員必須嚴格審核各項原始憑證,以確保會計核算資料的真實、合法、準確。原始憑證的審核,主要包括以下四個方麵的內容:

[1]合規性審核。

根據有關的法令、製度、政策等,審核原始憑證所記錄的經濟業務是否合規、合法、有無違反法令、製度的行為;審核經濟業務是否按規定的程序予以辦理,對於弄虛作假、塗改或經濟業務不合法的憑證,應拒絕受理,並報請上級有關人員處理。

在實際工作中,違法的原始憑證主要有三種情況,複核時要加以注意:

明顯的假發票、假車票。有些原始憑證帶有明顯的時間性,時間變了,再用過去的原始憑證,很明顯是假的;有些原始憑證印製粗糙,印章不規範,也可以看出是假的。

憑證雖是真實的,但製度規定不允許報銷。一般說來,凡私人購置和私人使用的物品,都不能用公款報銷;凡個人非因公外出發生的各種費用都不能用公款報銷。隻要熟悉製度,就容易判斷其合法性。

雖能報銷,但製度對報銷的比例或金額有明顯限製的,超過比例和限額的不能報銷。例如,職工因公出差乘坐火車輪船、到旅館住宿,對等級、金額都有限定,超過部分應自理;醫藥費報銷,不同工齡的職工享受公費的比例不同,報銷時,要按其公費比例報銷,如果超過比例報銷,超出部分就是不合法的。

[2]真實性複核

所謂真實,就是說原始憑證上反映的應當是經濟業務的本來麵目,不得掩蓋、歪曲和顛倒真實情況。

經濟業務雙方當事單位和當事人必須是真實的。開出原始憑證的單位,接受原始憑證的單位,填製原始憑證的責任人,取得原始憑證的責任人都要據實填寫,不得冒他人、他單位之名,也不得填寫假名。

經濟業務發生的時間、地點、填製憑證的日期必須是真實的。不得把經濟業務發生的真實時間改變為以前或以後的時間;不得把在甲地發生的經濟業務改變成在乙地發生;也不得把填製原始憑證的真實日期改變為以前或以後的日期。

經濟業務的內容必須是真實的。是購貨業務,必須標明貨物的名稱、規格、型號等;是住宿業務,就要標明住宿的日期;是乘坐交通工具業務,就要標明交通工具種類和起止地點;是就餐業務,必須標明就餐,不得把購物寫成就餐,把就餐寫成住宿;是勞動報酬支付,就應該附有考勤記錄和工資標準等。

經濟業務的“量”必須是真實的。購買貨物業務,要標明貨物的重量、長度、體積、數量;其他經濟業務也要標明計價所使用的量,如住宿1天、參觀展覽3次、住院治療10天等。

單價、金額必須是真實的,這是最關鍵的一點。不得在原始憑證填寫時抬高或壓低單價,多開或少開金額。

[3]完整性審核

根據原始憑證的要素,逐項審核原始憑證的內容是否完整,原始憑證的各項目是否按規定填寫齊全,是否按規定手續辦理。若原始憑證的內容填寫不全,手續不完備,應退經辦人員補辦完整後,才予受理。

[4]技術性審核

根據原始憑證的填寫要求,審核原始憑證的摘要和數字及其他項目是否填寫正確,數量、單價、金額、合計是否填寫正確,大、小寫金額是否相符。若有差錯,應退經辦人員予以更正。

6.3記賬憑證

(1)記賬憑證的概念。

記賬憑證是指會計人員根據審核無誤的原始憑證或賬簿記錄,按照會計製度規定的核算內容對經濟業務進行分類編製會計分錄的書麵憑證。 編製記賬憑證,就是將複雜繁多的原始憑證轉化成分類有序的會計分錄的過程,是將普通的資金收付資料轉化為能為經營決策者所需要的會計信息的過程。作為一名出納人員,應當掌握一定的會計理論知識,能夠獨立編製有關的收付款記賬憑證。

(2)記賬憑證的分類。

記賬憑證的格式具有通用性,實際工作中,在單位的貨幣資金收付業務量較大的情況下,也會就貨幣資金的收付業務設計專用的記賬憑證,主要的種類有:

[1]收款憑證。

收款憑證是用以反映現金和銀行存款收入業務的記賬憑證,根據貨幣資金收入原始憑證填製而成。

[2]付款憑證。

付款憑證是用以反映現金和銀行存款支出業務的記賬憑證,根據貨幣資金支出原始憑證填製而成。

[3]轉賬憑證。

轉賬憑證是用以反映與貨幣資金收付無關的轉賬業務的憑證,根據有關轉賬業務的原始憑證或記賬編製憑證填製而成。

出納人員一般不編製轉賬憑證。業務收款憑證、付款憑證和轉賬憑證分別記錄貨幣資金收入業務、貨幣資金支出業務和轉賬業務(與貨幣資金收支無關的業務)。各種記賬憑證一般印製成不同顏色,以便於識別。

(3)記賬憑證的基本要素。

記賬憑證因為核算分類的關係分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證,但隻是其格式稍有不同而已。作為確定會計分錄和登記賬簿的依據,為了明確經濟內容和對應關係,保證核算工作的正確性,其必須具備以下基本要素:

[1]記賬憑證的名稱。

如“收款憑證”、“付款憑證”、“轉賬憑證”或“通用憑證”等。

[2]記賬憑證的日期。

一般應為編製記賬憑證的當天日期。

[3]記賬憑證的編號。

各單位應按月編製記賬憑證的統一編號。如果本單位采用分類記賬憑證時,可將記賬憑證分為“現收字第×號”、“現付字第×號”、“銀收字第×號”、“銀付字第×號”、“轉字第×號”五種進行流水順序編號。如果本單位采用通用記賬憑證,則可以將所有的記賬憑證統一編號,注明“總字第×號”。

[4]經濟內容摘要。

憑證的“摘要”欄應簡明扼要地說明經濟業務內容,要突出說明經濟事項的內容,對方單位的名稱,貨物名稱、數量及經辦人員等。

[5]會計分錄內容。

即按照借貸記賬法的原則編製的會計賬戶對應關係,分為會計科目名稱(包括總賬科目和明細科目)、金額和記賬的借貸方向。會計分錄內容是記賬憑證的最基本要素。

[6]所附原始憑證張數。

[7]有關人員的簽章。

填製憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或者蓋章。收款和付款記賬憑證還應當由出納人員簽名或者蓋章。以自製的原始憑證或者原始憑證彙總表代替記賬憑證的,也必須具備記賬憑證應有的項目。

[8]記賬符號。

在記賬憑證記賬後,在憑證的“記賬符號”欄內打“√”符號,表明該憑證已登記入賬,以防止重複登記。

(4)記賬憑證的填製。

真實、完整、準確的記賬憑證是保證會計信息質量的根本,因此記賬憑證的填製除了嚴格遵守填製原始單證的基本要求外,還應注意以下幾點。

[1]憑證應按順序編號。

記賬憑證必須按月分類連續編號,以便分清會計事項處理的先後順序和日後與賬簿記錄核對確保記賬憑證完整無缺。單位應根據單位規模、業務量大小對記賬憑證進行具體分類,無論哪一類編號,都必須做到按月、分類、依序。即每月第一天從第一號編起,順序編到當月最後一天,不允許漏號、重號和錯號。為防止記賬憑證丟失,應在填製憑證當天及時編號。

采用複式記賬的記賬憑證一般是一張憑證編一個號,如果發生複雜的經濟業務,需要連續編製兩張或兩張以上的記賬憑證時,應加編分號,例如10號會計分錄有兩張記賬憑證,分別編為1012號、1022號。

[2]憑證的摘要應當明確。

摘要應當簡潔明了,不能有重大遺漏或故意隱瞞,不得含糊其辭,似是而非,不得有誤導性陳述,盡量避免煩瑣其詞。

[3]會計分錄的編製應當正確。

應填列會計科目名稱,或者科目名稱和編號,不能隻填科目編號不寫科目名稱。需要登記明細賬的還應注明二級科目和明細科目的名稱,據以登賬。出納員一般隻涉及收付款憑證,不涉及轉賬憑證。對於收款憑證,其借方科目為“庫存現金”或“銀行存款”,其貸方科目則應根據經濟業務的內容和本行業會計製度的規定具體確定,如提供勞務取得現金收入,在服務行業貸方科目應為“營業收入”。對於付款憑證,貸方科目為“庫存現金”或“銀行存款”,其借方科目則應根據經濟業務的內容和行業會計製度的規定而具體確定,如工業企業用銀行存款采購原材料,則其借方科目應為“原材料”。

[4]憑證的金額必須準確。

記賬憑證金額填完後應加計金額合計數。記賬憑證不論是一個會計科目或若幹個會計科目,或一個會計科目下有若幹個明細科目,都應將一方的金額加計合計數填寫在相應的“合計”

欄內。合計金額前應加注幣值符號,如人民幣號“¥”。

[5]所附原始憑證應當同類。

出納人員可以根據每一張原始憑證單獨填製記賬憑證,也可以每天根據若幹張同類的原始憑證彙總填製一張記賬憑證,或者先將同類的原始憑證編製一張彙總表,再根據該彙總表編製記賬憑證。

[6]所附原始憑證應當齊全。

記賬憑證所記錄的經濟業務必須以能證明該項經濟業務的原始憑證作為附件凡是能證明經濟業務內容的各種原始憑證,不論張數多少,都應按規定貼在該記賬憑證後麵。

除結賬和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。

如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證,可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證後麵,並在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附有原始憑證複製件。

[7]錯誤憑證的更正。

如果在填製記賬憑證時發生錯誤,應當重新填製。如果是已經登記入賬的記賬憑證在當年內發現錯誤的,可以用“補充更正法”、“紅字更正法”和“劃線更正法”等方法更正;如果發現以前年度記賬憑證有錯誤的,應當填製一張更正的記賬憑證。

[8]憑證的簽章。

記賬憑證填製完畢後,應由相關部門和人員簽名並蓋章,如單位核算已實行電算化處理的,也應在已打印好的記賬憑證上補齊有關簽章。出納在辦理完款項收付後,除了簽章明確經濟責任外,還應立即加蓋“收訖”或“付訖”戳記。