1793年6月20日，馬戛爾尼使團到達老萬山群島。
當天，斯當東四人乘坐“印度斯坦”號直奔澳門。第二天，斯當東四人到達澳門附近的一個小島。一如之前的預料，斯當東遇到了麻煩，葡萄牙人非常緊張，斯當東隻有秘密跟大不列顛東印度公司廣州秘密與監督委員會接頭。斯當東將馬戛爾尼的一份公文交給秘密與監督委員會，這份公文是荷蘭巴達維亞政府寫給澳門荷蘭商館主任的，巴達維亞希望荷蘭澳門商館不要對馬戛爾尼使團搞陰謀。
23日，斯當東四人回到了老萬山群島，當天使團船隊拔錨起航，直奔舟山。26日，粵海關監督盛住派了一名官員到澳門，希望能夠得到使團的確切消息，包括特使隨從的名字、禮物清單、國王船隻及軍隊數目等。事實上，署兩廣總督兼廣東巡撫郭世勳早在5月15日，已經命令萬和行老板蔡世文到澳門打探使團消息，蔡世文擔心錯過做生意，老大不願意，到澳門走了一遭，一無所獲。
梁棟材聽聞馬戛爾尼沒有停泊澳門，欣喜萬分。梁棟材已經掌握了一個確切的消息，葡萄牙澳門市政廳已經多次召集秘密會議，商討馬戛爾尼船隊到達澳門後的對策。葡萄牙駐澳門總督花露連番三次召集秘密會議，主要是因為花露已經從北京得到消息，馬戛爾尼船隊要經過澳門，到廣州跟秘密與監督委員會會合。花露得到消息後，於1792年12月22日，向葡萄牙裏斯本宮廷發出了一份密信：
英格蘭人再次向中國派遣使節，據說已任命馬戛爾尼勳爵乘軍艦直接去北京，並有兩艘巡洋艦護航。不久前剛派遣一隻常規艦隊去廣東，那裏已有17艘艦船，其中一艘船上有三位專員來此常駐，負責有關使團的政治事務，解決這方麵的問題。要求允許英格蘭人在廣東定居是該使團的目的，一旦得逞（對此我毫不懷疑，因為在那個宮廷內我們沒有人能阻止這項計劃），對澳門這個鄰居不可小覷，我們必須未雨綢繆。
葡萄牙人不愧是海盜出身，將對手的情況摸得一清二楚。花露在信中還對英格蘭艦船的活動做了詳細陳述。梁棟材甚至判斷，花露寫給裏斯本宮廷的密信，表明他對英格蘭使團的情況了如指掌，跟欽天監的索德超有莫大的關係。這是一個危險的信號，索德超是和珅的頑疾治療者，和珅是乾隆皇帝的寵臣。索德超利用和珅的關係，將英格蘭人的情報透露給花露。葡萄牙人在澳門對英格蘭人張網以待，目標就是要破壞掉英格蘭人在廣州取得定居的計劃。
梁棟材有充分的理由作出這個判斷。早在1792年10月18日，署兩廣總督郭世勳給乾隆皇帝上了一份密折。密折說粵海關跟兩廣總督接到蔡世文的稟報，有英夷波朗、亞裏免、質臣三名求見。在接見後，才知道是英格蘭要派遣使臣來大清，當即奏明朝廷，且附上“國事字稟二紙”。“國事字稟二紙”事實上是東印度公司董事會主席巴林寫給兩廣總督的一封信，告知馬戛爾尼使團訪問中國，希望能與北京政府溝通，加強兩國之間的貿易。
1792年12月3日，乾隆皇帝收到郭世勳的密折是萬分的高興。早在康熙年間，英格蘭就被《皇清職貢圖》、《大清會典》列為朝貢國家，當然，圖上還有荷蘭、俄羅斯、西班牙、葡萄牙。這些乾隆皇帝腦子裏的蕞爾小國都已經來孝敬了，就剩下英格蘭這個萬裏之遙的蠻夷小國沒有來孝敬。乾隆皇帝八十歲生日的時候錯過了，沒想到英格蘭國王還是個大孝子，居然誠惶誠恐地要給老子補禮品。乾隆皇帝看著郭世勳的密折，美得不行：
咭唎總頭目官、管理貿易事百靈（巴林）謹稟請天朝大人鈞安。敬稟者，我國王兼管三處地方，向有夷商來粵貿易，素沐皇仁。今聞天朝大皇帝八旬萬壽，未能遣使赴京叩祝，我國王心中惶恐不安。今我國王命親信大臣，公選妥幹貢使馬戛爾尼前來，帶有貴重禮物進呈天朝大皇帝，以表其慕順之心，惟願大皇帝恩施遠夷，準其永遠通好，俾中國百姓與外國遠夷同沾樂利，物產豐盈，我國王感激不盡。
乾隆皇帝手上的“國事字稟二紙”根本就不是巴林的原稿，已經經過多次的翻譯潤色。郭世勳早在1792年9月20日，見到了密折中所說的波朗、亞裏免、質臣三人。三人的真實身份是大不列顛東印度公司廣州秘密與監督委員會委員，三人將巴林的書信交給郭世勳。書信有兩個版本，一個是全英文的，一個是拉丁文的。郭世勳看著彎彎曲曲的書信就一腦子糨糊，馬上找了翻譯的通事，將兩個版本的書信都翻譯了。拿到翻譯稿，郭世勳一身冷汗。
巴林的信在一開始就寫道：
“我們那最高貴的國王，那統治大英、法國、愛爾蘭等等至高無上的喬治三世，他的威名遠播全世界的每一個角落。”
信中還用國王的親信、最高級等詞來形容馬戛爾尼。信中沒有一句恭維大清帝國的話，隻說使團到中華帝國北京朝廷，是要與中國皇帝開展友誼，改善倫敦與北京朝廷間的聯係、溝通和往來，加強兩國子民間的商貿。
大不列顛東印度公司的目的是要提高“大英帝國和中國兩國的利益，並為兩國建立永久的和諧關係及聯係”。巴林甚至在信中要求中方配合，並對馬戛爾尼使團做出“恰當的接待”。
郭世勳被巴林大逆不道的書信弄得膽戰心驚，不呈報皇帝，那是欺君，直接呈報皇帝，那是大不敬。郭世勳把自己一個人關在書房，對巴林的書信進行了全麵的修改，將中國全部改成“天朝”，中國皇帝改成“天朝大皇帝”，兩廣總督改成“天朝大人”，將中國子民改成“天朝國人”，將英格蘭中所有的狂悖“大英帝國”改成“本國”或者“我國王”。郭世勳還自作主張，將使團改成了貢團，禮品改成了貢品。一切都修改好後，跟粵海關監督盛住一起署名，快遞到了北京。