正文 第4章 做好財務管理 抓住企業命脈(1 / 3)

在一個企業中,幾乎所有重大決策都與財務有關,理財是企業管理中一個重要而且富含技巧的工作。作為企業高層領導,你可以不是財務專家,但必須對資金投向、效率、風險等關鍵問題有自己的判斷和把握,這樣才能抓住企業命脈,確保企業健康平穩的發展。

1整合預算避免浪費時間

常規預算不必再像許多公司所做的那樣,既昂貴又費力。隻要遵循幾個基本的準則,就會意識到預算是實現公司目標的有益工具。

——史蒂芬·柯維

在公司事務中,每年例行的編製預算,算得上是既費時又費力的“麻煩事”了。一些大型公司甚至要花費6個月的時間來編製預算,使預算的編製成為了一項無休無止的負擔。

那麼,怎樣編製預算才是正確的呢?

首先,企業高層領導必須把握有效預算的六個步驟。

(1)製定計劃

良好的預算建立在明確的業務和營銷計劃基礎之上。沒有計劃,企業就喪失了方向。沒有方向,預算就成了癡人說夢。

(2)明確目標

作為計劃的一部分,明確目標是預算程序中合理的、必不可少的一步。

(3)建立假設

預算的關鍵是建立合理的假設。費用預算也應按各個分項的合理組成部分來計算。可變費用可能因銷售活動而改變,管理費用可按某個合理模式計算。應該摒棄那種粗糙的預算方式:即將費用按一定比例增加,並平攤到全年中去。這對本年度晚些時候可能要做的分析毫無幫助。

(4)銷售預測

銷售預測應先於成本和費用預算。因為商業和營銷計劃是建立在對不斷擴展變化的市場假設基礎上的,所以應首先確定銷售額。

(5)采取措施

一旦調查結束,就應采取某種措施。如某項費用超出合理預算水平,則應該對此費用進行控製。在問題僅出在一個部門的情況下,修正措施的工作分派很簡單,但大多數情況下,問題涉及整個公司,那時就沒人願意負責解決問題了。因此,采取行動以解決問題的責任和權力就又一次落到了財務部門身上。

(6)效果評估

一旦發現了問題並采取修正措施後,就進入評估階段。這是一項長年累月、堅持不懈、隨時進行的工作。這項工作應成為工作重點,並成為日常工作。預算的監測常被作為占用時間、令人不快、造成不便的工作分派下去,這種情況司空見慣,令人遺憾。不要把控製和評估過程看成是擺弄表格中的數據,而應該將它視為總結經驗、改善經營的一項難得契機和重要任務。

此外,還應當把握整合預算的四個基本原則:

速度。將你一直使用的報表扔掉。現在有基於網絡的工具,它們能幫助你減少日常行政管理費用以及管理時間,且又能提供以往手製報表中所提供的信息。

準確性。傳統的思維認為完成預算過程的方式隻要使參與的人員減少,進而減少管理時間就行了。結果,許多公司將大量工作轉嫁到財務人員身上。而事實上,有關公司規劃的真實的、有意義的詳細情況,比如,新產品的開發數量,則被忽略掉了。隻有在最基層的管理人員才能在一個不斷變化的環境中提供諸如此類的最新的情況。解決的辦法是盡可能在預算程序中包羅更多的人,但參與的時間很短。

合作。決策者要始終如一地在個人層次上作出正確的管理和投資決策,從而確保在整個組織中互相合作。為了實現這種合作,要把決策者調動起來,建立強大的目標設定和運營報告機製,這樣可確保將經理們適當地調動起來,並作出準確的決策。

傳統預算耗費了企業高層領導大量的管理時間,因而我們要做的就是從傳統的費錢、費力和破壞性的預算程序中解脫出來,讓自己和員工的頭腦與桌麵都得到清理。記住,我們的目標不是要贏得預算遊戲的勝利,我們的目標是要戰勝對手。

2企業融資要量力而行

企業需要不斷融入資金。資金短缺可能造成生產停頓或項目流產,擺脫傳統思維中的虧損定義的局限,就能做出更明智的戰略選擇。

——馬丁·曼德

融資是公司發展的正常需要,這也是關係到公司生存發展的大事,一旦處理不好便可能帶來嚴重的後果。

那麼,企業高層領導在融資時,應注意哪些問題呢?

(1)籌資要有利於公司競爭能力提高

這主要通過以下幾個方麵表現出來:第一,通過籌資,壯大了公司資本實力,增強了公司的支付能力和發展後勁,從而減少了公司的競爭對手;第二,通過籌資,提高了公司信譽,擴大了公司產品銷路;第三,通過籌資,充分利用規模經濟的優勢,增加了本公司產品的市場占有率。公司競爭力提高,同公司能籌集來的部分資金的使用效益有密切聯係,是公司籌資時不能不考慮的因素。

(2)始終保持對公司的控製權

公司為籌資而部分讓出公司原有資產的所有權、控製權時,常常會影響公司生產經營活動的獨立性,引起公司利潤外流,對公司近期和長期效益都有較大影響。如就發行債券和股票兩種方式來說,增發股票將會對原有股東對公司的控製權產生衝擊,除非他再按相應比例購進新發股票;而債券融資則隻增加公司的債務,而不影響原所有者對公司的控製權。因此,籌資成本低並不是籌資方式的惟一選擇標準。

(3)籌資成本應低

籌資成本指公司為籌措資金而支出的一切費用,主要包括:①籌資過程中的組織管理費用;②籌資後的占用費用;③籌資時支付的其他費用。籌資成本是決定公司籌資效益的決定性因素,對於選擇評價籌資方式有著重要意義。因此,公司籌資時,就要充分考慮降低籌資成本的問題。

(4)以用途決定籌資方式和數量

由於公司將要籌措的資金有著不同用途,因此,籌措資金時,應根據預定用途正確選擇是運用長期籌資方式還是運用短期籌資方式。如果籌集到的資金是用於流動資產的,根據流動資產周轉快、易於變現、經營中所需補充的數額較小、占用時間較短等特點,可選擇各種短期籌資方式,如商業信用、短期貸款等;如果籌集到的資金是用於長期投資或購買固定資產的,由於這些運用方式要求數額大,占用時間長,應選擇各種長期籌資方式,如發行債券或股票、公司內部積累、長期貸款、信托籌資、租賃籌資等。

(5)籌資風險要低

公司籌資必須權衡各種籌資渠道籌資風險的大小。例如,公司采用可變利率計息籌資,當市場利率上升時,公司需支付的利息額也會相應增大;利用外資方式,彙率的波動可能使公司償付更多的資金;有些出資人發生違約,不按合同注資或提前抽回資金,將會給公司造成重大損失。因此,公司籌資必須選擇風險小的方式,以減少風險損失。如目前利率較高,而預測不久的將來利率要下落,此時籌資應要求按浮動利率計息;如果預測結果相反,則應要求按固定利率計息。再如利用外資,應避免用硬貨幣償還本息,而爭取以軟貨幣償付,避免由於彙率的上升,硬貨幣貶值而帶來的損失。同時,在籌資過程中,還應選擇那些信譽良好、實力較強的出資人,以減少違約現象的發生。

公司籌資都有其代價,這是市場經濟等價交換原則的客觀要求。正由於此,公司在籌資過程中,籌措多少才算適宜,這是領導必須慎重考慮的問題。籌資過多會造成浪費,增加成本,且亦可能因負債過多到期無法償還,增加公司經營風險;籌資不足又會影響計劃中的正常業務發展。因此,在籌資過程中,必須考慮需要與可能,做到量力而行。

3加強監控,防範內部欺詐

春秋時期,楚國令尹孫叔敖修建了一條南北水渠。這條水渠又寬又長,足以灌溉沿渠的萬頃農田,可是一到天旱的時侯,沿堤的農民就在渠水退去的堤岸邊種植莊稼,有的甚至還把農作物種到了堤中央。等到雨水一多,渠水上漲,這些農民為了保住莊稼和渠田,便偷偷地在堤壩上挖開口子放水。這樣的情況越來越嚴重,一條辛苦挖成的水渠,被弄得遍體鱗傷,麵目全非,因決口而經常發生水災,變水利為水害了。

麵對這種情形,曆代行政官員都無可奈何。每當渠水暴漲成災時,便調動軍隊去修築堤壩,堵塞漏洞。後來宋代李若穀出任知縣時,也碰到了決口修堤這個頭疼的問題,他便貼出告示說,“今後凡是水渠決口,不再調動軍隊修堤,隻抽調沿渠的百姓,讓他們自己把決口的堤壩修好。”這個布告貼出以後,再也沒有人偷偷地去掘堤放水了。

企業管理總是有漏洞可尋的,一些員工甚至可能為了自己的私利而做出損害團隊利益的事情,在這種情況下,建立嚴格有效的監督內控機製來保護公司資產就非常重要了。就像故事中李若穀做的那樣,建立嚴格製度,不許有人混水摸魚。

“千裏之堤,潰於蟻穴”,很多公司因為監控不力,資產被內部的員工監守自盜,造成不可估量的損失。而除了財務的損失外,這種事件的發生使得員工對於公司的信心和管理層的能力、誠信都產生懷疑和動搖,這種負麵影響對公司的長遠發展是不利的。

為了企業長期良好的發展,公司要製定能夠防範資產流失的內控機製並且加以悉心維護。畢竟不能僅僅依靠人的道德自律,隻有規範的製度才是強化員工道德和使公司的安全得到保障並運作良好的基石。

整個工作應從製定詳盡的安全計劃入手,同時管理層的要求和支持對整個計劃的實施是非常重要的。最好的辦法是從各部門員工處獲取支持,以使計劃能夠覆蓋所有主要的職能部門,這是保護公司資產的關鍵所在。

(1)財務管理控製

會計控製是公司內控機製的最重要部分。會計係統,特別是與其他業務(比如存貨管理)相關的係統,其本質是提供內部控製機製,以跟蹤資產並對有疑問的行為進行交叉核查。這樣就使得會計部門成為公司內部控製計劃的關鍵部門。

內控計劃可能有不同形式,但都應含有以下基本內容:計劃要將運營職責在各部門間相互分離,特別是那些直接控製資產的部門;員工應能勝任所負職責;所有交易記錄和資產監管應分開管理。