一、貨幣資金內部控製的建立
貨幣資金業務是指現金、銀行存款和其他貨幣資金的收支業務。它具有以下特點:
(1)業務數量大。由於單位在資金籌集、材料采購、費用支付、工資發放、對外投資、產品銷售、稅金上繳、債權收回、負債償還等經濟活動中,都會發生貨幣資金收付業務,因此……貨幣資金收付業務在單位發生的各種業務中占有很大的比重,且內容複雜。
(2)發生範圍廣。貨幣資金收付業務的發生範圍,不像其他業務一般發生在某個部門或供、產、銷某個環節,它可以發生在單位內部的各個職能部門,也可以發生在本單位與其他單位或個人之間;既可以發生在供應環節,也可以發生在生產、銷售環節。可以說,有經濟活動的地方,就有發生貨幣資金收付業務的可能。其範圍之廣,是其他任何種類的業務不可比擬的。
由於以上特點,貨幣資金收付業務就成為最容易發生差錯和弊端的業務。加之,貨幣作為流通手段,可以與任何財產物資、商品交換,尤其是現金,既便於攜帶,又便於儲存,因此就成了營私舞弊和貪汙盜竊的獵取目標。哪裏有貨幣資金收付業務,哪裏就有可能發生舞弊行為。可見,貨幣資金的管理是整個資金管理的重點,貨幣資金收付業務的內部控製,是建立整個內部控製製度的關鍵。如何堵塞漏洞,避免差錯,防止弊端,保護貨幣資金的安全完整,是建立貨幣資金業務的內部控製製度必須解決好的問題。
二、貨幣資金內部控製的要求
建立貨幣資金內部控製必須符合以下要求:
(1)嚴格遵守現金、銀行管理製度。國家規定的現金管理製度和銀行結算製度,是管理貨幣資金業務的準繩,也是設計貨幣資金收付業務內部控製製度的基本準則。
(2)正確使用分權、授權和稽核控製等方式。
(3)執行永續盤存製度,強化對現金的清查盤點和對銀行存款的賬項核對。
(4)健全收付款憑證的管理製度。
三、貨幣資金收入業務內部控製
收入貨幣資金的途徑,一是通過銀行,二是直接收取現金。由於通過銀行收款的業務,受到了銀行的直接監督,起到了外部控製的作用,客觀上能夠有效地減少和堵塞貨幣資金收入業務中的漏洞,是保護貨幣資金安全的一個有力措施。因此,貨幣資金收入業務的內部控製製度建立,應主要針對現金收入業務。
現金收入業務的內部控製,除嚴格按照前述貨幣資金業務內部控製基本要求設計外,應當重點加強收入業務的記錄工作。因為現金收入業務在未被記錄下來之前,最易出現漏洞,給舞弊行為造成可乘之機,且在作弊行為發生後無證據、無線索可查。為此,保護現金收入的關鍵是在現金進入單位時,立即記錄下來。及時準確的記錄,既可以防止不軌行為發生,又能作為查找錯弊的線索。應當針對收入現金的渠道和方式,建立合理的記錄方式,並掌握好記錄的時間和內容。
一般情況下,企業的現金收入主要有銷售貨物取得現金和回收欠款取得現金。下麵分別介紹它們的控製方式:
企業銷售產品或商品,應盡可能采用銀行轉賬結算方式收取貨款,以強化銀行對企業貨幣資金收入業務的控製作用,但對於小額銷售、與個人交易等業務,隻得收取現金。
在工業、商品流通等企業,主要采用填製“銷貨單”的方式。它是“憑證控製方式”在現金收入業務中的具體應用。要求在顧客購貨時,由銷售部門開具銷貨單,注明所銷物品的名稱、規格、數量、單價、金額等內容。顧客持銷貨單向財會部門交付現金,然後持出納員蓋“收訖”章後的銷貨單向保管員提貨。由於填製了銷貨單,使銷售業務在未收取現金、發出貨物之前,就在銷售部門留下了完整的記錄,起到了事前控製的作用,也就保證了現金收入的嚴密性、合理性。