（2）鄭重接過對方的名片
接名片時，必須用雙手以示尊重。接過名片之後，不可隨手亂放，也不可拿在手中折疊玩弄，要確認一下名片上所列對方姓名、公司名稱等，給對方受重視的感覺。
（3）準確判斷來客的身份
通常，可以將來客分為幾類：第一，客戶；第二，工作上的夥伴，搭檔；第三，家屬，親戚；第四，私人朋友；第五，其他。在沒有預約的情況下，通常可按照以上順序來決定會麵的緩急、先後。
（4）帶路時走在客人前方2~3步遠的位置，靠邊引導
給客人帶路時要留意對方的步伐，並注意引導，可以說：“請往這邊走”；乘坐電梯時，要讓客人先上先下；開門關門時留意手不要交叉，或背著手開門。手把在右側的門，要用左手開，反之用用右手開，這樣姿勢會更優美。若是門向內開，秘書要先進去，然後用手按住門，等客人進來後再鬆手，而且開門之前應說“請進”。
（5）初次與上司見麵的來客，要代為介紹
客人與上司見麵後，秘書應該先把來客介紹給上司；如果客人的身份較高，則最好先向來客介紹上司。若無特殊情況，秘書在介紹完來客後要主動離開上司的辦公室，方便兩人談話。
【秘書升職術】 接待客人是秘書的重要工作之一。這時，秘書作為公司的形象代表，行為舉止一定要合理、得體，展示出絕佳的職場風範。
8. 接待外賓時有哪些禁忌
由於國家、民族文化差異，秘書接待外賓時有許多禮儀、禁忌等方麵的限製。掌握其中的規則和要義，才能得體地應對各種場麵，為領導增光添彩。
（1）做好準備工作。在外賓到達之前，應盡量了解清楚接待任務、性質和要求，包括外賓國籍、風俗習慣、到達時間及人數等，以便有針對性地搞好服務工作。
（2）養成守時的好習慣。嚴格遵守時間，不遲到、早退，或無故缺席，否則須事先向主辦單位負責人或外賓說明情況及理由。
（3）舉止得體，言行文明。在外賓麵前，舉止要文雅，不要摳鼻、張嘴剔牙、挖耳、伸懶腰、哼小調等。盡量不要打哈欠，打噴嚏時應轉開身子或偏轉下臉，用手帕捂住嘴，避免發出大聲。在外賓麵前不可高聲喧嘩，走路不要勾肩搭背。遇事可加快腳步，但不要慌張奔跑。
（4）尊重外賓的生活、風俗習慣，對外賓的服飾打扮、形貌、動作、表情等不要評頭論足，更不可譏笑或做出怪異表情。
（5）遇到熟悉的外賓，要主動友好地招呼致意。若看到外賓失足跌倒，應迅速上前扶助，不要無動於衷，更不可譏笑。
（6）與外賓用餐，不要狼吞虎咽。咀嚼和喝湯時不要發出響聲；喝酒時，嚴格控製酒量，如喝酒易臉紅，應改喝飲料。
（7）不要私自接受外賓的禮品，更不能暗示外賓送禮，並嚴格遵守組織對外交往的規定與製度。
【秘書升職術】 與外賓麵對麵，秘書必須注意風俗習慣的差異，在此基礎上全麵做好接待事宜，給對方留下良好的印象。
9. 簽字儀式應注意哪些方麵
簽字儀式是各種組織之間通過談判，對某專業領域的合作事務達成的協議進行書麵簽字，以確定其法律依據的活動。在商務活動中，當雙方或多方就某一重大事件達成協議時，往往要舉行簽字儀式。
（1）做好準備工作
雙方經過談判達成的協議、合同等，在舉行簽字儀式前，必須最後定稿；同時，還要準備簽字用的文具（如簽字筆、墨水、硯台、吸水紙等）、代表雙方組織的旗幟或標誌牌等物品。
（2）簽字人員安排
按照慣例，參加簽字儀式的基本上是雙方參加過會談的全體人員，但雙方參加人數和身份應大體相同和相當。在儀式進行之前，雙方還應商定各自的助簽人員。
（3）簽字場地的布置
一般在簽字廳內放一張長桌做簽字桌，桌麵鋪深綠色台布，以麵門方向為準，座位按照主左客右的慣例安排，座前擺放簽字雙方各自保存的文本，文本上方分別擺放簽字文具。國際商務談判協議的簽字桌中間擺一個旗架，懸掛簽字國雙方的國旗。
（4）舉行簽字儀式
參加簽字儀式的雙方人員進入簽字場地時要互相致意，並按照主左客右的原則一起進入座位。雙方的助簽人員應分別站立在各自的簽字人員外側。簽字人簽字時，先在自己保存的文本上簽字，然後由助簽人員交換文本，請簽字人在對方保存的文本上簽字。雙方在對方保存的文本上簽完字後，應同時站立起來交換文本，然後相互握手。一般還要安排禮儀小姐端來香檳酒，雙方舉杯慶賀，共祝雙方合作成功。
【秘書升職術】 簽字儀式雖然很短，但是接待活動的成果和高潮，要認真籌備，確保圓滿。同時，這是檢驗秘書辦事能力的試金石。
10. 如何做好機關辦公室秘書
機關辦公室是一個部門不可缺少的重要部門，之所以重要是因為辦公室具有管理服務、綜合協調、監督指導、參謀谘詢等多項職能。這些職能發揮得好壞，對部門的全局工作有著直接的、重要的影響。如何做好機關辦公室秘書？應做到“一快”“一實”“兩勤”“一博”“三心”，以及處理好辦公室工作的“四個關係”。
（1）“一快”，即辦事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風疲遝，時間觀念不強，是影響工作效率的主要因素。機關辦公室秘書必須切實做到當日事當日畢，急事急辦，特事特辦，及時完成領導交辦的工作。
（2）“一實”，即求實。機關辦公室秘書作風要踏實，不弄虛作假，不可無中生有，不能搞形式主義，不做表麵文章，始終堅持實事求是的辦事原則。
（3）“兩勤”，即腿勤、口勤。機關辦公室秘書應經常到各部門走走，遇事多問問，有用的資料多記記，別人的意見多聽聽，做到心中有數，這樣做起工作來才能得心應手。
（4）“一博”，即博學。機關辦公室秘書必須勤學苦練，博采眾長，使自己成為“雜家”，成為複合型人才。
（5）“三心”，即耐心、專心、細心。機關辦公室秘書做工作時要專心，不能三心二意，要仔細研究，能夠深入進去。平時工作中還要細心，多觀察，多思考，自覺找出工作中的漏洞和不足，以不斷改進。
（6）“四個關係”。做一個好的機關辦公室秘書，一定要處理好“專”與“博”的關係，既要成為機關辦公室自身業務的行家，又要了解各類知識，做到博學多藝；處理好“動”與“靜”的關係，既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質做好每一件事，更要注意事後的反思；處理好“虛”與“實”的關係，既要虛事實做，又要從實事中抽象理性的東西；處理好“忙”與“閑”的關係，既要忙而不亂，又要在相對輕鬆時注意平峰填穀。
【秘書升職術】 要想做好機關辦公室秘書，就要仔細研究辦公室的各項職能。根據機關辦公室職能的要求，辦公室應有一批政治素質與業務素質都過硬的秘書。辦公室秘書要不斷學習，提高自身素質，這樣才能適應機關辦公室工作的需要。