“筆杆子”是秘書戰鬥的武器。一個寫作能力不過關的秘書，其職業前景是無法想象的。古往今來，具備高超的文字寫作水平是秘書贏得領導賞識，並勝任崗位工作的重中之重。
秘書須知名言
站起來能說，坐下來能寫，走出去能幹。
——資深秘書培訓師
用寶劍未能完成的事業，我將用筆杆來完成。
——巴爾紮克（法國作家）
引 子
醫院秘書怎樣做好會議記錄
在會議中，秘書需要把會議的組織情況和具體內容如實、準確地記錄下來，從而形成會議記錄。做好會議記錄，不能僅僅“照葫蘆畫瓢”，秘書必須經過較長時間的鍛煉和經驗積累，才能出色完成任務。一位醫院秘書總結這方麵的經驗，提出了下麵幾點建議：
第一，具備高度的責任感。
醫院辦公會議往往隻有單位領導、部分負責人才有資格參加，涉及的內容也是醫院發展方向、科室改革、人事任免、人員獎懲方麵的重要議題，因此秘書必須本著高度負責的精神做好記錄，並確保會議內容不要對外泄露。此外，如果議題與記錄員有利益關係，要避免把自己的觀點滲入會議記錄，一定堅持公正客觀的原則。
第二，具備快速聽記的能力。
會議記錄是一個把發言者所講的話記在腦子裏，經過快速邏輯處理再記錄下來的過程。期間，記錄員的耳、腦、手必須緊跟發言人的節奏。因此，秘書必須有靈活的反應力、高超的理解力、牢固的記憶力、準確的判斷力。在實踐中，秘書要總結經驗，掌握各種技巧。比如，學會用一些符號來代替專業術語，而一些名詞也可以用縮寫來代替，如科室名稱“心血管內科”縮寫為“心內”，“普通外科”縮寫為“普外”，“核磁共振”用英文縮寫“MRI”代替，等等。
第三，熟悉發言人的語言風格。
通常，單位的常規會議總會有幾個固定的發言人。為了準確快速地記錄下他們的講話，一定要熟悉這些人的語言風格，準確理解其講話意圖，從而確保記錄工作準確到位。事實上，秘書很難把發言人的話一字不漏地寫下來，而且對一些無關緊要的話不必詳細記錄。在記錄中，熟悉發言人的風格，有助於秘書理解發言人使用的反問句、感歎句等背後的潛台詞，準確理解“弦外之音”，並做好相應的記錄。至於一些領導人普通話不標準，則需要秘書能聽懂相應的方言。這一切，都需要日積月累的努力，增長經驗，才能做好。
1. 公 文
“公文”即“公務文書”，是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書麵材料。公文有特定的格式，標準的公文格式的主要包括以下幾個方麵：
（1）發文機關標示
發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上報公文的發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，留出空白供上級機關批示文件使用；發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識，字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等於或大於22mm×15mm。
（2）文件標題
紅色反線下空2行，用2號宋體字（加粗），可分一行或多行居中排布。回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
（3）正文（含主送機關名稱和落款）
用3號仿宋字，一般每麵排22行，每行28個字。文中如有小標題可用3號宋體字（加粗）或黑體字。正文中的結構層次第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。
（4）主題詞
“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號；詞目按照《國務院公文主題詞表》的分類進行編製，用3號宋體字，詞目之間空1字。
（5）抄送機關
在主題詞下l行；左右各空1字，用三號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。
2. 講話稿
領導在會議上要做指示性發言，我們稱之為“講話稿”。它是各級領導發表政見、部署工作的有效形式。由於會議內容和需要解決問題的不同，講話稿的結構安排和表現形式各異，科學掌握其規律絕非易事。做好領導講話稿的起草工作，秘書必須從內容報告入手，著力把握好以下幾個方麵：
（1）圍繞思想狀態，堅持理論與實際相結合的原則，營造幹事的氛圍
撰寫領導講話稿首先要深入研究解決思想狀態上的問題，要有針對性、清楚地分析形勢，從實際出發，避免過於空泛，更不能“下筆千言，離題萬裏”。
（2）圍繞工作現狀，堅持實事求是原則，增強聽眾的信心
領導講話稿常常要對一段時間的工作和一項活動進行總結，這對增強信心、鼓舞鬥誌，爭取新的、更大的成績非常重要。
（3）圍繞指導思想，堅持一般性和特殊性相結合的原則，堅定正確的工作方向
指導思想是對工作的總要求，是做好工作的前提和基礎。在領導講話稿中，必須明確指導思想，並注意與更上一級保持統一，避免出現新的提法，以保持政策的穩定性和連續性。
（4）圍繞組織領導、堅持競爭激勵的原則，凝聚一切積極因素
撰寫領導講話稿時，首先要強調發揮各職能部門的作用。要健全機構，充實人員的同時建章立製，使之各司其職，各負其責。
3. 演講稿
對領導來說，在較為隆重的儀式上和某些公眾場所，時常要發表一些演講。領導所需的演講稿，主要是秘書來寫，要求確保領導發言精彩、鼓舞人心。
（1）演講稿要有針對性
所謂“針對性”，即領導提出的問題是聽眾關心的，評論和論辯要有雄辯的邏輯力量，能為聽眾所接受並心悅誠服。此外，聽眾有不同的層次，演講稿必須根據不同場合和不同對象來設計不同的演講內容。
（2）要注重稿子的可講性
演講的一個基本特征是，以“講”為主，以“演”為輔。好的演講稿必須可講，對聽講者來說必須好聽。因此，寫好了演講稿，秘書最好能通過試講或默念進行檢查，凡是講不順口或聽不清楚的地方，都要進行修改或調整。
（3）適當提高演講稿的鼓動性
精彩的演講有鼓動性，能激發聽眾情緒、贏得好感。為此，秘書必須確保演講稿思想內容豐富、深刻，見解精辟，有獨到之處，發人深省。此外，語言表達要形象、生動，富有感染力。 \t4. 決 定
決定一般是各級黨政機關普遍使用的一種下行公文。它一般由首部、正文和尾部三部分組成，其中正文內容的布局安排有兩種寫法，一是段落表述法，即用一段或者幾段文字表述決定內容；二是標序列述法，即用序號依次來表述正文內容。
秘書在處理各項日常事務時，一定會接觸到各種各樣的決定文件。為此，務必要掌握這類文件的基礎知識，並且能夠熟練運用，從而提高自身處理問題的能力。
例文：
關於授予廣州市迎“九運”城市
基礎設施建設及環境綜合整治特別獎的決定
廣州市建委：
近年來，為迎接第九屆全國體育運動會在穗舉辦，廣州市建設了以內環路為代表的一大批市政基礎設施項目，同時大力加強城市環境綜合整治工作，為保障“九運會”的成功舉辦提供了良好的場館、環境和設施，取得了顯著成績，也實現了“一年一小變、三年一大變”的城市建設和管理工作目標，受到中央領導和“九運會”組委會以及各體育代表團的肯定和讚揚，並被國際組織評為“國際花園城市”。
為此，建設部決定，授予廣州市迎“九運”城市基礎設施建設及環境綜合整治特別獎稱號。希望你們再接再厲，發揚成績，開拓創新，在加快推進城市化的進程中再創佳績，為改善城市生態環境做出新的貢獻！
中華人民共和國建設部
××××年×月×日
5. 通 知
通知是一種知照性公文，主要是上級機關用來批轉下級機關的公文、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。通常，上級機關用通知的方式來發布一些規章，或者向下級機關和一些相關單位傳達需要周知或者共同執行的事項。
最常見的幾種通知形式主要包括任免性通知、會議通知、發布性通知、指示性通知、事務性通知等。
例文：
通知
各縣（區）人民政府：
經研究決定，定於×月×日在市政府辦公室召開各縣（區）人民政府辦公室主任會議三天，傳達上級關於公文處理的有關指示，請各縣（區）人民政府辦公室主任或副主任一人參加。
××市政府辦公室
2008年12月15日
6. 通 告
通告是國家機關、社會團體、企事業單位在一定範圍內向社會公眾或者有關單位、人員公布應當遵守或者周知的事項的知照性公文。
（1）通告都是由標題、正文和落款三部分組成。標題有四種構成形式：一是由發文機關名稱、事由和文種構成；二是在文種前麵冠以發文機關名稱，如《中華人民共和國公安部通告》；三是事由和文種構成；四是隻寫文種“通告”。實踐中，前三種形式用得較多，而最後這種形式比較少見。
（2）通告正文的結構一般由開頭、主體、結尾和結語四部分組成。落款與標題有關係，標題有發布單位的，後麵則無落款；標題沒有發布單位的，落款是注明發布單位。發布通告的時間，寫在標題之後，內容之前；或寫在落款後麵都可以。
（3）通告的落款與標題有關係，標題有發布單位的，後麵則無落款；標題沒有發布單位的，落款是注明發布單位。發布通告的時間，寫在標題之後，內容之前；或寫在落款後麵都可以。
（4）常見的幾種通告形式包括法規性通告、周知性通告、禁止性通告等。秘書在書寫通告具體內容的時候，盡管要做到主旨鮮明，事項具體，條理清晰，簡潔通俗，以便於閱讀者能更好地理解和執行。
7. 請 示
請示主要是指下級機關或個人向上級機關請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈批性公文。一般情況下，請示寫作的內容由標題、主送機關、正文、落款四個部分組成。
（1）請示的標題有兩種寫法，一種寫法是隻標明請示的事由和文種。另一種寫法是在標題的事由和文種之前，還加上發出請示的機關或個人的名稱。
（2）請示的主送機關。這是指請示報送的直接的上級主管機關，要寫機關全稱或者規範化的簡稱。
（3）正文是請示的主要部分，從稱呼的下一行空兩格開始寫起，正文內要寫清楚請示什麼問題，目的是什麼，有什麼要求。如果請示的內容比較簡單，用一段文字寫出即可，假使內容較多，可分幾段文字寫，正文內容寫完以後，另起一行寫上一句簡單的結束語，如“以上報告是否妥當，請批示”。
（4）請示的落款要寫明請示的單位或個人和時間，並加蓋公章。
8. 批 複
批複是答複下級機關或個人請示事項的公文，是上級對下級來文所提出的請示而表明的態度或作出明確回答的公文，是一種下行文。
批複的內容主要由標題、主送機關、正文、結尾四部分組成。秘書在處理批複這類的文件時，要著重在內容中表明明確的態度，防止出現理解上的偏差。
例文：
關於××新華期貨經紀有限公司的批複
證監期審字〔2002〕28號
××新華期貨經紀有限公司：
經審核，你公司符合期貨經紀公司的標準，請持本批複到國家工商局申請注冊登記，經營範圍為：國內期貨經紀業務、期貨投資、信息谘詢服務業務、期貨從業人員培訓業務。在完成公司注冊登記手續後，請持營業執照副本原件及複印件、法人授權委托書和領取人身份證原件及複印件到我會領取《期貨經紀業務許可證》。
中國證券監督管理委員會
2002年10月4日
9. 通 報
通報是國家機關、社會團體、企事業單位用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者通報有關情況的公文；一般由首部、正文和尾部三部分組成；最常見的幾種形式包括表揚通報、批評通報、事故通報、情況通報等。
組成通報各部分的格式、內容和寫法要求如下：
（1）通報的首部主要包括標題和主送機關兩個項目內容
一是標題。通常有兩種構成形式：一種是由發文機關名稱、事由和文種構成；另一種是由事由和文種構成。此外，有少數通報的標題是在文種前冠以機關單位名稱；也有的通報標題隻有文種名稱。
二是主送機關。除普發性通報外，其他通報應該標明主送機關。