基本資料部分包括崗位名稱、崗位性質（如管理類崗位）、所屬部門、所屬科室、崗位編號等，還可增加工資等級、工資水平等，視具體情況而定。
上下左右關係部分包括直接上級、直接下級和平行協調關係三方麵。有的企業把這部分也歸人基本資料部分。但為直觀明了起見，以分開為好。
崗位職責部分即逐項列出任職者的工作內容，本部分是崗位說明書的重點。有的還增加一欄，說明本崗位在本企業中的責任相對重要程序及其失誤的影響，並予以量化。
考核辦法部分包括考核的指標及其權重、晉升和轉換的崗位等。有的企業由於出台了具體的考核辦法，就將本部分省略。
為了讓員工在明確工作職責的同時，清楚自己努力的目標，應盡量在此加以說明。
資格條件部分可細分為三個方麵：
一是任職者的思想、心理、身體、知識、能力等素質要求；二是任職者所需的最低學曆、工作年限、工作經驗（從事過的崗位）、職稱要求等；三是任職者所需的培訓要求（應說明培訓的內容、方式、時間等）。此外，還可增加一欄備注部分，以方便個別崗位的需要。
在編寫職務說明書的過程中還應當避免以下可能出現的誤區。
隻重結果，不重過程崗位說明書的編寫既是落實崗位責任和確定任職資格條件的過程，也是組織目標層層分解的過程。以人為本的組織，就必須尊重員工，了解員工的需求特點，讓員工與企業共同發展，在組織目標實現的同時，使個人的目標也得到滿足。編寫崗位說明書的過程，可以使員工明確自己的工作責任以及自己在企業中的作用，同時也是企業了解員工工作情況和工作期望的大好時機。可惜很多部門主管都像在應付作業一樣草草完成，沒有借此機會與員工進行交流，在以後崗位說明書的應用過程中，也就容易出現員工不理解、不利用、不執行的情況，使崗位說明書變成可有可無的擺設。
人力資源部門總攬崗位說明書的編寫工作崗位說明書應主要由各部門的主管負責，人力資源部為其提供格式和方法，並予以適當的指導和審核。如果由人力資源部代行其事，就在一定程度上失去了編寫崗位說明書的本意。
一勞永逸，長期不改隨著時代的進步和企業的發展，企業中部門的職能及相應崗位的工作內容也會不斷地發生變化，尤其是網絡時代中的新興行業更是如此。如果崗位評價的內容未能進行及時修正，就會很快過時。一般而言，至少也要每1~2年修改一次。因此，要求崗位說明書的格式簡潔實用，重點突出，項目不要過多。在進行崗位職責描述時，要注意措詞既明確又通用，內容應詳略得當，不要寫得太詳細，也不能過分簡單，以實用為準。
崗位說明書以現任人員為準崗位分析針對的是崗位，而不是人。崗位說明書描述的隻能是崗位本身具有的特性，與本崗位的任職者無關。很多企業，特別是一些老國有企業，常常根據現有人員的情況來製定崗位職責和任職資格標準，使崗位說明書偏離了它本身的特點，缺乏客觀公正性。因此，在編寫崗位說明書時不能過多摻雜現有任職者的身影。一般都要按照崗位本身的要求進行編寫，為避免“執行難”的問題，再稍微照顧現有任職者（主要是一些老員工）的情況。比如，對不能達到學曆要求的員工，可以規定其必須具備什麼樣的工作經驗，或者規定其培訓的內容、方式、時間應達到什麼樣的要求等。
專題學習：一個銷售經理的工作說明書下麵是同一個企業銷售部經理的工作說明書。
職務名稱：銷售部經理。
年齡：26～35歲。
性別：男女不限。
學曆：大學本科以上。
工作經驗：從事相同或相近產品銷售四年以上。生理要求：
無嚴重疾病；無傳染病；能勝任辦公室工作，有時需要站立和走動；平時以說、聽、看、寫為主。
心理要求標準：A-全體員工中最優秀的100%之內。以總經理為100分，即90分以上，下類同。B-70～89分；C-30～69分；D-10～29分；E-9分以下心理要求：
一般智力：A觀察能力：B記憶能力：B理解能力：A學習能力：A解決問題能力：A創造力：A知識麵：A數學計算能力：A語言表達能力：A決策能力：A性格：偏外向。
氣質：多血質或膽汁質。
興趣愛好：喜歡與人交往，愛好廣泛。
態度：積極、樂觀。
事業心：十分強烈。
合作性：優秀。
領導能力：卓越。