1.采購業務支出現金的內部控製
對采購業務支出現金實施內部控製,關鍵是在付出現金之前,先取得相應的原始憑證,如支付購貨款須取得銷貨單位的發貨票,支付貨物運費應取得運輸單位的收費單據等,並及時送交財會部門,由財會主管審核批準後,交給出納員支付現金。這樣,將能保證現金付出之前,先經過了業務部門、財會部門,層層把關,防止出納員獨自支付現金可能發生的弊端……
為了進一步強化內部控製,還應當提倡根據付款憑證而不是原始憑證支付現金的方式。
即:會計部門在接到發票等原始憑證後,先由財會負責人審核批準,再由會計人員據其編製付款憑證,注明會計科目、款項用途及金額等,交給出納員由其根據付款憑證列示的金額支付現金,並登記現金日記賬。然後將付款憑證退交會計部門,以便登記總賬。這樣,出納人員應當付出多少現金,會計部門已經記錄在案,更有利於形成控製關係。
2.發放工資支出現金的內部控製
對發放工資支出現金實施內部控製,主要應采取下列措施:
(1)建立健全勞動用工和考勤製度。要求:工資表上的人名須經勞資部門審查,臨時工須有合格的證明,以防虛設人名,冒領工資;調動工作和變更工資標準須有勞資部門的正式批準文件,以防多計工資總額,侵吞餘額;考勤記錄和產量記錄須有車間負責人的簽章,以防多記工時、產量等現象;離職人員應及時從工資表中除去,以防繼續領發工資,等等。
(2)強化審查複核手續。由於工資的構成內容複雜,包括基本工資、職務工資、各種津貼、獎金以及浮動工資等,而計算手續又相當繁瑣,不僅要計算應發工資,還要計算代扣款項、實發工資等。所以,即使不發生作弊行為,但差錯也在所難免。為此,必須強化審查複核工作。要求重複計算每一張工資表,至少計算兩遍;內部審計人員應當經常性的審查其他人員的工作;每一張工資表都應經過勞資部門、財會部門和審計部門多環節的複查等。
(3)嚴格劃分勞資部門、財會部門和內部審計部門的職責,使工資發放業務由勞資管理員、工資計算員、現金出納員和內部審計員分工協作完成。具體要求是:勞資部門負責審查並提供職工名單和考勤記錄、工資標準等;財會部門負責計算工資額、編製工資發放表、提取現金發放工資並分配工資費用等;內部審計部門負責審核各種資料。
(4)創造條件,委托金融機構代發工資。具體做法是:為單位的全體職工在定點儲蓄所內開設活期存款賬戶,每月計算出工資總額及每個職工的實發工資後,將工資結算單交給職工,而資金則一並交存儲蓄所分別劃入每個職工的存款戶內。這樣,既可簡化工資發放手續,減少現金流通,保證現金安全,又可將工資發放業務改變為“集體整存,個人零缺的儲蓄業務,將內部控製與外部控製緊密結合起來,有效地防止工資業務中的差錯和弊端……
3.借款支出現金的內部控製
一般情況下,發生出差借款和其他公務性借款業務時,需要支付現金。該類業務相對較簡單,對其實施內部控製,應符合三個方麵的要求:
(1)借款人需要預支現金時,首先應填製“借款單”,並由所在部門負責人簽字,然後交財務主管審核批準,再由出納員據以支付現金。
(2)會計部門應當根據“借款單”編製付款憑證,登記“其他應收款明細賬”,發揮賬簿控製的作用。待借款人出差歸來或完成業務後,根據實際用款數長退短補,注銷明細賬上的有關記錄。
(3)嚴格禁止非公務性借款行為,不得以便條作為借款手續,更不能搞口頭承諾或者“君子協定”。