首先，我們在每天的工作結束後，可以靜坐半個小時，在這段時間裏，先問問自己：“今天我做的最重要的事情是什麼？”再想想還有什麼沒有做，然後把它們一一填寫在前一天晚上製定好的表格裏。然後，用數字標示自己這些工作項目的完成比例，比如有的工作隻做了一半，那就標注50%；有的工作剛開始做，那就標注10%或者20%；有的工作基本做完，隻需核查，那就標注80%；有的工作完全結束，那就標注100%。這樣，明天就可隨時翻看，把今天未處理完畢的工作接著完成。
接下來，抽出十分鍾，對明天工作的內容進行安排，列出項目和打算完成的比例。利用好圖表和數字，工作效率就會得到大幅提高。
每天最多隻要半小時，對當天的工作進行圖表彙總，對第二天的工作進行圖表規劃，就能有效提高工作效率。
製作圖表的好處有以下三點：
首先，圖表會讓我們隨時都目標明確。成功是沿固定目標不斷前進的，目標的製定和執行對於一個人的成功非常重要。但是目標常常不是一下子就能製定好的，需要反複的思考論證、取舍定奪，也會隨著時間的推移、認識的提高、情況的變化而不斷加以修改、補充、評估和驗證。這就需要有一個表格來隨時明確目標的指向。
在這個過程中，我們要區分眼前目標和長遠目標。要把有助於達到中期和遠期目標的一些近期目標寫下來，這樣目標會更容易實現。如果在一周內每天花20分鍾列出你所有想達到的目標，一周後你會驚訝的發現，此時你的手頭上會有幾十個甚至上百個目標來等你去實現，如果你不做好有效的規劃，你會被這些目標壓垮。因此，我們要寫出自己的計劃，不能隨心而動，要把虛無的目標轉變為可以觸摸和實際的目標，從而避免浪費時間和漫無目的地瞎幹。
其次，圖表會為我們節省大量的時間。我們可以在圖表中排定事情的優先次序，也可以在圖表中清楚的看到那些事情該做，那些事情不該做。在表格中排定優先次序就等於有了一份行動規劃書，可以幫助我們將最重要的事放在最優先的位置上。確定了事情的優先順序，也就會讓我們節約許多寶貴的時間。不要總是感歎時間不夠，才導致你工作沒有做好、沒有做完。其實，每個人所擁有的時間都是相同的，唯一不同的是，成功人士不但善於合理的利用時間，還會努力地去爭取時間。我們既不能將時間浪費在沒有用的事情上，更不能因為不合理的工作方法，而失去了寶貴的時間！
第三，圖表還能調動我們的工作積極性。圖表可以使你的目標更清晰，當一天的工作結束時，檢視當天的圖表，看到那些沒有完成的工作時，你可能會生出立刻就要去完成的衝動；當看到有的工作完成的很好時，你就會生出強烈的個人滿足感，這種滿足感會促使你進一步努力的工作。工作是需要激情和熱情的，圖表會使你的積極性能夠充分地發揮出來。很難想象，一個沒有激情和熱情的人能夠持之以恒地高質量地完成自己的工作。
另外，需要注意的是，圖表隻是用來傳遞和表達信息工具，別把它當成是一件藝術品。不要做的很複雜，內容很多，要給人以直觀感，要多利用數字，讓信息一目了然的表達出來。表格中的意思，能簡化最好簡化，最好多用數字來表達意思，這樣既簡便又直觀。