第4章(1 / 3)

1.憑證傳遞不出錯

會計憑證的傳遞,是指會計憑證從填製或取得時起,經審核、記賬到裝訂保管的全過程。會計憑證的傳遞都應注意哪些問題呢?

2.憑證裝訂不出錯

會計憑證的裝訂要求既美觀大方又要便於翻閱,所以還是有一些技巧的,剛參加工作的會計人員一般都需要向老會計多學幾次才能做好。

3.憑證保管不出錯

會計憑證是重要的經濟資料和會計檔案。每個單位在完成財務手續和記賬以後,需按規定的立卷歸檔製度,形成會計檔案資料,以便日後查閱。會計憑證歸檔前,應做好充分的準備,比如要仔細查看會計憑證的分錄是否填寫完整,封麵上要填寫清楚,蓋章處要加蓋相應圖章等。

1.會計憑證傳遞的注意事項

各種記賬憑證所記載的經濟業務內容不同,涉及的部門和人員不同,辦理的經濟業務手續也不盡一致。組織會計憑證傳遞,必須遵循內部牽製原則,力求做到及時反映、記錄經濟業務。會計憑證在傳遞過程中必須注意:

(1)一切會計憑證的傳遞和處理,必須在會計報告期內完成,應當及時傳遞,不得積壓,不得跨期,否則勢必影響會計核算的正確性和及時性。

(2)會計憑證在傳遞過程中,既要做到完備嚴密,又要簡便易行。憑證的簽收、交接應當製定必要的製度,以保證會計憑證的安全與完整。

(3)應根據每種經濟業務的特點、內部組織機構和人員分工情況以及經營管理的需要,恰當規定會計憑證傳遞的必要環節,並據之恰當規定會計憑證的份數,做到既使各有關部門和人員能了解經濟業務的情況,及時辦理憑證手續,又避免憑證傳遞經過不必要的環節,以利於提高工作效率。

(4)要根據各個環節辦理經濟業務所必需的時間,合理規定憑證在各個環節停留的時間,以確保憑證及時傳遞。

2.會計憑證的裝訂

會計憑證的裝訂是指定期把編製好的會計憑證按照編號順序,外加封麵、封底,裝訂成冊,並在裝訂線上加貼封簽。在封麵上,應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號數以及記賬憑證和原始憑證張數,並在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證整理裝訂時,必須保持會計分錄的完整,應按憑證號碼順序還原裝訂成冊,不得按科目歸類裝訂。對各種重要的原始單據以及各種需要隨時查閱和退回的單據,應另編目錄,單獨登記保管,並在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。

會計憑證裝訂的要求是既要美觀大方又要便於翻閱,所以在裝訂時要先設計好裝訂冊數及每冊的厚度。一般來說,一本憑證,厚度以1.5~2.0厘米為宜,太厚了不便於翻閱核查,太薄時可用紙折一些三角形紙條,均勻地墊在裝訂處,以保證它的厚度與憑證中間的厚度一致。

有些會計在裝訂會計憑證時采用角訂法,裝訂起來簡單易行,效果也很不錯。它的具體操作步驟如下:

(1)封麵和封底裁開,分別附在憑證前麵和後麵,再拿一張質地相同的紙(可以再找一張憑證封皮,裁下一半用,另一半為訂下一本憑證備用)放在封麵上角,做護角線。

(2)憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。

(3)大針引線繩穿過兩個眼兒。如果沒有針,可以將回形別針順直,然後將兩端折向同一個方向,將線繩從中穿過並夾緊,即可把線引過來,因為一般裝訂機打出的眼是可以穿過的。

(4)在憑證的背麵打結。線繩最好把憑證兩端也係上。

(5)將護角向左上側折,並將一側剪開至憑證的左上角,然後抹上膠水。

(6)向上折疊,並將側麵和背麵的線繩扣粘祝

(7)待晾幹後,在憑證本的背麵寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。現金憑證、銀行憑證或轉賬憑證最好依次順序編號,一個月從頭編一次序號,如果單位的憑證少,可以全年順序編號。

3.會計憑證的保管