原始憑證分割錯誤
情景案例
某單位所在寫字樓是幾個單位合租的，電費是戶主開在一張發票上的，每個單位隻能得到複印件，於是該單位財務人員就用複印件和收據來做賬。
問題把脈
不可以隻憑複印件及收據做賬，同一票據在幾個單位報銷，票據原件由報銷比例大者留存，並開具分割單。報銷比例小者留存分割單、票據複印件。
要點解析
根據財政部頒布的《會計基礎工作規範》（財會字[1996]19號）第51條規定：“一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的，應當將其他單位負擔的部分，開給對方原始憑證分割單，進行結算。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內容：憑證名稱、填製憑證日期、填製憑證單位名稱或者填製人姓名、經辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價、金額和費用分攤情況等。”
分割單的內容包括原始憑證的名稱、編號、金額及所依附的記賬憑證編號；填製原始憑證單位的名稱和日期；填製“原始憑證分割單”的單位名稱、填製日期，分擔金額；填製單位的財務專用章，會計主管、經辦人的簽章；分割單位的內容、數量、金額應與原始憑證相符。
隻要是符合規定的原始憑證分割單稅務機關是認可的，原始憑證分割單應附有原始發票複印件。原始發票複印件上應加蓋保存原始發票單位印章，原始發票付款單位上應列有本單位的名稱。
出納憑證保管錯誤
情景案例
李婷是某公司的財務人員，每天都要收存、支付許多憑證，又保管該公司的貨幣性資產，張平為了方便，將所有的憑證分類放置，但是她並沒有將各種經濟合同和涉外文件等憑證另行編製目錄。
問題把脈
各種經濟合同和涉外文件等憑證應另編目錄，單獨裝訂保存，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”。
要點解析
出納憑證的保管過程中應注意以下問題：
1.出納憑證應及時傳遞，不得積壓。
記賬憑證在裝訂成冊之前，原始憑證一般是用回形針或大頭針固定在記賬憑證後麵，在這段時間內，凡使用記賬憑證的出納人員都有責任保管好原始憑證和記賬憑證。使用完後要及時傳遞，並且要嚴防在傳遞過程中丟失。
2.憑證要妥善保管。
憑證在裝訂以後存檔以前，要妥善保管，防止受損、弄髒、黴爛以及鼠咬蟲蛀等。
3.給原始憑證編號。
對於性質相同、數量過多或各種隨時需要查閱的原始憑證可以單獨裝訂保管，在封麵上注明記賬憑證種類、日期、編號，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證的名稱及編號。
4.編製目錄。
各種經濟合同和涉外文件等憑證，應另編目錄，單獨裝訂保存，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”。
5.原始憑證不得外借。
其他單位和個人經本單位領導批準調閱會計憑證，要填寫“會計檔案調閱表”，詳細填寫借閱會計憑證的名稱、調閱日期、調閱人姓名和工作單位、調閱理由、歸還日期、調閱批準人等。調閱人員一般不準將會計憑證攜帶外出。確需複製時，要說明所複製的會計憑證名稱、張數，經本單位領導同意後在本單位財會人員監督下進行，並應登記與簽字。
6.出納憑證由專人保管。
出納憑證裝訂成冊後，應由專人負責分類保管，年終應登記歸入會計檔案，一年後正式交檔案管理部門保管。
會計檔案不完全
情景案例
張平是某公司的財務人員，每年都會對公司的會計資料進行整理、歸檔，但是並沒有將會計軟件製作的電子數據和軟件本身歸入會計檔案。
問題把脈
《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，並報財政部、國家檔案局備案。
要點解析
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算的專業資料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
（1）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，彙總憑證，其他會計憑證。
（2）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
（3）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
（4）其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
對於一般企業來說，一套完整的會計檔案管理製度，在遵守《會計檔案管理辦法》相關規定的基礎上，應該至少包括以下幾個管理範圍：
（1）會計檔案的範圍，用以界定該製度的管理範圍。
（2）會計檔案的裝訂方法，用以規定以何種規格樣式整理會計檔案，以方便相關人員查閱。
（3）會計檔案的保管方法，包括保管的具體環境以及人員要求，以及會計檔案交接的手續和記錄要求。
（4）會計檔案的借閱方法，包括內部、外部人員借閱會計檔案的權限、期限、登記措施等具體方法。
（5）會計檔案的保管期限，包括各類會計檔案分別應保留多長時間。
（6）會計檔案的銷毀程序。
出納人員交接錯誤
情景案例
王鵬是珠海一家私營企業的出納，由於找到了一份更好的工作，所以準備辭職。新單位要求王鵬第二天就去上班，王鵬感到時間很緊，就直接跟另外一位同事做了簡單的交接，並告訴這位同事如果有什麼不清楚的事情直接給他打電話。
問題把脈
上述案例中，王鵬與同事做交接時，會計主管人員並沒有監交，並在交接過程中也存在很大的問題。
要點解析
出納人員調動工作時，應嚴格辦理交接手續。工作調動，意味著出納人員將永久離開原單位出納崗位，按財務製度要求，必須在規定的期限內，嚴格、認真、全麵地辦理交接手續。否則，不得離職。移交後，如發現原經管的出納業務有違反財會製度和財經紀律等問題，仍由原移交人負責。
出納人員辦理移交手續前，必須做好以下工作：
（1）已經受理的出納業務尚未填製收、付款記賬憑證的，應填製完畢；
（2）尚未登記的賬目，應登記完畢，並在最後一筆餘額後加蓋本人印章；
（3）整理應該移交的各項資料，對未了事項要寫出書麵說明；
（4）編製移交清冊，列明應移交的記賬憑證、現金出納登記簿、銀行存款日記賬、財務專用章、現金收訖章、現金付訖章、會計主管章、現金支票簿、轉賬支票簿、現金、有價證券、有關空白憑證、空白賬表、文件、資料及其他物品等。有價證券要寫明證券名稱、數量、金額及號碼；有關空白憑證要寫明本數、張數等。
出納人員辦理移交手續時，必須由監交人監交。監交人一般為會計主管，或由會計部門負責人指定某一位會計人員監交。接交人員要按照移交人員編製的移交清冊，當麵逐項點收。對需要繼續辦理的事項和移交中說明的問題，需移交人補充書麵材料的，要當麵補上。移交清冊一式三份，分別由移交人、接交人、監交人簽章後留執。監交人所執一份可存檔，接交人留執的一份待日後離崗時再移交下去。
需要指出的是，在交接之前，財務部門應為接交人員刻好名章，移交人員的名章不再交由接交人使用。現金出納登記簿和銀行存款日記賬要繼續使用，接交人員不得自行另立新賬。移交清冊上要注明：單位名稱、交接日期和監交人職務。現金日記賬與銀行存款日記賬的扉頁內印有“啟用表”的，還應由移交人、接交人注明交接日期、接交人員和監交人員姓名，並由交接雙方簽章。
《會計法》第二十四條規定：“會計人員調動工作或者離職，必須與接管人員辦理交接手續。一般會計人員辦理交接手續，由會計機構負責人、會計主管人員監交。”出納交接要按照會計人員交接的要求進行。出納員調動工作或者離職時，與接管人員辦清交接手續，是出納員應盡的職責，也是分清移交人員與接管人員責任的重大措施。辦好交接工作，可以使出納工作前後銜接，防止賬目不清、財務混亂。
出納工作交接要做到兩點：一是移交人員與接管人員要辦清手續；二是交接過程中要有專人負責監交。交接要求進行財產清理，做賬賬核對；賬款核對，交接清理後要填寫移交表，將所有移交的票、款、物編製詳細的移交清冊，按冊向接交人點清，然後由交、接、監三方簽字蓋章。移交表應存入會計檔案。
出納交接一般分三個階段進行
第一階段，交接準備。準備工作包括以下幾個方麵：
◆將出納賬登記完畢，並在最後一筆餘額後加蓋名章。
◆出納賬與現金、銀行存款總賬核對相符，現金賬麵餘額與實際庫存現金核對一致，銀行存款賬麵餘額與銀行對賬單核對無誤。
◆在出納賬啟用表上填寫移交日期，並加蓋名章。
◆整理應移交的各種資料，對未了事項要寫出書麵說明。
◆編製“移交清冊”，填明移交的賬簿、憑證、現金、有價證券、支票簿、文件資料、印鑒和其他物品的具體名稱和數量。
第二階段，交接階段。出納員的離職交接，必須在規定的期限內，向接交人員移交清楚。接交人員應認真按移交清冊當麵點收。
◆現金、有價證券要根據出納賬和備查賬簿餘額進行點收。接交人發現不一致時，移交人要負責查清。
◆出納賬和其他會計資料必須完整無缺，不得遺漏。如有短缺，由移交人查明原因，在移交清冊中注明，由移交人負責。
◆接交人應核對出納賬與總賬、出納賬與庫存現金和銀行對賬單的餘額是否相符，如有不符，應由移交人查明原因，在移交清冊中注明，並負責處理。
◆接交人按移交清冊點收公章（主要包括財務專用章、支票專用章和領導人名章）和其他實物。
◆接交人辦理接收後，應在出納賬啟用表上填寫接收時間，並簽名蓋章。
第三階段，交接結束。交接完畢後，交接雙方和監交人，要在移交情冊上簽名或蓋章。移交清冊必須具備：單位名稱、交接日期、交接雙方和監交人的職務及姓名，以及移交清冊頁數、份數和其他需要說明的問題和意見。移交清冊一般一式三份，交雙方各執一份，存檔一份。
原始憑證擅自外借
情景案例
某單位財務人員小張與另外一個單位的財務人員小王由於經常有業務的往來，逐漸成為朋友。有一天，小王由於工作關係希望查詢小張所在單位前1年的原始憑證，因為所借時間很短，所以小張就直接把檔案借給小王，並囑咐小王用完以後立馬歸還。
問題把脈
各單位的原始憑證不得擅自外借，小張的行為違反了會計檔案管理的相關規定。
要點解析
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算的專業資料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
（1）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，彙總憑證，其他會計憑證。
（2）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
（3）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
（4）其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
根據財政部和國家檔案局聯合發布的《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案都應當由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了時，可暫由本單位財務會計部門保管1年。期滿之後，原則上應有財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；沒有設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。
檔案部門接受保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
各單位應當建立健全會計檔案的查閱、複製登記製度。各單位保存的會計檔案不得借出。如果有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或複製，並辦理登記手續。查閱或複製會計檔案的人員，嚴謹在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。
會計檔案擅自銷毀
情景案例
某單位財務部門按照相關的程序進行會計檔案的銷毀，財務人員小李將單位所有保管期滿的會計檔案全部辦理了銷毀手續。
問題把脈
單位有些會計檔案雖然保管期滿，但是未結清的債權債務以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，小李的行為違反了會計檔案銷毀的相關規定。
要點解析
會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同簽訂和審查，編造會計銷毀清冊。會計檔案的銷毀清冊是銷毀會計檔案的記錄和報批文件，一般應包括：會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀日期等內容。單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
對於保管期滿但未結清的債權債務以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
各單位按規定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和會計部門共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，還應有同級財政部門、審計部門派員參加監銷。各級財政部門銷毀會計檔案時，由同級審計機關派員參加監銷。
監銷人在銷毀會計檔案以前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容認真進行清點核對所要銷毀的會計檔案，銷毀後，應當在銷毀清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。