13.1出納檔案的保管
1.出納檔案的保存要求
出納檔案的保存是一個長期過程，為了保證檔案在保存期限內的安全和有效，各單位必須加強檔案的保管工作，出納檔案保管的具體要求有以下幾點：
①檔案記錄必須真實、完整、準確、連續，不得擅自篡改、塗抹或歪曲檔案記錄。
②檔案整理、裝訂成冊均按規定辦理，做到不易散失、便於查閱。
③檔案記錄必須按照規定的保存年限進行保管。
④檔案的使用、移交和銷毀必須按照嚴格的程序辦理。
⑤檔案不得外借、撕毀、遺失。
⑥檔案的存放地應當安全、防火、防盜、防潮、防蟲。
⑦檔案資料，應能積極地為本單位所利用。
2.出納歸檔資料的保管期限
各種會計檔案的保管期限，根據其特點分為永久和定期兩類。年度會計報表和某些涉外的會計憑證、會計賬簿屬於永久保管，其他屬於定期保管。定期保管期限有3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案中出納歸檔資料的保管期限應嚴格按照《會計檔案管理辦法》有關規定執行。各種檔案資料的保管期限從會計年度終了後的第1天算起。
3.出納檔案的銷毀
出納檔案在保存期滿後，對確無保留必要的資料，經本單位主要領導審查並報經上級主管部門批準後，方可辦理銷毀手續；保管期滿但未結算的債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未定事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀注冊和會計檔案保管清冊中列明正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
在銷毀檔案資料時，應由檔案部門和財務部門共同派人監銷，如有特殊要求的，應由本單位主要領導或上級主管部門派人監銷；監銷時監銷人應對檔案逐一清點核對，確認其確實無保留必要；銷毀後，監銷人員應在銷毀清冊上簽名蓋章並將銷毀情況報告本單位領導，其銷毀清冊由檔案部門另行保存。
4.出納歸檔資料的移交與調閱
出納部門形成的歸檔資料，是會計檔案的重要組成部分，應由財務部門統一安排，按照歸檔的要求整理立卷或裝訂成冊。
按《會計檔案管理辦法》規定：“當年會計檔案，在會計年度終了以後，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿以後，原則上應由財務會計部門編造成冊移交本單位的檔案部門保管。”會計年度終了以後再由財務會計部門保管一年，主要是因為新舊年度之間的許多會計業務是有關聯的，上年度的核算資料放在財務會計部門，方便財會人員查找。同樣基於這一考慮，在這一年內出納歸檔資料的保管一般仍應由出納部門負責。
出納保存的核算資料，應積極為本單位提供應用。原則上不得外借，如遇特殊需要，必須報經上級主管單位批準，並應登記、簽字，限期歸還，而且不得拆散原卷冊。
13.2出納工作的交接
出納工作交接是指出納人員因工作調動或因故離職等原因，由離任出納人員將有關工作和資料移交給後任出納人員的工作過程。《會計基礎工作規範》規定：會計人員工作調動或因故離職，必須將本人所經管的會計工作全部移交給接替人員，沒有辦清交接手續的，不得調動或離職。出納交接要按照會計人員交接的要求進行。出納員辦清交接手續，是出納員應盡的職責，也是分清移交人員與接管人員責任的重大措施。辦好交接工作，可以使出納工作前後銜接，避免出現賬目不清、財務混亂的現象。
出納工作交接要做到兩點：一是移交人員與接管人員要辦清手續；二是交接過程中要有專人負責監交。
不同的單位由於企業規模大小、會計人員數量各不相同，出納人員的分工和主管的業務也有所不同，因此，出納工作交接的具體內容也會有所不同。總的來講，出納工作交接應包括以下內容：出納憑證（原始憑證、記賬憑證）；出納賬簿（現金日記賬、銀行存款日記賬等）；現金（現鈔、金銀珠寶及其他貴重物品）；有價證券（債券、股票、商業彙票、股權證書等）；支票簿；發票（空白發票、已用或作廢發票存根聯及作廢發票其他聯等）；收款收據（空白收據、已用或作廢收據存根聯及作廢收據其他聯等）；印章（財務專用章、銀行預留印鑒——印章和印鑒卡片以及“現金收訖”、“現金付訖”、“銀行收訖”、“銀行付訖”等業務印鑒）；會計文件；會計用品；其他會計資料（銀行對賬單以及由出納人員保管的合同、協議等）。
實行會計電算化的單位，出納工作交接還應包括下列內容：會計軟件及與會計軟件有關的密碼或口令；存儲會計數據的介質（磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等）；有關電算化的其他資料、實物等。
對出納賬簿等會計檔案的交接，除了將當年檔案移交外，如有以前年度尚未銷毀的會計檔案也應全部移交。對需移交的遺留問題，應寫出書麵材料或在移交說明書上進行詳細說明。
怎樣進行出納工作的交接？
出納交接一般分三個階段進行：
1.做好交接前的準備工作
（1）移交人員交接前的準備工作。
①將出納賬登記完畢，並在最後一筆餘額後加蓋名章。
②出納賬與現金、銀行存款總賬核對相符，現金賬麵餘額與實際庫存現金核對一致，銀行存款賬麵餘額與銀行對賬單核對無誤。
③在出納賬啟用表上填寫移交日期，並加蓋名章。
④整理應移交的各種資料，對未了事項要寫出書麵說明。
⑤編製“移交清冊”，填明移交的賬簿、憑證、現金、有價證券、支票簿、文件資料、印鑒和其他物品的具體名稱和數量。
“移交清冊”包括移交表和交接說明書兩部分。移交表有“庫存現金移交表”、“銀行存款移交表”、“有價證券、貴重物品移交表”、“核算資料移交表”、“物品移交表”。
因為有的單位可能在幾家銀行開戶，銀行存款也有定期存款和活期存款之分，所以“銀行存款移交表”應根據開戶銀行、幣種、期限、賬麵數、實有數分別填列。
有價證券、貴重物品在單位裏歸出納保管，出納工作移交時在對其進行清理核對後，按名稱、購入日期、數量、金額等填入“有價證券、貴重物品移交表”。
“交接說明書”是把移交表中無法列入或尚未列入的內容作具體說明的文件。該說明書應包括：交接日期、交接雙方及監交人員的職務和姓名、移交清冊頁數、需要說明的問題和意見。