商務慶典儀式的程序
依照常規,一次慶典大致上應包括下述幾項程序:
預備:請來賓就座,出席者安靜,介紹嘉賓。
第一項,宣布慶典正式開始,全體起立,奏國歌,唱本單位之歌。
第二項,本單位主要負責人致辭。其內容是,對來賓表示感謝,介紹此次慶典的緣由,等等,其重點應是報捷以及慶典的可“慶”之處。
第三項,邀請嘉賓講話,大體上講,出席此次的上級主要領導、協作單位及社區關係單位,均應有代表講話或致賀辭。不過應當提前約定好,不要當場當眾推來推去。對外來的賀電、賀信等等,可不必一一宣讀,但對其署名單位或個人應當公布。在進行公布時,可依照其“先來後到”為序,或是按照其具體名稱的漢字筆劃的多少進行排列。
第四項,安排文藝演出。這項程序可有可無,如果準備安排,應當慎選內容,注意不要有悖於慶典的主旨。
第五項,邀請來賓進行參觀。如有可能,可安排來賓參觀本單位的有關展覽或車間等等。當然,此項程序有時亦可省略。
禮儀助展會成功舉辦
展覽會主要是為了推銷本單位的產品、技術或專利,而組織的宣傳性聚會。展覽會在商務交往中具有很強的說服力和感染力,不僅可以打動觀眾,為主辦單位廣交朋友,而且還可以借助各種傳播形式,達到更好的廣告效應,從而提高知名度。正因為如此,幾乎所有的商界單位都對展覽會倍加重視。
組織展覽會的禮儀
1. 確定參展單位
按照商務禮儀的要求,主辦單位事先應以適當的方式,向參展的單位發出正式的邀請。邀請參展單位的主要方式有:寄發邀請函、刊登廣告、召開新聞發布會等。對於報名參展的單位,主辦單位應根據展覽會的主題與具體條件進行必要的審核。當參展單位的正式名單確定之後,主辦單位應及時地以專函進行通知,使被批準的參展單位盡早有所準備。
2. 展覽內容宣傳
宣傳展覽會的主要方式有:
(1)公開刊發廣告;
(2)張貼有關展覽會的宣傳畫;
(3)舉辦新聞發布會;
(4)邀請傳媒界人士到場進行參觀采訪;
(5)散發宣傳性材料和紀念品;
(6)在舉辦地懸掛彩旗、彩帶或橫幅。
3. 展位的布置
布置展覽現場的基本要求是:展示陳列的各種展品要圍繞既定的主題,進行互為襯托的合理組合與搭配。要在整體上顯得井然有序、渾然一體。展覽會的組織者要盡最大的努力,滿足參展單位關於展位的合理要求。如果參展單位較多,並且對於較為理想的展位競爭較為激烈的話,那麼,展覽會的組織者可依照展覽會的慣例,采用抽簽、競拍、投標、依照參展單位正式報名的先後順序的方法對展位進行合理的分配。
值得注意的是,所有參展單位都希望自己能夠在展覽會上擁有理想的位置。一般理想的位置,除了收費合理之外,應當麵積適當,客流較多,處於較為醒目之處,並且要設施齊備,采光、水電的供給良好。
4. 其他注意事項
無論展覽會舉辦地的社會治安環境如何,組織者對於有關的安全保衛事項均應認真對待。在舉辦展覽會前,必須依法履行常規的報批手續。此外,組織者還須主動將展覽會的舉辦詳情向當地公安部門進行通報。為了預防天災人禍等不測事件的發生,應向聲譽良好的保險公司進行數額合理的投保。以便利用社會的力量為自己分憂。
在展覽會入口處或展覽會的門票上,應將參觀的具體注意事項正式成文列出,以方便觀眾。在舉辦規模較大的展覽會時,最好從合法的保衛公司聘請一定數量的保安人員,將展覽會的保安工作全權交予對方負責。展覽會組織單位的工作人員,均應自覺樹立良好的安全意識,盡自己最大的努力,保證展覽會的安會。另外,展覽會的組織者,有義務為參展單位提供必要的輔助性服務,從而為展覽會畫上完美的句號。
參加展覽會的禮儀
1. 形象的禮儀
(1)工作人員的形象。在一般情況下,要求在展位上工作的人員應當統一著裝。最得體的著裝是身穿本單位的製服,或者是穿深色的西裝、套裙。在大型的展覽會上,參展單位若安排專人迎送賓客時,最好請其身穿色彩鮮豔的單色旗袍,並胸披寫有參展單位或其主打展品名稱的大紅色綬帶。為了說明各自的身份,全體工作人員應在左胸佩戴胸卡,但禮儀小姐可以除外。
(2)展示物的形象。展示之物的形象主要由展品的外觀、展品的質量、展品的陳列、展位的布置、發放的資料等構成。用以進行展覽的展品,外觀上要力求完美無缺,質量上要優中選優,陳列上要既整齊美觀又講究主次,布置上要兼顧主題的突出與觀眾的注意力,而用以在展覽會上向觀眾直接散發的有關資料,則要印刷精美,並且注有參展單位的主要聯絡方式。