這種需求可以是精神和情感上的，也可以是物質利益上的。無論是哪一種，溝通者都需要提前對溝通對象進行了解和調查，弄清楚對方的現實需求，然後才能對症下藥。許多人常常不注意事前調查，溝通時隻是按照自己的理解去說，按照自己的立場去要求對方怎麼做，這樣往往會讓自己失去溝通的方向性和針對性。
有個工程師發現了一項新的合成技術，可是由於缺乏研究和運作資金，他的實驗室難以維持正常的運轉。這個時候，他準備邀請一些企業家進行合作，請他們為自己提供更多的資金支持。為此他舉辦了一個簡單的聚會。在聚會上，工程師花費了很多精力介紹自己的新技術，並認為將會有很多領域運用這項技術。可是一些心儀的大企業家並未表現出足夠的熱情。在他們看來這項技術似乎並沒有什麼太大的用處。
看到大家的態度都很冷淡，工程師意識到這項技術更多時候停留在理論上，而企業家看重的是自己的產品是否能夠贏得市場的關注，關心的是技術能否給自己帶來高額的回報。工程師的這次聚會並無收獲，但是他事後主動了解了這些公司的產品類型和市場規劃，了解了對方的現實需求。其中一家玻璃公司引起了他的注意。這家公司準備開拓歐洲市場，但是他們的玻璃製造成本一直居高不下，產品也並不比歐洲企業更好，因此不敢盲目出擊。不久之後，他給這個玻璃製造商發了一封郵件，在郵件中工程師特意說了這樣一句話：“我知道你們的玻璃準備開拓歐洲市場，我想我們可以合作。我最新研發的合成技術可以用於玻璃製造，它可以讓玻璃的重量減輕20%，硬度提升30%以上，成本則會降低25%。”
這封郵件發出後不到兩個小時，製造商就給工程師打來電話，表示希望見麵討論合作事宜，並且願意投資幾百萬美元的研發資金。
不論是對方是什麼人，還是對方的現實需求，溝通者都需要進行全方位的了解，然後提前製訂一個簡單的信息資料庫。這個信息庫能夠有效幫助人們掌控好溝通的方向。等到溝通結束之後，溝通者可以將溝通中獲得的信息納入到信息庫中，完善對方的信息，為下一次的溝通奠定更好的基礎。這個信息庫中不僅包含了上麵的內容，還應該包括演說稿、通信文件、演示材料、問題回答單及分發資料等，掌握這些才能真正製造完善的信息庫。