(2)會計檔案的保管要求。
[1]會計檔案室應選擇在幹燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有適當的防火器材。
[2]采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞。
[3]會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常
保持清潔衛生，以防蟲蛀。
[4]會計檔案室保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，並防止潮濕。
[5]設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密。
[6]會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
4.會計檔案的借閱
(1)會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。
(2)外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批準後，方可辦理借閱手續;單位內部人員借閱會計檔案時，應經會計主管人員或單位領導人批準後，辦理借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。
(3)借閱會計檔案人員不得在案卷上亂畫標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件(如有特殊情況，須經領導批準後方能攜帶外出或複製原件)。
(4)借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，並辦理注銷借閱手續。
5.實際工作中常見差錯
(1)歸檔的會計資料不完整。根據規定，每個部門或單位對本部門或本單位的各種會計憑證、會計賬簿、財務報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同等會計資料要歸入會計檔案。在實際工作中存在著未將應歸檔的會計資料全部歸入會計檔案的問題。如未將有關財務計劃歸入會計檔案等。
(2)建立會計檔案的手續製度不合理、不完整。按照規定，各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了後，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿之後，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門和經辦人員必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門，不得自行封包保存。檔案部門必須按期點收，不得推諉拒絕。檔案部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。在實際中存在著未按照或未完全按照上述要求建立會計檔案的問題。如有的單位的會計檔案一直保存在財務會計部門，未移交給檔案部門;有的單位的財務會計部門在向本單位檔案部門移交會計檔案時，未能全部移交，或檔案部門拒絕接收，或點收時不認真、不仔細以致造成雙方在移交與接收數量上的錯誤等。
(3)會計資料的整理、歸檔不正確、不合理。
(4)存放無序。無論是財務會計部門，還是檔案部門對保管的會計檔案，首先應做到存放有序，以便查找利用。在實際工作中存在著會計檔案存放無序的問題。如有的單位由於存放會計檔案的地方窄小，造成對會計檔案隨意堆放，各種會計資料混雜在一塊，不利於會計檔案的利用。
(5)未嚴格執行定期檢查製度。對會計檔案應定期進行檢查，以防毀損。在實際工作中存在著未嚴格執行定期檢查的製度，以致造成會計檔案或部分內容發黴、蟲蛀等毀損現象。
(6)未嚴格執行保密安全製度。會計檔案中屬於保密範圍的會計資料要加以保密以防泄密後造成不良影響;另外，對會計檔案要執行安全製度，以保證其安全完整。
(7)對會計檔案沒有專人保管或未建立崗位責任製。
(8)對銷毀的會計檔案未進行嚴格鑒定，以致造成使銷毀的會計檔案不符合規定的保管期限。
(9)銷毀會計檔案的程序、手續不合理、不正確。