如果是單位的工作電話，應在鈴聲響兩下之前去接，否則會讓人懷疑你單位的工作效率，並進一步影響單位的形象。如果是在家裏接電話，盡管沒有必要像在單位裏那樣及時，但盡快去接是對對方的尊重。如果是在電話鈴響了五下以上才去接的，也應向對方表示歉意。向對方解釋一下延誤接電話的原因是非常必要的。
2．應對得當
在工作場所接電話，當你拿起電話後，首先應問候對方，然後自報家門；或是先自報家門再問候對方。這樣做一是出於禮貌，二是說明有人正在認真接聽，三是萬一打錯電話就可以少費很多口舌。因為在工作場合，效率總是被首先考慮的事，規範的電話應對體現的不僅是對對方的尊重，而且還是本單位高效率和嚴格管理的體現。
在私人寓所接聽電話時，為了自我保護，可按照國外做法以電話號碼作為自報家門的內容，也可以隻報姓氏，不必留名，或者幹脆不介紹自己。拿起電話後的問候語應當禮貌，切不可拿起話筒，毫無禮貌地直接問答。
3．通話時的姿態
在通話時，即使有急事，也要聚精會神地接聽電話，不能三心二意或是把電話置於一旁。接電話時，態度應當殷勤、謙恭。雖然表麵上看，接電話時的態度與表情對方是看不到的，但在實際上對於這一切對方其實完全上可以在通話過程中感受到。在辦公室裏接電話，尤其是外來的客人在場時，最好是走近電話，雙手捧起話筒，以站立的姿勢，麵含微笑地與對方友好通話；不要坐著不動，一把把電話拽過來，抱在懷裏，夾在脖子上通話。不要拉著電話線，走來走去地通話；也不要坐在桌角、趴在沙發上或是把雙腿高抬到桌麵上，大模大樣地與對方通話。
4．態度良好
打電話時態度要認真，這是對對方的尊重。盡管對方看不見你打電話時的姿態和表情，但你的聲音會把你此時此刻的姿態、表情、心境在不知不覺中傳遞給對方，從而讓對方感受到你此刻對他的態度。因此，最好從拿起電話筒就開始注意自己的言行舉止，直至結束通話。打電話前應保持平靜的心境。在與對方電話交談時，不應穿插與他人的談話。另外，還要注意避免一邊與朋友說笑，一邊拿起話筒接電話；也不要在結束電話交談至掛機前的間隙裏急於與旁人講話，更不要談及與對方無關的話題。如果萬不得已，有急事要處理，應向對方說明。
5．通話時語音語調要適合
由於雙方處於互相看不見的兩地，人們往往通過對方的聲音來揣摩對方的情緒、心境甚至長相，並形成關於對方的電話形象。因此，電話交談時，使用合適的語音語調非常重要。電話交談時，語調應盡量柔和，以此來表達自己的友善，生硬的語調容易讓人覺得不大友好。吐字應當準確，句子應當簡短，語速應當適中，語氣應當親切、和諧、自然。
6．認真傾聽，及時記錄
電話交談時，雙方都要集中精神仔細傾聽對方的講話，為了表示自己在專心傾聽並理解了對方的意思，需要用一些簡單的字作禮貌的反饋。辦公室的業務電話通常需要做記錄。記錄的內容包括五個方麵，來電人的姓名、單位、來電時間、主要內容以及聯絡方式。如果有重要的內容也需及時做記錄。
中止通話的禮儀
正常結束通話的禮儀。結束通話時，要禮貌地道別，別忘了向對方道一聲“再見”，或是“晚安”。而且要等對方先放下電話，而不要先把電話掛掉。按照慣例，電話應由撥電話者先掛斷。掛斷電話時，應當雙手輕放，不要重重地放下。否則讓人感覺很不禮貌。
中止通話的禮儀。在通話時，接電話的一方不宜率先提出中止通話的要求。萬一自己有特殊情況不宜長談，或另有其他電話掛進來，需要中止通話時，應說明原因，並告之對方回複電話的時間，免得讓對方覺得不受尊重。如遇上不識相的人打起電話沒完沒了，應當說得委婉、含蓄，不要讓對方難堪。
代接電話的禮儀
1．代接電話時要注意態度
代接電話時應該注意禮節。因為，打電話的人看不見發生了什麼事，要向他作充分解釋，而不能簡單地應對。能親自接的電話，就不要麻煩別人。尤其是不要讓自己的孩子代替自己接電話。
2．錄音電話的禮儀
商務往來比較多的人，可請秘書代為處理電話，也可在本人不在時使用錄音電話。不過本人在場時，一般是不適合使用錄音電話的。萬一需要用錄音裝置時，則必須使自己預留的錄音聽起來友好、謙恭。
3．尊重隱私
在代接電話時千萬不要熱心過度，向發話人詢問對方與其所找之人的關係。當發話人有求於己，希望轉達某事給某人時，要嚴守口風，切勿隨意擴散。當發話人所找的人就在附近時，不要大喊大叫，鬧得眾人皆知。當別人通話時，要根據實際情況，做自己的事情，千萬不要故意旁聽，更不能沒事找事，主動插嘴。
4．傳達及時
若發話人所找之人就在附近，應該立即去找，不要拖延時間。若答應發話人代為傳話，則應盡快落實。不到萬不得已時，不要把代人轉達的內容，再托第二人代為轉告。否則，可能使轉達內容變樣，或耽誤時間。