正文 第10章 時間管理的基本理論(4)(2 / 3)

在社交中,談話漫無邊際,天南海北,或總想弄清每個細枝末節,也會占去大量時間。這其中有雙方出於禮節,為了表示熱情而滔滔不絕,也有對方無所事事而來消磨時間。對此必須掌握適可而止的原則,給予對方有禮貌的暗示,不失時機地結束意義不大的談話。應該明確,友好和禮貌並不是以談話的時間來度量的。

不少人為了逃避社會交往中的時間陷阱,在一定的時間內采用“杜門謝客”或另尋幽室的辦法,可以使自己集中精力,集中一段時間,在不受外來幹擾的情況下,完成那些需要較長時間才能做好的工作。如果缺乏逃避的勇氣,沉溺於應酬客套之中,有些工作將一再被打斷,一再重新起頭,談何速度。過分客套還表現在總想博得所有人的好感,忘記了自己的時間是有限的,違背了在一段時間內最好主要進行一件工作的原則。總想有求必應,不敢拒絕請求,導致承諾過多而顧此失彼,結果將是事與願違,要想讓所有的人都滿意是很難做到的。

例行公事

把工作看成例行公事的人,滿足於應付差事,做一天和尚撞一天鍾,缺乏有所建樹的目標,沉溺於文山會海之中,大量的時間也就在“千篇一律”般的程序中流逝了。例行公事中占用時間較多的是公文處理。大多數公務人員都會碰到紛至遝來的各類通知、簡報、規定和資料等,使不少人成天忙於批閱、轉辦和劃圈之中。隻有采取果斷的辦法,分別輕重緩急,分類處置,對可辦可不辦的交由別人去辦;對可閱可不閱的,不去閱辦,抓住重要的認真處理,對次要的則快刀斬亂麻,才會逃離文山,卸掉重壓,用更多的時間去幹更重要的事。

例行公事中占用時間較多的還有開會。據有的地方粗略計算,縣級機關工作人員一年用於開會的時間不下百日,縣一級領導幹部更多達兩百多天。上級機關的會必須參加,聽取指示;同級機關的會理應出席,搞好協作;下級機關的會,務必親臨,以示重視。要想深入實際,接觸群眾,少說空話,多幹實事,苦於時間有限,分身乏術。對於跳出會海,人們想了不少辦法。如取消可開可不開的會,合並內容相近的會,縮短開會時間,限製開會人數,用其他方法代替開會,提高會議實效等。

我們一旦掉進例行公事的陷阱,就會被瑣事纏身而不能自拔,不再是去主動地安排重要工作,而是被動地受零星事務所左右,最終會把忙忙碌碌當成自己的目標,忘記了追求效果。

猶豫不決

猶豫不決是沉穩型人員易犯的毛病,有些過於深沉穩重的人,缺乏一定的冒險精神,對問題總想考慮得越周到越好,對工作總想等條件完全具備了再幹,表現為多謀而不善斷,長於心計而遲於行動,很多事情久拖不決,久等不辦,結果是貽誤時機。沉穩型人員的這一特點正好與衝動型人員相反,後者喜歡立即行動而疏於思考,容易落入把行動代替目標的危險境地。前者則敏於思而滯於行,又會陷進以計劃代替實施的泥潭。

猶豫不決的另一個原因是過多地憂慮未來,把很多時間用於籌劃過於遙遠的事,對於眼前的事則認為已成定局,不想去改變。但是,過早地去為未來著想,隻會使我們養成遲疑拖拉的習慣,因為事情太遠,慢慢來在時間上是允許的,缺乏果斷精神也就隨之而來。

猶豫不決的實質是不做決策,是下決心不解決問題,總想等待問題已明朗了再作決定。其實,到那時已不需要再作決定了。猶豫不決是時間運籌的大忌,通常一個困難的決策拖延的時間越長,做出決策會變得更加困難,由此還帶來很多後遺症。當事情發展到迫使你不得不做出決策時,已經喪失了對可能出現的問題采取防範措施的時間。

漫不經心

對時間漫不經心,抱著隨便打發的無所謂態度,是大多數缺乏人生價值觀念的人的共同心態。就是在有事業心的人當中,有時也會因漫不經心而喪失時間。要追求高速,就要特別注意漫不經心給我們設下的陷阱。漫不經心的事情是如此之多,它隨時隨處都發生著,就在我們身邊。美國的一家報紙曾對此作了點滴的描述:

因為哈雷彗星將通過自己所居住的城市上空,為了看到它,一夜都沒有合眼,第二天不能按時起床;因為在上班的路上看到天上有一隻像飛碟一樣的東西掠過,開車順公路追著去看,耽誤了上班時間;因為自己養的小鸚鵡,今天早上開口說話了,要等待它再講一遍,好用錄音機錄下來,忘記了還有工作要做;……

諸如此類的原因占用了我們的時間,如果還不多見的話,在我們生活中大量存在的漫不經心現象占去的時間是驚人的。比如,因為亂放東西,到用的時候花費了很大功夫才找到;因為記錯了時間,耽誤了該辦的事;因為那邊有一夥人在吵吵嚷嚷,不知道是幹什麼的湊上去看熱鬧;因為聽到有兩個人在談論昨天的球賽,也去發表一下自己的看法;因為離下班的時間已快到了,不幹了多少事,抽支煙、聊聊天罷了;因為下棋來了勁兒,非要和對手見個高低,其他事早已置之度外;如此等等。我們的時間,就是被這些習以為常的事所吞噬,我們的工作計劃往往因此而一再往後推延。