（2）會議記錄的格式
第一，會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數或次數、時間、地點、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
第二，會議內容：由會議議程、議題、討論過程、發言內容、決定事項等組成。會議記錄的結尾沒有固有程式，以“散會”“結束”“完”等標注均可。
（3）會議記錄使用的工具
會議記錄可采用統一製發的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍墨水的鋼筆或經國家檔案局鑒定可用於檔案書寫的圓珠筆。
（4）會議記錄的技巧
一般說來，做好會議記錄要堅持四個基本原則：一快、二要、三省、四代。一快，即書寫運筆要快，記得快；二要，即擇要而記，主要記錄會議議題、主要領導發言的中心思想、會議決定等；三省，即在記錄中正確使用省略法；四代，即用較為簡便的寫法代替複雜的寫法，比如用姓代替全名，用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字等。
【秘書升職術】 會議記錄工作的質量，不僅直接影響接下來的會議精神傳達，也會影響日後轉化為檔案的質量。做好會議記錄工作，有利於訓練秘書出色的信息把握能力。
3. 陪同領導出訪的注意事項
秘書陪同領導出訪，雙方的配合情況直接影響到組織的形象、利益。在有重要的契約或接受訂貨時，秘書陪伴領導左右需注意以下兩種情況：
第一，出訪對象與領導有密切關係。
在這種情況下，秘書應站在輔助的地位，配合領導辦事。當對方與領導談話時，秘書應該細心傾聽。如果對方向秘書提問，要直接或間接地征詢領導的意見，然後給予恰當的答複。如果舉行談判，秘書要起到調節氣氛的作用，注意營造和諧的談判氛圍。在商談結束時，無論是否達成一致意見，都要保持淡定，努力盡賓主之儀，親切地道別。
第二，被邀請訪問熟悉的客戶或單位。
對於一般關係的出訪活動，秘書要牢記“不越位”。也就是說，秘書應該將自己置於領導和客戶之間的中間人立場，使領導有許多講話的機會。賓客雙方交談時，要注意幫助領導掌控局麵。氣氛過“熱”時，適當地“降溫”；氣氛過“冷”時，不時地“加溫”。要懂得適度地轉移話題，解除尷尬，才不失為中間人的身份。總之，當領導向對方提問時，秘書可以若無其事地推動；當領導交談的內容不當或有必要進行更正時，秘書應該默契地助領導一臂之力。
【秘書升職術】 在陪同領導訪問客戶時，做秘書的你如果能配合他們，尊重他們，不僅能增進上下級的關係，在客戶眼中看來，則是認為你是一個應對得體的好“幕僚”，從而提高公司的信譽。
4. 秘書隨從事務的工作程序
秘書隨從事務的類型很多，諸如隨領導進行商務調查研究、隨領導出席會議、談判、商務出訪。隨從事務往往內容、時間長短不同，但其工作程序都大致雷同。
以隨從領導出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：
第一，準備階段。
當領導確定出訪後，秘書要在出發前做好充分的準備工作：
（1）材料準備。秘書要了解商務出訪的意圖、目的；出訪的內容和重點；聽取領導關於預備工作的指示，印發出訪方案和日程安排；與邀請單位聯係，使其有所準備。
除此之外，秘書還要準備有關出訪地區的地理、氣候、交通情況以及風土人情方麵的資料。
（2）物質準備。秘書要攜帶辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。
第二，出訪階段。
（1）處理好日常事務。隨從秘書要主動處理日常的事務工作。要主動協調人事、時間、地點等方麵的矛盾，盡量做到事半功倍，提高效率；還要盡可能保證領導的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。
（2）主動提出建議。在出訪階段，隨從秘書如發現問題，應主動向領導提出如何處理的建議。
（3）及時同企業聯係。在領導出訪期間，秘書要同企業及時溝通信息，保證領導與企業之間信息的交流。