(2)規定過賬、對賬、結賬的要求,並區別各種賬簿做出不同的規定。如總賬既可逐筆過賬,又可彙總過賬,而明細賬、日記賬必須逐筆登記,尤其是現金、銀行存款日記賬還須逐筆結出餘額。
(3)建立嚴格的賬簿領用、存檔、查閱、銷毀等方麵的管理製度。
五、崗位輪換控製
崗位輪換是指各個崗位上的工作人員定期不定期的相互調換職務,避免一個人在一個工作崗位上長期滯留。特別是涉及貨幣資金收支和財產實物收發的崗位,應盡可能地經常調換。
具體而言崗位輪換具有以下好處:
(1)防止某些人因長期從事某項工作而產生惰性,或利用工作之便編織“關係網”進行舞弊。
(2)有利於及時發現問題,並采取措施盡快解決。由於原來的工作人員所從事的工作被輪換後,要受到接替人員的檢驗,即使發生了差錯或舞弊行為,也便於發現和揭露並加以處理,以免長期隱匿,造成大的損失。
(3)有利於促使工作人員盡職盡責。由於每一個工作人員隨時都有調動職務、移交工作的可能,所以必須按規定及時完成自己的本職工作,不能拖拉。
(4)有利於培養“多麵手”,提高工作人員的業務素質和獨立工作的能力。
職務輪換的具體方式,一般有對換和輪換兩種,對換即兩種職務之間的對調,如材料保管員與產品保管員對換,管應收款的會計與管應付款的會計對換等。輪換則是多種職務之間的循環調換,如財會機構內部的材料會計去搞成本核算,成本會計去管銷售賬務,銷售會計去登記總賬和編製報表,總賬會計則去從事材料核算,以形成一個工作輪換循環圈。
六、預算控製
預算控製是指單位內部的各項費用開支應當實行預算管理的辦法,通過預算的編製……執行、分析和考核,強化費用開支的管理。
七、審批與稽核控製
這種方式是通過事前的審批控製與事後的稽核控製,對經濟業務的合法合理性起到事前把關、事後驗收的作用。
八、檔案專管控製
這一控製方式是指對會計憑證、賬簿、報表等檔案資料,實行專人保管,以便對檔案所涉及的有關人員的工作情況實施控製,防止根據個人需要更改、調整甚至毀滅檔案記錄的現象發生。其主要內容是:設置專職或兼職(出納員不得兼任)檔案保管員並規定其崗位責任;
規定專門的保管場所;規定各種檔案的存續時間;建立嚴格的檔案調閱、銷毀等製度。
九、標準處理程序控製
這一控製方式是指對每種經濟業務的處理程序和手續製定出標準化模式,使程序的各個環節之間形成步步核查、環環監督的格局,以便及時發現差錯和弊端,加以處理,防止同類業務的處理因程序與手續不同而出現工作扯皮、職責不清、結果各異等現象。其主要內容有:規定每種經濟業務應經過的環節和手續;對主要經濟業務用文字或流程圖的方式製定出標準化處理程序;規定經濟業務由哪些部門和哪些人員處理,各環節的流轉手續和滯留時間以及審核內容等;規定各個環節和各道手續之間的關係。
采用標準處理程序控製方式實施內部控製,一方麵可以把各職能部門串聯在一起,形成一個有機的整體,有條不紊地開展工作,及時規範地完成任務;另一方麵又可形成相互製約……相互監督的機製,把可能發生的差錯和弊端消滅在業務處理過程中。
十、電子信息係統控製
隨著電子計算機在會計中的普及應用,一些傳統控製方式的作用被削弱,而舞弊手段也在朝著智能化、現代化的方向發展。為適應這種變化,必須運用電子信息技術手段建立控製係統……減少和消除人為控製的影響,確保內部控製的有效實施。同時要加強對電子信息係統開發與維護、數據輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方麵的控製。
以上各種方式,有些是從總體上考慮,不局限於某種經濟業務;有些則是針對具體的業務而采用,財務人員應當根據業務的需要靈活運用。