3.5如何設置和登記總分類賬、明細分類賬
與備查賬簿
1.總分類賬
總分類賬是按照總分類賬戶分類登記全部經濟業務的賬簿，它能夠全麵、係統、總括地反映經濟活動情況，為編製會計報表提供必要的資料。
各會計主體都必須設置總分類賬，其格式一般采用借、貸、餘三欄式的訂本賬簿。由於訂本賬簿頁數固定，不能隨時增添賬頁，也不能任意撕掉賬頁，因而在使用時應根據各科目發生業務的多少適當估計預留頁數。
年記賬憑證年月字號摘要借方貸方借或貸餘額從上述總分類賬的格式可知，總分類賬戶的借方欄和貸方欄都不專設對方科目，因而不能反映有關賬戶的對應關係，不便於了解經濟業務的來龍去脈。另一種格式所示的總分類賬中的借方欄和貸方欄均要專設對方科目，雖然記賬比較麻煩，增加了記賬的工作量，但它能清楚地反映賬戶的對應關係，也便於了解經濟業務的內容。
總分類賬的登記方法，由於采用的會計核算形式不同，其登記依據和登記程序也不一樣，它可以直接根據收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，按經濟業務發生時間的先後順序逐筆登記，也可以通過各種不同方法彙總各類憑證後，分次或一次彙總登記。每月應將當月完成的經濟業務全部登記入賬，並於月終結出總分類賬各賬戶的本期發生額和期末餘額。另外，開設總賬時，要填上一級科目的名稱及目次。
2.明細分類賬
明細分類賬是根據經營管理上的實際需要，按照某些一級會計科目所屬的二級或明細科目設置，用來分類連續地記錄和反映經濟活動詳細情況的賬簿。由於設置和運用明細分類賬，能夠詳細地反映經濟活動的具體情況，並可為編製會計報表提供必要的明細資料，因此，各單位都必須根據實際需要，設置和使用必要的明細分類賬。
明細分類賬的格式通常有三種，即三欄式明細分類賬、數量金額式明細分類賬和多欄式明細分類賬。
三欄式明細分類賬的格式與總分類賬基本相同，隻設有借方、貸方和餘額三個金額欄，不設數量欄，這種格式的明細分類賬主要適用於隻要求進行金額核算而不要求進行數量核算的賬戶，如“應收賬款”、“應付賬款”等賬戶的明細核算。
本賬頁數：
本戶頁數：
年月日記賬憑證號數摘要對方
科目頁數借方貸方借或貸餘額數量金額式明細分類賬的格式是分別設收入、發出和結存三大欄，每大欄下又分別設置數量、單價和金額三個欄。這種格式明細分類賬主要適用於既要進行金額核算，又要進行數量核算的各種實物資產的賬戶，如“原材料”、“產成品”等賬戶的明細核算。
多欄式明細分類賬同以上兩種明細分類賬不同，它不是按照有關的明細科目分設賬頁，而是根據經濟業務的特點和提供資料的要求，在一張賬頁內，“借方”、“貸方”按有關明細科目或明細項目分設若幹專欄，以提供明細核算基礎上的詳細資料，這種格式的明細分類賬主要適用於有關費用、成本等賬戶，如“生產成本”、“製造費用”、“管理費用”、“財務費用”等賬戶的明細核算。
各種明細分類賬的登記方法，應根據經濟業務的繁簡和經營需要而定。可以直接根據原始憑證彙總表逐筆登記，也可以根據這些憑證逐日或定期彙總登記。
3.備查賬簿
備查簿是一種輔助性的賬簿，各企業可根據自己的情況自行設計，多數以文字的形式進行記錄，沒有固定的賬簿形式。它是對企業某項經濟業務的補充登記，起參考資料的作用。
3.6試算平衡與賬項調整該如何調？
1.試算平衡表的編製
本書第一章已經對試算平衡的原理進行了詳細地說明。我們知道，試算平衡指根據借貸記賬法“有借必有貸，借貸必相等”的記賬規則，通過編製試算表的形式，將本期所有賬戶的發生額（或餘額）按照借方和貸方分別進行加總，以確定借貸兩方是否相等，從而檢查記賬、過賬過程中是否存在差錯的過程。在本節中主要對試算平衡表的編製進行說明。
試算平衡表金額欄有六欄，編製時將所有賬戶的期初餘額，本期發生額和期末餘額填入該表，並加計各欄合計數，其結果必須是三方平衡。
即試算平衡表通常通過以下三方麵的平衡關係來檢查賬戶記錄的正確性。
（1）全部賬戶的期初借方餘額合計數等於全部賬戶的期初貸方餘額合計數。
（2）全部賬戶的本期借方發生額合計數等於全部賬戶的本期貸方發生額合計數。
（3）全部賬戶的期末借方餘額合計數等於全部賬戶的期末貸方餘額合計數。
若不能達到三平衡，則說明登賬肯定有錯，按照錯誤查找方法進行查找。
但是，試算平衡有一定的局限性，它不能發現記賬過程中的所有錯誤，如少計、重記、對應賬戶記賬方向記反、記錯金額等。
2.期末賬項調整的概念及賬務處理
期末賬項調整，就是期末結賬前，按照權責發生製原則，確定本期的應得收入和應負擔的費用，並據以對賬簿記錄的有關賬項做出必要調整的會計處理方法。 比如有些款項雖已收到，但不屬於本期收入，有些款項款項雖已支付，但不屬於本期費用，對這些賬項就需要調整；此外，還有其他一些賬項的調整，如計提固定資產折舊、計提壞賬準備、資產減值準備等。大致來說，可以分為以下幾類：
（1）應計收入的賬項調整
應計收入是本期已經獲得，但尚未收到款項的收入，如應收租金、應收銀行存款利息等。由於應計收入雖未在本期內收到現金，但產生收入的勞務或財產物資使用權已經提供，因此，期末應調整入賬。
【例】公司月初將一批包裝物出租給甲單位，約定租期3個月，租金每月1000元，租賃期滿時一次性付給租金。至年底租金尚未收到。
年底調整分錄如下：
借：其他應收款1000
貸：其他業務收入1000
（2）應計費用的賬項調整
應計費用是指從費用的歸屬期來看，屬於本期的費用，但本期並沒有入賬，也未付出現金。為了核算應計費用，應設置“預提費用”賬戶，預提費用是指應由本期負擔，但本期尚未支付而預先提存的費用。如預提借款的利息、預提設備大修理費用等。
【例】假設公司在12月末預提管理用設備修理費1000元。
預提修理費時，調整分錄如下：
借：管理費用1000
貸：預提費用1000
（3）預收收入的賬項調整
預收收入是指企業本期或前期已收到現金並已入賬，但要待以後會計期間才能確認的收入。
【例】公司曾預收產品定金80000元，公司於12月31日交付一半產品，價款40000元，成本為24000元。
預收定金時，應作分錄如下：
借：銀行存款80000
貸：預收賬款80000
（4）預付費用的賬項調整
預付費用是指本期或前期已付出現金，但受益期要延續到後續會計期間。如預付保險費，預付租金，預付報刊訂閱費等。為了核算預付費用，我們需設置一個“待攤費用”賬戶。因為預付費用是要根據後續各期限的受益比例，予以分期攤銷記入的費用，所以我們稱之為待攤費用。
【例】公司上月末向四通公司預付三個月的房屋租金6000元。預付租金時，應作分錄：
借：待攤費用6000
貸：銀行存款6000
企業的設備須進行日常維修（中小修理）和大修理，由於大修費用在支付時數額較大且間隔期較長，而其受益期不僅限於修理期，故該大修費用應預先估計提出，分期計入各期費用，待實際大修時再支付。即將來對設備進行大修理時，所發生的修理費用應借記“預提費用”賬戶，貸記“銀行存款”等賬戶，而不能再將實際發生的修理費計入有關的費用賬戶中，以免重複。
（5）其他賬項調整
除上述預收收入、預付費用、應計收入和應計費用的期末賬項調整以外，會計期末還必須進行其他一些賬項的調整，如計提固定資產折舊、計提壞賬準備、資產減值準備等。
【例】月末，經計算本月固定資產應提折舊5000元。月末計提折舊時，應作分錄如下：
借：管理費用5000
貸：累計折舊5000
3.6賬該怎麼對，賬又該如何結
1.對賬的目的和內容
在日常會計工作中，難免會發生各種差錯或賬實不符的情況。為了保證會計記錄的正確性，就有必要進行對賬。對賬簡單地講就是核對賬目，具體講就是定期運用各種賬簿記錄進行核對，做到賬證相符、賬賬相符和賬實相符，以保證賬簿記錄的真實性和正確性，保證會計報表數據的真實可靠。
對賬的內容包括以下內容：
（1）賬證核對。
賬證核對是指各種賬簿記錄與其所依據的會計憑證進行的核對。這種核對一般在日常 編製憑證和記賬過程中進行。月末，如果發現賬證不符，應將賬簿記錄與會計憑證逐一核對，查明原因並及時改正。
內容主要有：檢查各種賬戶是否為憑證中所列示的會計科目；賬戶中的記賬時間、摘要、憑證字號、記賬方法、金額與記賬憑證中相應內容是否一致。如果必要，還應對原始憑證的合法性和記賬憑證的正確性進行審查。
（2）賬賬核對。
由於賬簿之間具有銜接依存的關係，即勾稽關係，就可以利用各種賬簿之間的有關記錄的相互核對來檢查賬簿記錄是否正確、完整。這種核對就是賬賬核對。
主要內容有以下幾方麵：
①總分類賬簿記錄的核對。核對各總分類賬的本期借方發生額合計數與貸方發生額合計數是否相符，借方期末餘額合計數與貸方期末餘額合計數是否相符。
②總分類賬簿與所屬明細分類賬簿的核對。利用總分類賬與明細類賬戶的平行登記原理，在期末通過核對這兩類賬戶的本期發生額和期末餘額是否相符。在這裏，由於現金、銀行存款日記賬本質上就是明細賬，故對總分類賬和現金、銀行存款日記賬的核對也歸於此類。
③會計部門與財產物資保管部門或使用部門有關財產物資明細賬的核對。核對的方法一般是由財產物資保管部門或使用部門定期編製收發結存彙總表報會計部門進行定期核對。
（3）賬實核對。
賬實核對是指把各種財產物資的賬麵餘額與實存數額進行核對。內容主要有：現金日記賬賬麵餘額與庫存現金數額是否相符；銀行存款日記賬賬麵餘額與銀行對賬單的餘額是否相符；各項財產物資明細賬賬麵餘額與財產物資的實有數額是否相符；有關債權債務明細賬賬麵餘額與對方單位的賬麵記錄是否相符等。
2.結賬的目的、程序和方法
為了總結一定時期內如月份、季度和年度經濟活動情況，必須按月、季、年進行結賬。簡單地說就是結清賬目，即把一定時期內所發生的經濟業務全部登記入賬後，將各種賬簿記錄的經濟業務結算清楚，結出本期發生額合計和期末餘額，或將餘額結轉下期，以便編製會計報表，分清上下期會計記錄和分期繼續核算。
（1）結賬的主要程序。
①做好結賬前的準備工作。
認真檢查本期內日常發生的經濟業務是否已經全部記入了有關賬簿，若有遺漏應補記。注意：隻有在上述前提下，才能辦理結賬手續，既不允許為了趕著編報表提前結賬，也不能把結賬工作有意推遲。
應由本期承擔的費用和收入，按權責發生製的要求，填製憑證登記入賬；不應由本期承擔的費用和收入，本期不考慮。
結轉應結轉的賬目。例如，期末製造費用應結轉記入“生產成本”；本期完工產品應由“生產成本”結轉至“產成品”。
檢查應由本期清償的債權、債務是否辦妥清償手續。如已記入“應交稅費”賬戶的欠稅，應及時上交；月終催收各項應收款項。
檢查應由本期提存的款項是否如數提存。如應交消費稅和所得稅是否計算提存，記入“應交稅費”賬戶。