（5）記賬憑證的審核
記賬憑證是登記賬簿、科目彙總的直接依據，出納人員應對記賬憑證進行認真的審核。由於記賬憑證是根據審核後的有效原始憑證編製的，因而，記賬憑證的審核，應在對原憑證進行複審的基礎上注意賬務處理的正確性。審核的主要內容有：
[1]記賬憑證各項目填製是否齊全、字跡是否清楚規範、手續是否齊備、有關人員是否皆已簽字蓋章等。
[2]記賬憑證是否附有真實、合法、有效的原始憑證。記賬憑證所填列的附件張數與實際所附的原始憑證張數是否相符。記賬憑證所反映的經濟業務的內容和原始憑證所反映的內容是否一致、金額是否相等。
在有些情況下，記賬憑證與原始憑證所反映的金額是不相等的，如有些費用隻能按規定標準報銷，在原始憑證金額超過報銷標準情況下，記賬憑證隻能按批準的報銷金額填列，出納員也隻能按經批準的報銷金額辦理款項收付和登記出納賬簿。如出現原始單證的金額與報銷金額不一致時，必須在原始單據上由經辦人注明“實際報銷××元”字樣，以明確經濟責任。
[3]會計分錄中會計科目（包括總賬科目、明細科目）和記賬方向是否正確，對應關係是否合理，雙方金額是否相等。
6.4會計憑證和票據填寫的要求
（1）漢字大寫金額數字，一律用正楷字或行書字書字，如壹、發叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等易於辨認，不易塗改的字樣。不得用一、二（兩）、三、四、五、六、七、八、九、十、毛、另（或0）等字樣代替，不得任意自選簡化字。
（2）中文大寫金額數字到“元”為止的，在“元”之後，應寫“整”（或“正”）字，在“角”之後可以不寫“整”（或“正”）字。大寫金額數字有“分”的，“分”後麵不寫“整”（或“正”）字。
（3）阿拉伯數字應一個一個地寫，不得連筆寫。阿拉伯金額數字前麵應寫人民幣符號“￥”。人民幣符號“￥”與阿拉伯數字之間不得留有空白。凡阿拉伯數字前寫有人民幣符號“￥”的，數字後麵不再寫“元”字。所有以元為單位的阿拉伯數字，除表示單價等情況外，一律填寫到角分。無角分的，角位和分位可寫“00”或符號“-”；有角無分的，分位應寫“0”不得用符號“-”代替。
（4）阿拉伯金額數字中間有“0”時，漢字大寫金額要寫“零”字，如￥101.50，漢字大寫金額應寫成“人民幣壹佰零壹元伍角整”。阿拉伯金額數字中間連續有幾個“0”時，漢字大寫金額中可以隻寫一個“零”字，如￥1004.56，漢字大寫金額應寫成“人民幣壹仟零肆元伍角陸分”。阿拉伯金額數字元位是“0”或數字中間連續有幾個“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”時，漢字大寫金額隻寫一個“零”字，也可不寫“零”字，如￥1320.56，漢字大寫金額應寫成“人民幣壹仟叁佰貳拾元零伍角陸分”，或“人民幣壹仟叁佰貳拾元伍角陸分”。
（5）票據的出票日期必須使用中文大寫。為防止變造票據的出票日期，在填寫月、日時，月為壹、貳和壹拾的，日為壹至玖和壹拾、貳拾、叁拾的，應在其前加“零”；日為拾壹至拾玖的，應在其前麵加“壹”。如2月12日，應寫成零貳月壹拾貳日；10月20日，應寫成零壹拾月零貳拾日。票據出票日期使用小寫填寫的，銀行不予受理。大寫日期未按要求規範填寫的，銀行可予受理；但由此造成損失的，由出票人自行承擔。
6.5會計憑證的裝訂
（1）會計憑證裝訂前的準備。
會計憑證裝訂前的準備，是指對會計憑證進行排序、粘貼和折疊。因為原始憑證的紙張麵積與記賬憑證的紙張麵積不可能全部一樣，有時前者大於後者，有時前者小於後者，這就需要會計人員在製作會計憑證時對原始憑證加以適當整理，以便下一步裝訂成冊。對於紙張麵積大於記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的麵積尺寸，先自右向後，再自下向後兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側麵讓出來，以便裝訂後，還可以展開查閱。對於紙張麵積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時宜用膠水。證票應分張排列，同類、同金額的單據盡量粘在一起；同時，在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證，可以將票麵票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。對於紙張麵積略小於記賬憑證的原始憑證，可先用回形針或大頭針別在記賬憑證後麵，待裝訂時再抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅麵積大，而且數量多，可以單獨裝訂，如工資單、耗料單等，但在記賬憑證上應注明保管地點。原始憑證附在記賬憑證後麵的順序應與記賬憑證所記載的內容順序一致，不應按原始憑證的麵積大小來排序。會計憑證經過上述的加工整理之後，就可以裝訂了。
（2）會計憑證的裝訂方法。
會計憑證的裝訂是指把定期整理完畢的會計憑證按照編號順序，外加封麵、封底，裝訂成冊，並在裝訂線上加貼封簽。在封麵上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數，以及記賬憑證和原始憑證的張數，並在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證，在整理裝訂憑證時，必須保持會計分錄的完整。為此，應按憑證號碼順序還原裝訂成冊，不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據，以及各種需要隨時查閱和退回的單據，應另編目錄，單獨登記保管，並在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
會計憑證裝訂的要求是既美觀大方又便於翻閱，所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。一般來說，一本憑證的厚度以1.5～2.0厘米為宜，太厚了不便於翻閱核查，太薄了又不利於戳立放置。憑證裝訂冊數可根據憑證多少來定，原則上以月份為單位裝訂，每月訂成一冊或若幹冊。有些單位業務量小，憑證不多，把若幹個月份的憑證合並訂成一冊也可以，隻要在憑證封麵注明本冊所含的憑證月份即可。為了使裝訂成冊的會計憑證外形美觀，在裝訂時要考慮到憑證的整齊均勻，如果裝訂線的位置太薄，可用紙折一些三角形紙條均勻地墊在此處，以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。有些會計在裝訂會計憑證時采用角訂法，裝訂起來簡單易行，這也很不錯。它的具體操作步驟如下：
[1]將憑證封麵和封底裁開，分別附在憑證前麵和後麵，再拿一張質地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用）放在封麵上角，做護角線。
[2]在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。
[3]用大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針，可以將回形別針順直，然後將兩端折向同一個方向，將線繩從中間穿過並夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。
[4]在憑證的背麵打線結。線繩最好在憑證中端係上。
[5]將護角向左上側折，並將一側剪開至憑證的左上角，然後抹上膠水。
[6]向後折疊，並將側麵和背麵的線繩扣粘死。
[7]待晾幹後，在憑證本的脊背上麵寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣，裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。
現金憑證、銀行憑證和轉賬憑證最好依次順序編號，一個月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。
6.6會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞，是指會計憑證從編製時起到歸檔時止，在單位內部各有關部門及人員之間的傳遞程序和傳遞時間。為了能夠利用會計憑證及時反映各項經濟業務、提供會計信息、發揮會計監督的作用，必須正確、及時地進行會計憑證的傳遞，不得積壓。正確組織會計憑證的傳遞，對於及時處理和登記經濟業務、明確經濟責任、實行會計監督，具有重要作用。從一定意義上說，會計憑證的傳遞起著在單位內部經營管理各環節之間協調和組織的作用。會計憑證傳遞程序是企業管理規章製度的重要組成部分，傳遞程序的科學與否，說明該企業管理的科學程序。它主要有以下兩方麵的作用：
（1）有利於完善經濟責任製度。
經濟業務的發生或完成及記錄，是由若幹責任人共同負責、分工完成的。會計憑證作為記錄經濟業務、明確經濟責任的書麵證明，體現了經濟責任製度的執行情況。單位會計製度可以通過會計憑證傳遞程序和傳遞時間的規定，進一步完善經濟責任製度，使各項業務的處理順利進行。
（2）有利於及時進行會計記錄。
從經濟業務的發生到賬簿登記有一定的時間間隔，通過會計憑證的傳遞，使會計部門盡早了解經濟業務的發生和完成情況，並通過會計部門內部的憑證傳遞，及時記錄經濟業務、進行會計核算、實行會計監督。
6.7會計憑證的保管
會計憑證的保管是指會計憑證記賬後的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會計憑證的保管主要有下列要求：
（1）會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。
從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發單位蓋有公章的證明，並注明原始憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準後，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應由當事人寫明詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準後，代作原始憑證。
（2）會計憑證封麵應注明單位名稱、憑證種類、憑證張數、起止號數、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關事項，會計主管人員和保管人員應在封麵上簽章。
（3）會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。
原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以複製。向外單位提供的原始憑證複製件，應在專設的登記簿上登記，並由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
（4）原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應在憑證封麵注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
（5）每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構保管一年，期滿後應當移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。
（6）嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
(本章完)