1．創造平等相待的氣氛
座談要達到目的，需要雙方真誠的投入，而這必須建立在平等的基礎上。
如果領導者高高在上，對於群眾的呼籲不聞不問，或者隻是以座談會作為裝點門麵、顯示民主的工具，甚至以主人的姿態強迫命令，則不僅不能達到座談效果，反而會引起下屬的反感。久而久之，必然損害領導者的威信和工作的績效。因此，領導者必須牢記：下屬與自己之間是平等的。召開座談會也正是為了請教他們的意見和想法。
2．講出真誠熱情的話語
講真話，是座談時領導者使用語言的又一項基本要求。下屬往往會把座談當成一次了解領導意圖、反映自己心聲的機會，希望借此機會了解工作部署，解決實際問題，提出自己的創見，同時也對領導者進行民主監督。因此，要求領導者必須言之有理，持之有據，不刻意渲染成績，也不隱瞞回避問題。實際情況怎麼樣，就說成怎麼樣，一是一，二是二。隻有這樣，才能言重於山，取信於人。另一方麵，為了調動起座談者的積極情緒，領導者的話語要有一定的“溫度”。熱情暖人心，熱情洋溢的話語使下屬感到一種寬鬆、積極的氣氛，更願意敞開心扉。
3．避免過於激烈的爭論
座談過程中毫無疑問地會出現爭論，而且召開座談會的目的之一，就是為了通過麵對麵的交流，協調不同的意見，求得最佳的方案。保持一定程度的爭論將有助於保持座談的熱烈氣氛，不會出現冷場的情況。但是過於激烈的爭論容易導致一種敵對情緒，進而阻礙雙方繼續的交流，甚至製造出新的矛盾。因此，應該防止出現這種現象。
有些時候，座談會會成為發泄私人恩怨的最好場合，更會有人利用它來給部門、單位的工作製造麻煩。領導者更易成為惡語中傷的對象。這種時候，是勃然大怒，還是冷靜下來，泰然自若地應付就看領導者的涵養了。
即席講話的藝術
有時，領導者會以與會者的身份被邀請作即席講話。應當說這是群眾出於對領導的信任，準備認真地聽一聽你的意見。千萬別把它看成是“趕鴨子上架”，恰恰相反，這是領導者隨機應變能力與分析總結問題水平的大好時機。
精彩的發言，可以收到“一石激起千層浪”的效果，令聽眾動容，同時樹立起領導者的個人威信，令下屬生出由衷的欽佩之情。
1．做好準備
有些領導認為即席講話就是臨場發揮，不要做什麼準備，一上來便先“啊”一陣兒，然後便是“今天我本來不打算講，既然讓我說，我就隨便講幾句話”，隨後便侃侃而談，既無話題，又無觀點，簡直是沒話找話說，短話長說。人們會問“他到底在幹什麼？”雖然是即席發言，仍可以做準備。一般來說會議的議題會事先通知領導，某些相關資料也會發到其手上，這些都為發言劃定了一定範圍，對要討論的內容心中有數，就不至於鬧出南轅北轍的笑話。
2．明確話題
領導者在開口前，略加思索，盡可能選擇合適的話題，這對即席講話的成功是十分重要的。在講話的全過程中，圍繞話題展開，就不會信口開河，前言不搭後語。選擇話題，總的來說要審時度勢，緊扣會議主題，根據會議進行的情況合理取舍。
3．實事求是
“實事求是”是即席講話的一個基本原則，作為領導者說話要尊重事實，保證自己選用的材料都是翔實、準確的，才能獲得聽眾的信任，收到預想的效果。
4．言簡意賅
即席講話時間都不長，多則五六分鍾，少則兩三分鍾；內容相對集中，一次隻說一個問題，力求說深說透。許多人並不明白精練的重要性，幾分鍾可以講完的內容偏要洋洋灑灑地談上半天，如同溫斯頓·丘吉爾對他兒子蘭道爾夫的性格所作的評價一般：“他空有一門大炮，卻沒有多少彈藥。”隻要把自己想要表達的意思說清楚，講透徹，不必長篇大論，一樣會給人留下深刻的印象，這正是“言簡意賅”的精妙所在。
5．通俗易懂
講話要讓人聽懂，這是對發言者的基本要求。講話人若是板著臉孔，賣弄辭藻，用一些艱澀的語彙和聽眾捉迷藏，隻會令聽者敬而遠之。這樣的講話無異於浪費時間，在講話過程中，力求用最通俗易懂、生動形象的語言來表達自己的意思，這樣，聽眾覺得很輕鬆很親切，而發言者所講的道理也易於被人們理解和接受。
6．先聲奪人
領導者發言，能不能一開始就抓住聽眾，往往決定著整個講話的成敗，好的開場白就像一個出色的導遊員，一下子就可以把聽眾帶入講話者為他們擬設的勝境；好的開場白是演講人奉獻給聽眾的一束多姿多彩的花朵；好的開場白最易打開局麵，便於引入正題。因此，開場白應盡量避免平鋪直敘、平庸無奇，而要努力做到不落俗套，語出驚人，這樣才能出奇製勝，先聲奪人。
與下屬溝通的藝術
領導與下屬談話不是朋友之間聊天，如果與下屬談了1小時的話都沒有說出一句有決策感的話，那這場交談就是無效的。
一個沒有主見、被人左右的領導無法得到下屬的尊敬與服從。所以領導必須維護自己的威信，好的領導在與下屬交談時，應擺出兼收並蓄，取長補短、互相切磋、求同存異的姿態。碰到情況不是忙於下結論，忙於批駁對方，而是以姿態低調，但主導性很強的話說出自己的看法，比如：“你的意見還是不錯的，但是如果換一個角度看，會怎麼樣？比如……”
“我的想法和你不同，我們可以交換一下意見好嗎？”
“嗯，讓我考慮一下，我們可以明天再談這個問題。”
這樣的話語不失威嚴而且易於被部下接受。
領導者的威信可以在平時的說話中得以體現，對於自己權限範圍內可以決定的事，要當機立斷，明確“拍板”。比如車間工人上班經常遲到早退，不聽調配。對於這種違反紀律的行為就應果斷決定“停止工作，等崗留用。”如果下屬向領導請示某動員會議的布置及議程，領導認為沒有問題，就可以用鼓勵的委婉語調表達：“知道了，你看著辦就行了。”這種表述既給了下屬支持與鼓勵，也給了下屬行動的權力。
在與下屬談話時，應該讓下屬充分地把意見、態度都表明，然後再說話。
讓下屬先談，這時主動權在領導一邊，可以從下屬的彙報中選擇弱點追問下去，以幫助對方認識問題，再談自己的看法，這樣易於讓對方接受。讓下屬先講，自己思考問題，最後決斷，後發製人，更能有利於表現領導的說話水平。
1．激發員工講話的願望
談話是領導和員工的雙邊活動，員工若無講話的願望，談話難免要陷入僵局。因此，領導首先應具有細膩的情感、分寸感，注意說話的態度、方式以至語音、語調，旨在激發員工講話的願望，使談話在感情交流的過程中完成信息交流的任務。
2．啟發員工講實話
談話所要交流的是反映真實情況的信息。但是，有的員工出於某種動機，談話時弄虛作假，見風使舵；有的則有所顧忌，言不由衷。這都使談話失去意義。為此，作為領導者一定要克服專製、蠻橫的作風，代之以坦率、誠懇、求實的態度，並且盡可能讓對方在談話過程中了解到：自己所感興趣的真實情況，並不是奉承、文飾的話，消除對方的顧慮或各種迎合心理。
3．利用一切談話機會
談話分正式和非正式兩種形式，前者在工作時間內進行，後者在業餘時間內進行。作為領導，也不應放棄非正式談話機會。在無戒備的心理狀態下，哪怕是片言隻語，有時也會有意外的信息。
4．利用談話中的停頓
員工在講述中出現停頓通常有兩種情況，須分別對待。第一種停頓是故意的，它是員工探測一下領導對他講話的反應、印象，引起領導作出評論而做的。
這時，領導有必要給予一般性的插話，以鼓勵他進一步講述。第二種停頓是思維突然中斷引起的，這時，領導最好采用“反響提問法”來接通原來的思路。
5．抓住主要問題
談話必須突出重點，扼要緊湊。一方麵，領導本人要以身作則，在一般的禮節性問候之後，便迅速轉入正題，闡明問題實質；另一方麵，也要員工養成這種談話習慣。要知道，多言是對信息實質不理解的表現，是談話效率的大敵。
6．掌握評論的分寸
在聽取員工講述時，領導不應發表評論性意見。若要作評論，應放在談話末尾，並且作為結論性的意見，措辭要有分寸，表達要謹慎，要采取勸告和建議的形式，以易於員工采納接受。
7．適時表達對談話的情趣和熱情
正因為談話是雙方活動，一方對另一方的講述予以積極、適當的反饋，能使談話者更津津樂道，從而使談話愈加融洽、深入。因此，領導在聽取員工講述後，應注意自己的態度，充分利用一切手段——表情、姿態、插話和感歎詞等，來表達出自己對員工講話內容的興趣和對這次談話的熱情。在這種情況下，領導者的一個微笑、一個點頭，充滿熱情的一個“好”，都是對員工談話的最有力的鼓勵。
8．克服最初效應
所謂最初效應，就是日常所說的“先入為主”，有的人很注意這種效應，並且也具有“造成某種初次印象”的能力。因此，領導在談話中要持客觀、批判性的態度，時刻警覺，善於把做給人看的東西，從真實情形中區分出來。
9．克服自己，避免衝動
員工在反映情況時，常會忽然批評、抱怨起某些事情，而這在客觀上又正是在指責領導。這時領導要頭腦冷靜、清醒，不要一時激動，自己也滔滔不絕地講起來，甚至為自己辯解。
調解下屬糾紛的藝術
下屬之間發生糾紛，勢必影響工作，此時，作為領導應及時出麵調解。調解糾紛是一門藝術，是協調人與人關係的藝術，也是教育人、團結人的藝術。
善於調解糾紛是領導者必備的基本功。
1．周密調查、認真分析
“沒有調查就沒有發言權。”要調停糾紛，首先得做周密的調查，既要了解糾紛的起因、經過、現狀和趨向，又要了解各方的觀點、理由、要求和動向。通過調查分清糾紛是“公務型”還是“私憤型”，是無原則糾紛還是原則衝突，是認識上的分歧還是利益上的對立。經過分析，抓住糾紛的本質，以便得出正確的結論。