第10章(1 / 2)

內部控製的方式很多,在不同的業務處理過程中,應當采用不同的控製方式,才能最大限度地發揮內部控製製度的作用。一般來講,內部控製的基本方式有以下幾種。

一、授權控製

授權控製是指單位內部的各級工作人員必須獲得批準和授權後,方能執行或處理有關的經濟業務。其基本要求是:單位內部的各級管理層必須在授權範圍內行使相應職權,各級工作人員在處理業務時,必須首先明確自己的職權和責任,在授權範圍內開展工作,既不能超越權限去處理那些不屬於自己職權範圍內的事情,如非出納員收付貨幣資金、非會計員處理賬務等,也不能推諉責任,對那些屬於自己職權範圍內的事情不認真辦理,如保管員不認真負責物資收發,會計員不按規定登記賬簿等。

按授權的性質,授權控製可分為:“一般授權”和“特定授權”。一般授權通常規定處理正常經濟業務的標準,授予有關人員處理一般經濟業務的權利,如推銷員按規定價格銷售產品或商品、采購員可在計劃指標內購買材料等。特定授權是指授予有關人員處理特殊經濟業務的權利。例如,企業銷售閑置設備、削價處理積壓的存貨,必須經行政領導特別批準授權後才能處理,銷售人員不得自行決定。否則,就屬於越權行為,銷售價格就會失去控製,就有可能產生漏洞。

授權控製有利於建立崗位責任製,便於有關人員各司其職,各負其責,有效防止問題的出現,即使發生問題也便於查找解決。

二、分權控製

又稱職務分管控製,它要求任何一項經濟業務的辦理,都必須由兩人或兩人以上分工掌管,不允許任何一個人單獨辦理任何一項經濟業務,以便形成相互製約、相互監督的格局,避免一個人包辦經濟業務全過程而容易出現的弊端和錯誤。一般情況下,以下職務和權力應當實行分管:

(1)經濟業務的授權批準職務與執行職務應予以分離,即將審批權與執行權分離。

(2)經濟業務的執行職務與記錄職務應予分離,即將業務的執行權與記錄權分離。

(3)財產物資的保管職務與會計記錄職務應予分離。

(4)經濟業務的經辦職務與稽核職務應予分離。

(5)貨幣資金出納職務與總賬記錄職務應予分離。

此外,經濟業務的授權批準職務與監督檢查等職務也應分離,以確保內部控製的嚴密性……

三、憑證控製

憑證控製是指經濟業務發生時,通過填製和傳遞原始憑證,對經濟業務實施記錄控製,以便在任何時候、任何問題發生時都有據可查。為此,設計足夠的憑證聯次和合理的憑證傳遞程序,將業務發生所涉及到的各職能部門或個人聯係起來,是強化內部控製的有效方式。

其主要內容是:

(1)每發生一筆經濟業務,都必須填製或取得合法的、真實的、正確的原始憑證,作為各項業務的證明材料和控製依據。

(2)根據需要用複寫方式填製憑證,即一式幾聯。

(3)重要的憑證如收款收據、銷貨發票等應當事先編號,以防短缺,一般憑證可在使用時按順序統一編號。

(4)憑證上必須具備業務經辦人員的簽名或蓋章,以明確其應負責任,強化製約關係……

(5)建立複查和核對製度,包括對憑證本身的複查和與

其他有關憑證的核對。如購貨發票,既要審查其是否符合原始憑證填製要求,又要與訂貨合同、收料單等進行核對。

(6)建立科學合理的憑證傳遞程序,與業務的標準處理程序結合起來,使各種憑證在業務經辦部門和人員之間合理的流轉。既要經過每一個必要的環節,防止遺漏,發生失控現象,分不清責任,又要盡可能地減少傳遞環節,提高工作效率。

(7)建立嚴格的印製、購買、保管、使用、注銷和存檔等管理製度。

四、賬簿控製

這一控製方式是通過利用會計賬簿對經濟業務進行序時、分類記載的功能,實施內部控製。其主要內容是:

(1)建立完整的賬簿組織體係,明確規定各種賬簿的作用以及它們之間的關係。做到……總賬控製明細賬、日記賬;明細賬控製財產實物和債權債務的數量、金額變化;日記賬控製收付款的筆數和金額。