如果不是極為重要的議題，備忘錄大多不會超過4頁，甚至通常情況下1頁就能解決問題。
“一頁備忘錄”的結構如下：
1．相關信息（發自誰、發給誰、轉交給誰、日期等）。
2．標題。
3一句話總結備忘錄的主要內容。
43～4行總結備忘錄的主要內容。
5相關背景資料介紹（2～3行）。
6備忘錄內容（建議、意見、工作總結、信息共享等）。
7主要緣由、總結、工作計劃等。
8下一步任務。
9簽名。
有人說過，如果你能學會如何寫一份適當的備忘錄，你就能學會如何思考，可見其重要性。事實上，它確實是一些重要人物的“必備文案”，無論是政府高層，還是著名企業家，好像都有“備忘”的習慣：羅蘭?貝格是世界著名谘詢公司羅蘭貝格國際管理谘詢有限公司的創始人兼總裁。盡管他日理萬機，但凡是和他打過交道的人都知道，他不會忘記哪怕是一件小事。他每天都要接觸大量各種各樣的人物，每一件需要自己和別人做的事情他都會用答錄機錄下來，讓秘書打出並發放給相關的人員。他通常每天會發出40～50個給不同人的“內部備忘錄”。這當然是在完成一個領導者首要的任務：布置工作和做某些決定。但這僅僅是事情的開始。每一份內部備忘錄都會被寫上一個時間，到了這個時間，秘書就會把這個內部備忘錄重新放在羅蘭?貝格的案頭。所以，沒有任何一個人能夠僥幸讓他忘記一件他關心過的事情。
在我們落實責任的過程中，備忘錄也是一種很重要的方法。如果平時不記“備忘錄”，往往會因為工作忙而有所遺忘，這不但會造成工作的拖延，甚至會造成不可預料的嚴重後果。
因此，養成做“日常備忘錄”的習慣可以讓你在落實責任時輕鬆很多。當你每天早上打開當天的“備忘錄”，就可以找到你想要的東西；你可以把苦思冥想的時間省下來，用在其他的工作上；你總能知道你的約會、計劃和文書工作，也會因不用分心於其他事而變得工作起來更有效率。同時，它還能記錄你的工作狀況，讓你能看清楚自己在某段時間裏的變化，從而引導你采取正確的工作方法與技巧走向新的目標。
學會使用“日常備忘錄”吧！堅持這個好習慣，因為它能幫你在落實責任過程中用最少的時間去提高落實效率，為你的成功提供有力的保證。
複命：落實型公務員的必修課
作為公務員，工作進行到一定程度就要向領導複命，雖然對於這項工作沒有人比你更清楚、更有發言權，但如果不懂得一些複命的方法，還是會使你漏洞百出，完不成任務。
落實責任必然要求有一個良好的結果。這就需要公務員把握複命過程中的幾個關鍵點，隻有這樣，才能做到及時複命、有效複命，更好地把責任落實到位。
第一，要明確你該做什麼。
有不少公務員，除非領導有明確的布置任務，平時不知道自己該幹點什麼，處於一種“等、靠、要”的狀態，也就是人們常說的“眼裏沒有活”。這是一種極其被動的狀態，是等人使喚的心態，為什麼不自己主動複命呢？怎樣才知道你該做什麼，可從以下內容中找出來：
1．部門計劃、任務。
2．崗位職責。
3．上級布置的任務。