一般說來，隨著數據的積累，完善的客戶關係管理係統將使客戶服務人員越來越多地了解老客戶的需求和喜好，以及時提供所需要的技術支持和相關信息，以此來保有老客戶，贏得老客戶的忠誠，也給自己開發了更多的市場。
巧手點金
客戶關係管理，從“點”上看是對客戶信息和交易的各種要素管理。從“線”上看是從客戶進入到建立交易，直至穩定合作的一個長周期的管理。從“麵”上看是營銷的動態和趨勢的展示圖。企業隻有詳細地收集客戶資料，建立客戶檔案，進行歸類管理並適時把握客戶需求才能真正實現“控製”客戶的目的。目前市場上流行的CRM給企業提供了了解客戶和掌握客戶資料的條件，其主要使用IT和互聯網技術實現對客戶的統一管理，建立客戶的檔案。在檔案中注明客戶名稱、公司地址、資金實力、經營範圍、信用情況、銷售記錄、庫存情況等，做到對客戶的情況了然於心，並為其提供完善的服務。
對客戶檔案建立後不能置之不理，否則就會失去其價值。要通過檔案管理調整已經變化的資料，及時補充新的資料，使客戶檔案管理保持動態性。通過檔案管理從眾多的客戶資料中找出重點客戶，這不僅要包括現有客戶，而且要包括未來客戶和潛在客戶。這樣可以為選擇新客戶、開拓新市場提供資料，為企業的發展創造良機。
良好的客戶檔案管理不僅可使企業更好地挽留現有客戶，還可使企業尋找回已經失去的客戶。例如，作為全球最大、訪問人數最多和利潤最高的網上書店亞馬遜公司，麵對越來越多的競爭者能夠保持長盛不衰的法寶就是客戶檔案管理。當一個新客戶在亞馬遜公司第一次購買圖書後，其係統就會記錄下他購買或瀏覽過的圖書，當他再次進入該書店時，係統識別他的身份後就會根據他的喜好推薦有關書目。他去該書店的次數越多，係統對他的了解也越多，也就能夠為他提供更完美的服務，因此亞馬遜公司始終維持著65%的回頭客。
一般而言，對客戶檔案的管理方法要視情況的不同而不同對待，如對已服務的客戶實行客戶檔案分類細化管理的辦法；對正在服務的客戶實行整理客戶資料，然後對客戶檔案歸檔處理，分類細化管理的辦法。
對客戶檔案進行管理的目的是為了在以後的銷售過程中加以利用。所以，應以靈活的方式及時提供給銷售人員及相關人員，使死資料變成活材料，從而提高客戶管理效率。
由於許多客戶資料是不能外流的，隻能供內部使用，所以搞客戶管理工作的工作人員應確定具體的規定和辦法，應由專人負責管理客戶檔案資料，嚴格控製、管理客戶檔案資料的利用和借閱。
思維創新
如果了解到的客戶信息與事實出入較大的話，那客戶服務人員還不如不掌握這些信息，從這一點上說，客戶服務人員在掌握客戶信息時應該本著“寧缺勿濫”的原則。為了保證信息的準確、真實，業務人員需要耐心地反複敲定信息的準確性，對於影響重大的重要信息，更要力求萬無一失。要做到這一點，客戶服務人員應該盡可能地從更多、更可靠的途徑了解信息，然後再通過最直接的方式加以確定，千萬不要道聽途說，更不要在聽到片麵之辭後就貿然行動。
客戶的信息隨時都可能發生變化，這就要求客戶服務人員隨時留意有關客戶的重要信息，然後及時更新客戶檔案。在和客戶溝通之前，客戶服務人員應該盡可能地再核實一下客戶的相關信息，如電話號碼是否變更，最近是否有新需求，等等。