保定市水利局 田赤英
第一次全國水利普查是新中國成立60年來進行的首次綜合性、全方位的水利調查，也是國家資源環境調查的重要組成部分。在這次水利普查中，形成了大量的基礎數據和科技文獻資料，成果來之不易。對這些檔案資料進行科學規範準確精細的收集、整理和管理，不僅可以真實、準確、全麵、係統的反映水利普查工作的過程和成果，使之成為檢驗水利普查工作質量的重要依據，而且對今後水利工作的全麵開展具有十分重要的借鑒和指導意義。結合自己的工作實踐，我認為做好水利普查檔案管理工作，必須進一步提高認識，增強責任感和使命感，在日常工作中堅持科學管理、規範管理、嚴格管理，切實做到“求全、求準、求精、求細”。
所謂“求全”，就是要將水利普查工作所形成的檔案資料全麵、完整地收集、記錄和保存下來。實際工作中，按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則進行收集。實行兩個凡是：凡是普查對象要一張普查表、一係列審查、核對記錄，歸結為一套檔案，做到“一表一核一檔案，一事一檔案”；凡是反映與水利普查項目有關的重要活動、具有查考利用價值的各種載體（包括光盤、音像、磁盤等）文件，都要收集齊全，歸入普查項目檔案。同時，要高度重視水利普查檔案的優化整理，查漏補缺。在檔案整理過程中，嚴格按照要求詳細核對，根據目錄進行反複核查，盡可能全麵、係統，確保沒有遺漏，確保規定普查資料及時歸檔。
所謂“求準”，主要包括兩個方麵的內容。一是注意水利普查檔案的準確性。按照國家檔案管理的相關要求，歸檔文件材料記錄和反映的內容要清晰、準確，圖紙編製符合規範要求，各項審核簽字手續完備，反映同一問題的不同檔案記載應一致。二是要求立檔單位嚴格按照歸檔時間、歸檔範圍、歸檔對象以及歸檔進度等各項具體內容，對所有文件進行分類整理，使案卷標題、卷內目錄、頁碼、目錄號等一應俱全，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，避免出現漏頁、組卷混亂等現象和問題，為提高水利普查檔案的檢索速度和促進檔案管理後期成果的開發利用奠定良好基礎。
所謂“求精”，就是追求最佳、最優，通過精心管理、精細管理，實現水利普查檔案管理的標準化和規範化。在檔案收集方麵，要嚴格工作流程。接收檔案時，要對每份文件資料的構成要素，包括名稱、內容、簽章、日期等進行核查，審核無誤後方辦理交接手續。在檔案管理方麵，要嚴格立卷標準，對收集的各類檔案資料進行認真分類、組卷，係統整理，做到分類科學、組卷合理。同時，要對所存水利普查檔案進行及時全麵的清點普查，從而根除檔號不規範，沒有目錄號，一卷多冊等現象。此外，為達到精細管理的目標，還要建立符合安全、保密保管條件的專用檔案庫房，購置掃描、打印等設施設備，配置檔案專用保密保險櫃，做好防火、防盜、防潮、防汙染、防蟲害等工作，以滿足水利普查檔案管理工作的需要，真正達到“收集齊全、整理規範、歸檔及時、保管安全”的目標。
所謂“求細”，就是從管理辦法、管理架構、製度規範等三個層麵進行全麵謀劃，把水利普查檔案管理工作做深做細，實現水利普查檔案管理的標準化。一是統一管理製度。要完善檔案接收、保管、利用、統計、查閱借閱、安全保密、庫房管理等工作製度，明確職責與任務，建立相應的質量控製措施，確保檔案管理製度規範、科學。二是統一製定檔案分類方案和檔案整編操作規程，並參照水利普查檔案分類方法和整編流程，製定實用性和可操作性強的分類方案和整編細則。三是統一普查文件材料歸檔範圍和保管期限，按照《第一次全國水利普查檔案管理辦法》(國水辦[2011]161號）附件“水利普查文件材料歸檔範圍”，做好各類歸檔文件材料的收集、整理和保管期限的確認工作，確保每份文件材料都能完整、準確，並做好各類歸檔文件材料保管期限的確認工作。四是統一收集原則、收集時間。水利普查檔案各類文件應按其形成的先後順序或項目完成情況及時收集，整理有序。五是統一歸檔格式。所有紙質文件、音像材料、照片資料等都要歸檔規範、包裝美觀。電子文件、音像材料、照片分別參照《電子文件歸檔與管理規範》《磁性載體檔案管理與保護規範》《照片檔案管理規範》進行整理歸檔。六是統一水利科技檔案管理係統，建立水利普查檔案信息化管理平台，紙質案卷查詢和電腦查詢兩套檢索係統平行運行，互為備用，互相印證，實現水利普查檔案的信息化管理。