（2）本人或本公司所用的傳真機號碼，應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。對於主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，有必要在向對方發送傳真前，通報一下對方。
（3）商界人士在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題。不可缺少必要的問候語與致謝語。
（4）人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真後，應當在第一時間內即刻采用適當的方式告知對方。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，更不可拖延時間，以免耽誤重要的要事。
發電子郵件時要注意
電子郵件有很多用途，用於聯係貿易業務、用於出國留學的聯絡、親人朋友之間的通信等。作為工作場合的業務溝通，電子郵件提供了很多的便利，同時也帶來了很多風險。
在所有的溝通方式中，電子郵件是最難控製的，最容易達到你不想傳遞的對象。最牛女秘書的“郵件門”事件，就是一個典型。下麵是使用電子郵件溝通的注意事項：
（1）溝通的對象問題。
業務溝通中間，有主溝通對象（決策人）、輔溝通對象（執行人）、監督評估對象（審核人）等，使用電子郵件溝通時，這個規則依然沒有發生變化，發送郵件之前，必須確認對象是否正確，以免造成不必要的困擾。
（2）認真撰寫電子郵件的內容。
向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，下麵三點尤其必須注意。
①避免濫用電子郵件。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”
②慎選電子郵件功能。現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
③寫作中的情緒問題。郵件也是“信件”的一種，具有“白紙黑字”的特征，也許發出郵件信息會永久被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。
如何認真撰寫電子郵件的內容
（1）明確主題。一個電子郵件，大都隻有一個主題，並且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
（2）語言要流暢。電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。
（3）內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。