稱呼要頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如“親愛的”等。問候語可寫“你好”、“近來身體是否安康”等。獨立成段，不可直接接下文。正文是信的主體，可以分為若幹段來書寫。祝頌語以最一般的“此致”、“敬禮”為例。“此致”可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接著主體正文之後，不另起段，不加標點；二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。後應該加上一個驚歎號，以表示祝頌的誠意和強度。稱呼和祝頌語後半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信“抬頭”傳統的延續。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現代書信所吸收。寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至兩行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關係。再下一行寫日期。如果忘了寫某事，則可以在日期下空一行、再空兩格寫上“又附”，再另起行書寫未盡事宜。
信紙的折疊
折疊信紙也有很多講究。一般來說，都是沿長邊等分三份，然後裝進信封。橫寫格式用兩折三分法，即16開信紙均分三段折兩折，成一長型，信紙兩端比標準的航空信封短，這種折法簡潔平整，富有現代感。直寫格式用中國傳統的斜角折疊法，16開信紙左上角折進來，以信函右上角直寫收函者姓名稱呼為界，然後以中間線為準，從左往右折成半條，這樣整張信函隻顯露出右上角的收函者姓名，最後再將右上角翻折下來，這樣會形成一個對角，整個長度也會相應縮短。比較適合放在老式信封中，這種折法比較斯文，也有一定的保密性，至少，抽出信函第一眼看見的，隻是收函者的姓名，至於信函中其他內容，還得繼續打開才能看清。這可以看信封的大小，小的折三折，大的折兩折就行。
收信禮儀
書信作為一種傳統的感情交流方式，無論是信的內容，還是信封都離不開禮儀，大處小處均不能忽視。否則，會給對方留下不好的印象。收到他人來信，最好要以最快的時間回複，這既是尊重對方的重要表現，又是做人應具備的一種美德。撕拆信件時要小心，確保信件完好。
書信的由來
書信的由來已久，沒有文字時就有“書信”，用的是采取結繩、刻符等方式。據考古發現，西安半坡遺址出土的彩陶器上已有刻劃符號。我國的苗人，也用過刻符。到先秦及秦漢，出現了手書、家書、尺牘、手劄、信函。但是這種手書、家書一開始多半是用生絹書寫，故稱為“素書”。今天的信，在古代稱為書。魏陳琳《飲馬長城窟行》寫到了長城卒與家裏妻子的通信，其中有“作書與內舍”、“報書往邊地”的字句。“作書”，即寫信；“報書”，即回信。直到明清時代，“書”才改叫“信”了。
讚美也是一種禮儀
“人告之以過則喜”，這是《論語》中的一句話。但現在的人際交往中並不提倡這種做法，因為很少人有子路、孔子等大聖人的這種雅量，一般情況下，普通人都不可能做到這一點。大家常說“良藥苦口利於病，忠言逆耳利於行”，但真正能聽得進逆耳忠言的人卻並不多。所以說話時應當靈活，不妨適當說些讚美的話。
讚美是一門學問，巧妙讚美別人，不僅會贏得對方的尊重，還會提高你在別人心目中的地位。隻要是優點、是長處，對別人沒有害處，你就可以毫無顧忌地表示你的讚美之情。因為他代表欣賞一個人的某個特點，並肯定這個特點。當然，讚美別人對自己也會有所幫助。因為，你若想讓對方接受你的觀點或想法，就必須先讓對方能夠靜心傾聽你的想法。如果對方連聽都沒有聽進去，更談不上接受不接受。而要對方傾聽，就不可使對方產生反感。此時讚美的話就會發揮最好的效用，讚美別人的同時，也吸引了對方的注意力，對方才有時間靜心傾聽你的想法。
韓非子曾經說過一句話，大意是：要適當地讚美別人的優點和長處，這是正確處理人與人之間的關係的一條重要而實用的法則。任何人都樂意聽好話，聽別人讚美自己的長處和優點，而不願意聽別人直說自己的短處和缺點。愛慕虛榮之心人皆有之，尤其是在他們覺得做沒有多大把握的事情時，非常願意看到自己在這些沒什麼把握的事情上表現不凡，獲得別人的稱讚。雖然讚美的妙用到處可見，但若是用錯了，就會令人處境尷尬。
有個公司的部門主管在抓好公司業務的同時，結合自己的工作實踐撰寫了一本書稿，他這樣稱讚總經理：“你在企業工作真是一個錯誤的選擇，如果你專門研究經營管理，我相信你一定會成為商務管理的專家，會有更加突出的成果問世。”
總經理看了部門主管的這一段文字，十分不悅地說：“你的意思是說我根本不適合做公司的總經理，隻有另謀他職了。”看見總經理產生了誤解，本來想對總經理讚美一番的部門經理緊張得直冒冷汗。正當萬般尷尬之時，一位秘書走過來替部門主管打了個圓場，她說道：“部門主管的意思是說您是個多才多藝的人，不僅本職工作抓得好，其他方麵也非常出色。”總經理聽後，臉色一下子緩和了下來，這才化解了主管的危機。