第五章 秘書的情商比智商更重要(3 / 3)

(3)及時感謝他人

取得成績後要感謝同仁的協助,不要認為都是自己一個人的功勞。尤其要感謝領導,感謝他的提拔、指導。口頭的感謝雖然缺乏實質的意義,但聽者心裏會很愉快,也就不會妒忌你了。此外,即使你在工作中沒有得到他人切實的幫助,也要懂得感謝,雖然這隻是一種表麵的客套形式,卻可以使你避免成為他人攻擊的對象。

【秘書升職術】 人們常說:“有福同享,有難同擔。”對秘書來說,在工作上有特別的表現,並且得到應有的獎勵和榮譽,一定要懂得和大家分享。否則,不諳熟人情世故,很容易引起他人的反感,從而為人際關係帶來障礙。

5. 讓犯錯的領導明白錯誤

秘書在輔助領導工作的過程中,一定會遇到對方犯錯的時候。如果他意識不到自己的錯誤,就要采取恰當的方式讓其知曉,並確保你的利益和地位不受傷害。對秘書來說,這是一門玄機很深的大學問。

(1)準確判定領導的錯誤

在采取行動之前,首先要確定這是領導的錯誤,並且確定這個錯誤需要補救。需要謹記的是,別因自己的不高興而誇大領導的錯誤。在指出領導的錯誤時,要試著采用委婉的方式,不要讓對方誤會你不給他留麵子。

(2)尋找合適的時機、合適的場合

在確定是領導的錯誤後,不要心急,必須要找個恰當的時機和場合來提醒他。比如:可以觀察領導的心情,在他心情大好時溝通總是最有效的,此時他也容易接受你的意見。切忌,千萬不要在公共場合裏公開領導的錯誤,否則會讓他很沒麵子。你可以在人群散去後,再私下找對方詳談。

(3)千萬不要開門見山

有了好時機、找到適當的場合後,千萬不能直接奔主題,一定要選擇適當的開頭語。比如:“我是為了公司營運著想”或“我非常尊敬您”之類的話,同時還要說,“對不起,我知道我那裏沒做好”,並把領導的錯誤輕描淡寫地說出來,從而讓他明白你的良苦用心。

(4)以退為進的溝通

將領導所犯的錯誤說出來之後,隻需任其自由處理即可,千萬不要表達出你“對或錯”的判斷。這樣,才能彰顯你提供幫助,而非構成威脅的朋友角色。

【秘書升職術】 聰明的秘書懂得,領導犯了錯的時候,一定要給對方一個台階,滿足其好麵子的心理。有了這種互動,領導才會給予你關照,在重視中增加重用的可能。

6. 應對上司的不合理要求

懂得拒絕別人,既不讓對方尷尬,也不讓自己被動,是一種高超的人際智慧。能把“不”說到這種境界的人,是具備高情商的表現。對秘書來說,當上司提出不合理要求時,應該如何應對呢?

(1)因工作量太大而不勝負荷時

可以請求上司幫自己定出先後次序:“我有3個大型計劃,10個小項目,我應先處理什麼呢?”隻要上司懂得體會你的認真謹慎,自然會把一些細枝末節的工作交給別人處理。

(2)因為個人原因,未能應付額外工作時

將實際的工作情況彙報給上司,然後向他保證,自己會盡力把正常的事務處理好,但是超額的工作則不能應付了。同時,在上班的時候,還要注意提高工作效率,全力以赴,以此來贏得上司的信任。

(3)當上司要求你做違法或違背良心的事時

要直白地表明自己對這些要求感覺到不妥,或者可以堅定地對上司說:“你可以解雇我,也可以放棄要求,因為我不能突破做事的底線。”如果遇上講道理的老板,他自然會因理虧而放棄對你的要求。但是,如果秘書絲毫沒有提出反對意見,不能堅持自己的價值觀和做人原則,那就隻會迷失自己,最終斷送前途。

(4)當上司製定的工作時限不合理時

工作時限超出了自己的能力,秘書要從實際出發,告訴上司這項工作內容的繁重,同時給上司一定的時間去思考和決斷。

【秘書升職術】 秘書對上司說“不”,不僅要有勇氣,更要有智慧,有勇無謀地拒絕非但達不到目的,還有可能為自己招來更大麻煩。委婉表達拒絕比直接說“不”,更讓人容易接受。