在溝通之前，盡可能把握溝通對象的信息，是高效溝通的前提。畢竟隻有了解對方的相關情況，掌握對方的相關信息，才能在溝通和對話中找到突破口，把握住最佳的話題。
對於那些優秀的溝通者來說，事前的準備工作中，最重要的一項就是盡可能多地收集對方的個人信息。要了解他人首先要了解“對方是什麼人”。這裏主要是指弄清楚對方的姓名、職業、年齡、工作狀態、工資水平、相關成就、生活習慣、擁有的資源，這些信息是人們展開對話的基礎。了解這些基本信息，才不至於在談話中陷入無話可說的境地，出現尷尬的場景。收集並了解他人的基本信息，了解對方主要做什麼，無疑會讓自己對他人有一個比較明確的定位。這種定位決定了雙方之間的基本交流。
比如在準備與客戶談論合作事宜的時候，一方通常需要主動調查和了解客戶的基本情況：客戶的名字、客戶主要從事什麼工作、客戶的生意怎麼樣、客戶之前的合作記錄如何……人們在展開合作對話之前，就應該製訂客戶檔案，並推測出客戶的發展前景和薪酬福利狀況變化，相關的規劃、政策和製度、盈利能力等。不僅僅是合作時需要收集，競爭對手之間也需要對基本信息進行收集。畢竟隻有了解自己的對手是什麼人，才能夠更好地與之進行溝通和對話。
哈佛大學有位非常博學的教授。許多人在拜訪他之前都對此有所懷疑，但拜訪他之後都堅信不疑地認為他是一個知識淵博的人。因為無論拜訪者是誰，他都可以針對對方的特長提出很有深度的見解。這樣出色的能力讓所有人都感到驚訝。他們都認為這位教授是一個無所不能、無所不知的全才。但事實上，真相非常簡單：當教授得知拜訪者是誰的時候，就會特意打聽對方的特長和性格特征，了解對方是什麼樣的人，然後預先針對這些特長查閱大量的資料，因而能夠在談話過程中拓展話題的寬度，挖掘話題的深度。這使得他每次都可以與客人侃侃而談，並且說到對方的心坎裏去。
管理學家戴維·艾倫在《盡管去做：無壓工作的藝術》（Getting Things Done）這本書中說道：“把所有事情都從你的腦袋裏弄出來。在事情剛出現時就做好相關行動的一係列決定，而不是在事情爆發的時候。以合適的類別組織好項目的各種提醒以及下一步行動。保持你的係統更新和完整，及時進行回顧，使你在任何時候都能信任你的係統和對任務的處理。”
除了掌握對方的基本信息，了解對方是什麼人，還需要了解對方有什麼需求。重點了解對方的溝通需求。換句話說，溝通者準備以何種方式引起對方的興趣。事實上，隻有把握了他人的需求，才能在溝通中掌握更多的籌碼和主動權，讓他人產生進一步溝通的意願。他人需要什麼，對什麼感興趣，是個人參照係統中的一部分。了解其他人的具體需求，就可以重新組織自己的信息以迎合對方的需要。