第十一章 機要秘書:從秘書到領導的演習(2 / 3)

(1)尊重並理解自己的上司

任何一個坐上領導職位的人,都必定有其過人之處,因此值得受到人們的尊重。秘書要虛心學習其優點,從他們豐富的工作經驗中來積累自己的人生閱曆,以便日後升為領導後能勝任本職工作。

同時,領導也是普通人,也有缺點和不足,這時候需要秘書細心的理解和支持。工作中秘書不能對領導抱有成見,要盡力幫助領導去克服問題,實現共同進步。

(2)保持和同事間的和諧關係

與同事相處得久了,難免會因為各種大小事情而發生爭執,這是不可避免的。但是,當與同事關係出現危機的時候,秘書一定要學會換位思考,站在對方的角度上來化解矛盾。

(3)幫助下屬就是幫助自己

領導秘書在眾多下屬的眼裏,就是領導的招牌。在這些人心裏,秘書的觀點直接代表了領導的意見,所以有的秘書往往得意忘形。其實,這種做法並不足取。在大家麵前,秘書將自己定位為一個助理的角色,拉近與下屬之間的距離,將更多的時間和精力投入到幫助下屬上,這樣不僅能籠絡住人心,更能提升個人的素養。

(4)正視你的競爭者

競爭對手的存在,實際上更能激發你的能量,使得你不斷突破自己。因此,在處理與對手的關係問題上,秘書要保持一顆平靜心,少些抱怨,多一點學習的精神。從容應對和競爭者的關係,從對方身上不斷學習和進步,既能體現你的寬容和大度,又能為組織增強實力,何樂而不為。

【秘書升職術】 想要在職場中遊刃有餘,單純依靠自身的能力是不現實的。因此,努力搞好人際關係,得到人們的認可,贏得好的口碑,才是獲取成功的關鍵所在。

5. 迎接被委以重任的機會

隻有那些得到領導充分信任的人,才會被委以重任。因此,如果秘書在工作中得到了賞識,就意味著職位將會有提升的機會。那麼,為了抓住被委以重任的機會,秘書需要具備怎樣的條件呢?

(1)認真可靠贏得信任

要想確保自己能得到領導重用的機會,就必須在平時的工作中表現出可靠的一麵。比如,給領導彙報工作的時候,要把最真實的數據拿給對方,不能進行欺瞞。還有,要懂得以大局為重,不能報喜不報憂,導致領導做出錯誤的決策。隻有踏實認真的秘書,才能讓領導覺得辦事牢靠、放心。

(2)能力再高也要勤奮敬業

勤奮敬業是作為秘書最基本的要求。即使秘書的能力、學曆再高,如果隻懂得偷懶耍滑,不務正業,最終也不會有任何提升。在崗位上兢兢業業、勤奮刻苦的人,才能得到領導的信賴,領導才會把重要的任務交給他們去完成,讓他們從中不斷熟悉業務,鍛煉能力,最終委以重任。

(3)責任心是成功的保障

每一份工作都意味著一份責任,秘書的責任就在於幫助領導進行管理和決策,因此,隻有嚴守責任心,對任何事情盡心盡責,才能戰勝在工作中遇到的各種困難,從而出色完成任務。有這樣得力的助手,領導才會器重。

(4)出色要靠技高一籌

一個能力和人品都更高人一層的秘書,在工作中要注意多展現多方麵的才華,讓領導更加了解自己。如此一來,領導需要用人的時候,才能立刻想到你;一旦有重要的任務也會放手讓你去幹。這樣不但能鍛煉你的才幹,還能增加你的資曆。

【秘書升職術】 秘書經常與領導麵對麵,會有與之親密接觸、交心的便利條件。因此,在日常工作中表現優秀,有助於獲取被委以重任的機會;同時,在完成領導分配的任務時,積極認真,處理到位,會獲得職位提升的機會。

6. 為下一步升遷做好準備

隨著時間和工作經驗的積累,秘書的見識、能力也在不斷提高。到了一定時候,領導會主動提拔你進入領導層,負責具體管理某一個部門。當然,秘書也不能隻等著機會來臨,平時也要為下一步的升遷做好準備。

(1)隻有具備領導才幹,才有機會被提拔

秘書在很多時候能夠獨當一麵,為領導解決大部分問題,就證明他已經具備了相當的管理能力。這個時候,領導就會考慮調任他們具體負責某一部分的管理工作。因此,秘書在平時的工作中就要注重積累經驗,提高自身的辦事能力,從而早日擔當重任。

(2)不要讓過往的成績阻礙未來的發展

聰明的秘書會積極處理好自身業績與個人發展道路的關係。許多本該得到晉升的秘書,隻因崗位需要而錯過了晉升的機會。麵對這一情況,秘書在日常的工作過程中,不僅要注重提升自身的領導才幹,更要提早物色接班人,適當地放權給需要成長的人,避免事無巨細,最終耽誤前途。

(3)充分領會伯樂的意圖

有的領導喜歡提拔與自己風格相同的秘書,而有的領導卻願意提拔與自己性格互補的秘書。每個領導都有自己不同的選擇標準,秘書要升職,就必須了解自己的伯樂意圖何在,提前做好準備,並創造機會。

【秘書升職術】 職位的升遷總是充滿著不確定性,秘書在具備一定的才幹後,就要及時做好迎接升遷的準備。在晉升的機會到來時,要用一顆平常心對待,但同時也要靠智慧去爭取。

7. 行政類:晉升為辦公室主任

行政類秘書接觸到的業務比較廣泛,但是多而不精,更多表現為對複雜事務的管理和協調,確保領導工作順利開展。因此,他們被晉升為辦公室主任的可能性最大。

辦公室主任直接對領導負責,具體負責主持辦公室所有的管理工作,其職責主要劃分為承辦職責、參謀職責、管理職責、協調職責、領導指揮職責五方麵。

(1)承辦職責是指對領導決策的貫徹、實施,承辦各職能部門乃至下級機關、基層員工轉辦事項等方麵所應有的職能和應盡的責任。承辦的工作內容主要包括:承辦上級部門主辦的事項;承辦領導層的集體決策和領導個人交辦的事項;承辦同級各職能部門和下級單位轉辦的有關事項。

(2)參謀職責是指在輔助領導決策過程中所應有的職能和應盡的責任。辦公室主任想要履行好“參謀”職責,必須做到:既認真領會領導意圖,又勇於直言,使領導兼聽而明;在領導決策前多參謀,在領導決策後多反饋,增強參謀的實效。

(3)管理職責是指在對行政事務進行管理方麵所應有的職能和應盡的責任,主要包括文書管理和信息管理兩個方麵的工作內容。

(4)協調職責是指在聯係內外關係、溝通上下左右等方麵所應有的職能和應盡的責任。這要求辦公室主任能夠妥善處理與各方的關係,並及時掌握組織的動態。

(5)領導指揮職責主要指按照既定的決策和計劃,對所屬組織的人員合理地分配任務或布置工作,及時指導和處理發生的問題。

【秘書升職術】 行政秘書晉升為辦公室主任,要比平時更加注重與基層的交流和溝通。平時應多給領導提供基層資料,善於聽取其意見,按照要求來履行自己的崗位職責。