一、采購業務內部控製的基本要求
從采購業務的環節可以看出，該種業務涉及供應部門和財會部門以及倉庫的有關人員，由他們分別負責貨物的購買、驗收和款項結算工作。因此，建立采購業務的內部控製製度，重點是解決好這些部門及其有關人員之間的相互製約和分工協作關係，使之符合以下基本要求:
(1)正確運用分權、機構獨立控製方式，將采購業務中的計劃、采購、驗收、審核、付款、記賬等工作分離開來，分別由專門的采購機構或專職采購人員、專職保管人員及財會機構的有關人員完成，嚴禁采購員代辦記錄性工作的現象發生。
(2)充分運用審批與稽核控製方式，建立嚴格的審批製度。任何材料或商品的購買都必須經過供應部門負責人批準，按其批準的品種、數量及質量要求進行采購。采購員不得在未經批準的情況下，擅作主張，以免造成材料或商品的超儲積壓，導致資金的浪費。
(3)按照授權控製方式，使采購員、保管員、記賬員和出納員在各自的授權範圍內處理業務，各負其責，不得相互代替，采購員按審批的材料或商品購進計劃，及時保質保量的完成采購任務;保管員對所購物品的數量、質量等嚴格驗收，核實無誤後辦理入庫手續;
記賬員根據有關的原始憑證編製付款憑證，並計算材料或商品的采購成本，登記總賬和明細賬;出納員根據財會主管審批後的付款憑證，向供貨單位支付貨款。
二、采購業務內部控製的具體方式
1.填寫“請購單”，辦理申請手續
企業各部門所需要的材料、商品和其他物資，或者倉庫認為某種貨物的儲備量已達到最低儲備限額而需要補充時，應當通過填寫“請購單”的方式，申請購貨。“請購單”是通知供應部門進行采購活動的一種業務通知憑證，由申請購貨的有關部門負責人簽字後，送交供應部門負責人審批，並授權采購人員辦理購貨手續。采用這種方式，使每一次采購業務都能有相應的依據，並建立在有計劃的基礎之上，對於防止盲目采購，節約使用資金，分清各有關部門和個人的責任都有一定的作用。
“請購單”一般采用兩張複寫方式，詳細注明:請購部門、請購物資名稱、規格、數量……要求到貨日期及用途等內容，一並交供應部門。供應部門據此辦理訂貨手續後，將其中一張退回請購部門，以示答複。
2.實行“訂貨單”製度，規範采購活動
如前所述，企業中除零星物品的采購可隨時辦理外，大宗購買業務應盡可能簽訂合同並采用訂貨單製度，以保證采購活動的規範化。“訂貨單”是供應部門進行采購活動的一種業務執行憑證，也是購銷雙方應當共同遵守的一種條約，它不僅使采購業務在開始時就置於控製的範圍之內，而且便於使整個采購業務在任何時候、任何環節上都能查詢其執行情況。
“訂貨單”可根據實際情況，采用數張複寫方式，其中一張送交供貨單位，請求發貨;
一張轉交倉庫保管部門，作為核收物品時與發票核對的依據，即驗收貨物的依據;一張留作存根，在供應部門歸檔保存，以便對訂貨與到貨情況進行查對、分析。
3.填製“入庫單”，嚴格驗收製度
采購部門購買回的各種材料物品，都應及時送交倉庫驗收。驗收人員應當對照銷貨單位的發貨票和購貨訂單等，對每一種貨物的品名、規格、數量、質量等嚴格查驗，在保證正確……相符的基礎上填寫“入庫單”(或收料單)。“入庫單”是證明材料或商品已經驗收入庫的會計憑證，由倉庫驗收人員填製，並取得采購人員的簽字後，一張留存，登記倉庫台賬，一張退給采購部門進行業務核算，一張送交會計部門。嚴格的驗收製度，有利於考核采購人員的工作質量，劃清采購部門與倉庫之間的經濟責任，保證入庫物資的準確性、安全性。
4.強化審查製度，嚴格審核購貨業務的各種憑證
對購貨業務的各種憑證進行嚴格的審查，是保證業務的合法合理性、內部控製的嚴密性的重要手續。會計部門在正式記錄采購業務、支付貨款之前，應對各有關部門送來的各種原始憑證，包括發貨票、運費收據、入庫單以及訂貨單等進行認真的審查、核對。不僅審查每一憑證的購貨數量、金額計算的正確性，還要檢查各種憑證之間是否內容一致、時間統一、責任明確、手續清楚等;如果發現問題，應及時查明原因，分清責任，合理解決。在此基礎上，編製付款憑證，由出納員結算支付貨款，並按貨幣資金支出業務的內部控製要求和方式實施內部控製，使兩種業務的內部控製統一起來。