談判報告要求層次分明，條理清晰，針對報告讀者的不同情況采取不同的撰寫方法。如果你的上級水平較高，那麼報告就要求內容盡量做到簡潔；反之，則內容要求就比較詳盡。總括來說，談判報告以書寫結論為主，將一個個不同的問題、不同階段的總結彙成新問題、新階段。比如，報告商務談判情況，則可直接寫：關於某個問題已達成一致意見（不必列出達成一致意見的過程），現在存在的分歧（適當羅列出雙方的分歧要點）、後期工作中的任務（不必詳細敘述具體的措施），希望批示什麼問題等。
在具體的書寫格式上，通報性的報告主要由“進展、問題、建議或請示”等部分構成。所謂進展是指關於在談判中所達成協定的內容；所謂問題是指在談判中難以解決的或已經超越出解決能力的分歧；所謂建議或請示是針對所存在的問題提出報告人的建議方案，直接請求指示。
而通報性的談判報告一般情況下主要由三部分構成，即是過去、現在、未來。過去主要是指在剛剛過去的談判活動中雙方所做出的努力；現在主要是指經過一番努力，雙方現在取得了什麼進展，地位有什麼改變；未來主要是指下一步的實施方案。有的談判為了保密，在通報中僅寫兩部分，至於“未來”僅在口頭上通報。
當然，不論任何形式的談判報告，主要用途就是給上級呈報，所以在文字上一定要以“明白易懂”為原則，要注重報告的客觀性，同時適當注意禮貌用語和書麵用語的規範化。
訂立談判合同
合同是平等主體的自然人、法人與其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關係的協議。商務合同運作是商務談判很重要的一環，在談判中應十分重視合同的簽訂及履行。
明確合同雙方當事人的簽約資格
合同是具有法律效力的法律文件。因此，要求簽訂合同的雙方都必須具有簽約資格。否則，即使簽訂了合同，也是無效的合同。因此，簽約時應調查對方的資信情況。首先，可以通過有關機關和銀行等單位進行了解，確定對方的主體資格；其次，應要求對方出示有關法律文件，證明其合法資格，如執照等。一般來說，重要的談判，簽約人應是董事長或總經理。有時，雖是具體業務談判，簽約的不是上述人員，但也要檢查簽約人的資格。如了解對方提交的法人開具的正式書麵授權證明，常見的有授權書、委托書等。了解對方的合法身份和權限範圍，以保證合同的合法性和有效性。
審查對方當事人的簽約資格，一定要嚴肅認真，切不可草率從事。在與外商談判時，由於盲目輕信對方，草率簽訂合同，以致吃虧受騙的現象屢有發生。有些單位為了急於引進、輸出，僅憑熟人介紹，不進行任何信資調查，就簽訂數額巨大的合同，結果給企業和國家造成重大損失。所以，進行資信調查，了解對方的企業信譽及其行為能力和責任能力是十分重要的。此外，不要輕信對方的名片，名片不能代替證書，有的人名片頭銜很大，實際上是空的。還有，與外國公司打交道，不要隻看母公司的信譽和資產情況，實際上母公司對子公司是不負連帶責任的。
認真審查合同條款
有些簽約人不僅在身份上有可能進行欺詐，還有可能在合同中故意設置陷井，進行詐騙。所以，在最後審查合同時，應結合談判原始文件，看是否有遺漏、不一致、相抵觸或未真實確認談判原意之處，並且要審查合同的文字，看它是否準確明了地表達了意思。對那些重要項目談判所簽訂的合同，不僅談判人員應反複審查，還應交由法律、語言等相關專家從各個角度嚴格把關。
此外，還應對合同的合法性進行審查。首先，此次談判活動是否完備；其次，合同的內容是否合法，有無與法律、法規或國際慣例相悖之處。
許多合同隻規定雙方交易的主要條款，卻忽略了雙方各自應盡的責任和義務，特別是違約應承擔的責任。這樣，無形中等於為雙方解除了應負的責任，架空了合同或削減了合同的約束力。還有一種情況是，有些合同條款寫得十分含糊籠統，即使規定了雙方的責任、義務，但如果合同條款不明確，也無法追究違約者的責任。例如，我國南方某城市與港商簽訂了一個出售礦渣的合同。合同中隻明確港商可以每天拉一車，時間一個月。由於沒有明確提貨車的型號，結果對方拉貨的車越來越大，我方明知吃虧，卻也無可奈何。
合同文字如果含糊不清、模棱兩可，在執行過程中往往產生爭議、扯皮不斷，甚至遺禍無窮。例如，某一合同中有這樣一條：“合同生效後不得超過45天，乙方應向甲方繳納××萬美元的履約保證金……如超過兩個月未能如期繳納，則合同自動失效。”這裏“兩個月”究竟從哪一天開始算起，是合同生效之日起，還是合同生效45天以後算起，寫得不明確。
此外，對合同中的一些關鍵詞句，一定要認真推敲，不能含糊遷就，有時僅一字之差，卻可能“失之千裏”。例如，福建某企業在與外商談判合同履行保證書時，外商要求寫上“在發生受方損失補償時，要先取得供方認可”。為保留或取消“認可”兩字，雙方展開了辯論，僵持了兩天，最後我方以理服人使外商放棄了“認可”要求。因為，如果我方同意保留“認可”這一條，則供方銀行的《履約保證書》就失去了任何意義。如供方不認可，出具《履約保證書》的銀行就可以不受理受方索賠的要求。《履約保證書》隻不過是一紙空文，成了騙取信任的一種形式。