許多人都會發現自己在溝通的時候常常陷入困境，而有的人說話總是很有條理，很有邏輯，看起來就像是提前安排好了一樣，整體顯得很有章法。其實善於溝通的人往往都會事先進行安排，製訂溝通計劃，這是他們保持從容不迫的重要原因。在一些比較重要的會麵和談判中，製訂計劃就顯得尤為重要。
在華爾街有一條不成文的規定，當某個人想要說服路人進行投資的時候，一定要在開口之前想好自己要說些什麼以及怎麼說，而不是簡單地遞出自己的名片：“您好，我是×××，請問有興趣投資基金嗎？”
人們常常忽略計劃的重要性，認為計劃隻用來應對一些重大事項，解決一些比較複雜的情況。但事實上事事皆可計劃。隻要人們去想，生活中絕大多數事情都是可以納入到計劃當中的，溝通也不例外。高效溝通應該是一種有計劃的表達方式。簡單來說，溝通者在表達自己的想法之前，應該對談話內容進行精心的規劃，重點明確自己要說些什麼，以及怎麼去說。如果延展開來，那麼和誰溝通、在哪兒溝通、什麼時候溝通都需要進行計劃。隻有這樣才能完善自己的溝通模式。
很多時候，如果雙方約定了要進行溝通，或者都有意向通過溝通交流來解決某項問題（比如談判），那麼最好的方法就是提前製訂溝通計劃，包括明確談論的話題，明確溝通的時間，明確溝通的參與者（是否需要帶上支持者或者第三者），明確各自的立場，明確各個流程和相應的準備工作。在雙方都約定的情況下，人們可以通過製訂計劃來提升溝通的效率。
比如兩家公司準備協商解決競爭中的矛盾，希望減少或化解矛盾，那麼雙方就可以約定一個具體的對話時間和地點。彼此進一步做好計劃，了解自己應該如何提出自己的想法，該如何說服對方，並且在必要的時候準備更多的談判資料。不僅如此，還需要確定對方的需求，明確雙方之間的矛盾，明確產生分歧的那些話題。在合作談判中往往也是如此，為了確保自己在溝通中獲得更多的主動權和優勢，人們需要提前製訂相應的計劃。
在一些非正式且非雙方約定的溝通模式中，個人同樣可以製訂計劃，包括物色合適的溝通對象，確定合適的談話主題等。許多出色的商人熱衷於一些重要的社交派對或者一些社會性的活動，但他們從來不會盲目前往，而是提前了解誰會參加這些活動，看看這些人當中有沒有潛在的合作夥伴，又有誰是值得做生意的，然後他們就會提前擬定一份社交名單，將自己準備聯係的人的名字記下來。不僅如此，他們會根據活動的流程來安排自己的社交、溝通流程，甚至還會針對自己的談話內容對流程進行細化——為心儀的社交對象準備的禮品以及要說的話。從什麼話題開始，什麼時機引出自己的想法，將要談論什麼項目，期望獲得的合作模式和報價。他們有時候會在口袋裏裝上一張小字條，上麵簡單標注自己在活動中要說的話、要做的事情，以及做事的流程。
溝通計劃就像是溝通活動的重要指導文件，它可以有效指導人們的具體活動，讓人們按照預先設定的步驟去做事。但是一些人會認為，由於每一個人都不可能完全掌握話語主動權，也不了解他人會說什麼話，不知道溝通過程中可能出現什麼變故，因此計劃的可行性並不高。有時候人們更需要應變力，在接收到信息後再按照自己的標準處理信息，決定自己接下來需要重點談論什麼話題，哪些話題最好不要涉及，自己應該如何看待自己和對方，當雙方出現問題的時候要不要繼續溝通下去……
這樣做的確有一定的合理性，也符合現實的需求，但這並不意味著計劃就不重要，甚至沒必要存在。對於那些出色的溝通者來說，他們必定會對他人的溝通模式有基本了解，會對可能出現的問題進行猜測。在計劃自己應該說些什麼的時候，通常涉及優勢策略（在多種溝通模式中選擇最優的那一個）的選擇問題。他們會提前豐富自己在談話中所要麵對的優勢策略選擇。這些優勢策略完全可以推導出來，當然這需要強大的邏輯思維和推理能力。而為了讓自己保持一個更好的狀態，溝通者可以提前製訂溝通計劃書，將話題、內容、步驟、方式擬定成一份計劃書。
有一點需要特別注意，並不是所有的溝通都要在事前製訂計劃，很多計劃方案本身就是為了應對一些相對複雜或者重要的溝通情況。一些比較簡單的對話，親人朋友之間的日常溝通就可以隨意一些，沒有太大的必要在事前製訂計劃。