具體來說，這種低效主要是由以下幾個方麵引起的：
一、信息傳遞不完整
信息傳遞不完整是指溝通者在傳遞信息的時候，將一些重要信息或者關鍵信息隱藏起來，或者認為某些信息不重要而遺漏，結果導致接收信息的一方無法獲得全麵的信息，從而做出錯誤的判斷，或者陷入困惑。
比如有個管理者給下屬下達指令，讓下屬務必盡快整理好會議記錄。這個指令看上去沒什麼問題，但卻沒有給出必要的信息提示，是這周的會議記錄，還是這個月所有的會議記錄？“盡快”是多久，是兩天，還是三天？
又比如有人給妻子發去一條信息：“明天出去旅遊，晚上準備一下。”對於妻子來說，這條信息很不完整，去哪裏旅遊？和誰一起旅遊，是否帶上父母？什麼時候出發？這些信息都不確定。
信息傳遞不完整，會導致很多不確定因素出現，這樣一來信息接收者隻能再次詢問，這樣就增加了溝通的時間成本。溝通反反複複，自然降低了效率。
二、信息衰減
信息衰減指的是信息在傳遞的過程中不斷減少，難以一次性將所有信息傳遞給接收者。比如，很多人有很多信息要告知他人，可是由於表達不好，導致信息丟失了一部分，而他人在接收信息並向外界轉述的過程中又遺失了一部分信息，最終使得信息傳輸大打折扣。一般情況下，在組織內部，由於溝通層級過多，信息溝通會在傳遞過程中逐層遞減，這樣信息接收的一方可能就無法理解信息發布者的真實意圖，以至於雙方不得不重新開始交流。
比如總經理針對某個項目提出了二十個指示，到了部門經理這兒可能變成了十八個，到了部門主管這兒變成十四個，而主管傳給執行者時隻剩下十二個指示了。執行者在執行任務的時候就可能遺漏了很多重要指示，導致工作難以達標。
三、信息謬誤
信息謬誤是指信息在傳遞過程中出現的異變情況，某一方發布的信息是A，但是在傳遞的過程中發生了異變，到達接收者那兒時變成了B。引發這種情況的原因一般有以下幾種：信息發布者表達能力不行，或者信息編碼能力不行，導致信息出現歧義，信息接收者無法理解；信息接收者理解能力不行，或者信息解碼能力不合格，導致自己產生了理解上的偏差；信息傳遞過程中出現了中間階層，而中間的傳達者扭曲了信息發布者的意圖。
信息謬誤是引發低效溝通的一個常見因素。在日常生活中，很多人都遭遇過類似的問題。由於信息傳遞過程中產生了表達或理解上的偏差，整個對話出現了偏移，信息接收者無法和信息發布者保持一致。
信息不完整、信息衰減、信息謬誤等情況往往和個人的表達能力、接受理解能力有關，也和個人的溝通態度有關。有的人溝通時不認真，或者對溝通不抱太大希望，又或者不喜歡與某人進行交流，就會在主觀上排斥溝通，導致表達不用心，或者接收信息時產生反感。