那些辦事效率高和效率低的人的最大差別往往在於，辦事效率低的人習慣於這樣想，這件工作雖然必須做，卻是一件令人不愉快的工作，因此盡量把它擱著。而效率高的人則習慣於這樣想，這項工作辦起來雖然會令人不愉快，卻必須做，因此現在就要把它辦好，好早一點把它結束掉。
對於很多人來說，一想到要改變某種根深蒂固的習慣，他們就感到不自在。他們已經努力過好多次，單純以意誌力量來改變習慣，結果都失敗了。
其實並沒有什麼困難，隻要你采用合適的方法。
美國心理學之父威廉·詹姆士有一篇談習慣的著名論文，他討論過一種辦法，曾刊登在《大眾科學》雜誌上。後來的行為學家經過研究，也確認這個辦法有效。如果將它應用到改變拖延習慣上，這個辦法大致是這樣的：
第一，當你受到以上所說的這些觀點的激勵時，就立刻決定改變舊習慣。
第二，不要試圖一次做太多的事情。不要想一下子完全改變自己，現在隻要強迫你自己去做你所拖延的事情之一就行了。
第三，你要接受一項忠告，在你的新習慣逐漸固定形成的這段時間裏，尤其是在前3個星期，你必須要特別小心，不容有任何例外。
分清輕重緩急，工作舉重若輕
每天有許許多多的事情等著你去做，如果你不分主次地進行工作，那麼到頭來不僅“丟了西瓜”，很有可能連“芝麻”也沒有撿到，使一些本來可以“生出效益的時間”白白地浪費掉。聰明的人，知道如何分清輕重緩急，如何提高自己辦事的效率。要想掌控你的工作，就要分清輕重緩急，這樣工作才能舉重若輕。
· 第一流的人做第一流的事
有這樣一個寓言故事：
有一次，一隻鼬鼠向獅子挑戰，要和它決一雌雄。獅子果斷地拒絕了。
“怎麼，”鼬鼠說，“你害怕嗎？”
“非常害怕，”獅子說，“如果答應你，你就可以得到曾與獅子比武的殊榮；而我呢，以後所有的動物都會恥笑我竟和鼬鼠打架。”
和鼬鼠比賽的麻煩在於即使贏了，獅子仍然等同於一隻鼬鼠的能力和水平。對於與低層次人的交往和較量，大人物是不屑一顧的。
如果你與一個不是同一層次的人爭執不休，就會浪費掉自己的很多資源，降低人們對你的期望，並無意中提升了對方的層次。
同樣的，一個人對瑣事的興趣越大，對大事的興趣就會越小；而非做不可的事越少，越少遇到真正問題，人們就越關心瑣事。這就如同下棋一樣，和不如自己的人下棋會很輕鬆，你也很容易獲勝，但棋藝永遠長進不了，而且這樣的棋下多了，棋藝反而會越來越差，所以好棋手寧可少下棋，也盡量不和不如自己的人較量。
本尼斯說過：“純管理人也許能把事情做對，但是真正的領導人重視的是做正確的事情。”現代人的一大問題是太隨意，注意力分散，分不清輕重緩急。如果碰巧能力強，即使錯誤的事情也能做得很好，不利的局麵也都能扭轉，但這樣就會無謂地耗費很多的時間和感情。
“最聰明的人是那些對無足輕重的事情無動於衷的人，但他們對那些較重要的事務卻總是做不到無動於衷。那些太專注於小事的人通常會變得對大事無能。”抓住大事，你自然能解決小事。一流人物大都具備無視小事的能力。在你往前奔跑時，你不可以對路邊的螞蟻、水邊的青蛙太在意，當然有毒蛇攔路是不行的。“如果要先搬掉所有的障礙才行動，那就什麼事也做不成。”
許多人整天忙著處理瑣碎的小事，總是抱怨騰不出時間做大事。其實他們的潛意識在逃避做大事。因為做大事是需要想象力、判斷力、勇氣和自信。
第一流的人做第一流的事。第一流的人不會像凡夫俗子一樣浪費時間，他要在有限的生命裏，完成許多事。如果一個人過於努力想把所有的事情都做好，那麼他就不會把最重要的事情做好。
威廉·詹姆士說過：“明智的藝術就是清醒地知道該忽略什麼的藝術。”
不要被不重要的人和事過多打擾，因為成功的秘訣就是抓住目標不放。
溫瑞安說過：“真正的聰明人會把精、氣、神集中於一處。”而在生活中，集中精力更是一種明智之舉。因為在一定時期內，一個人的資源和能量是有限的，你無法同時做好數件同等重要、難度又都很大的事情。而瑣事也同樣會占據你的時間，消磨你的意誌。
信息量的倍增給集體的選擇和個人的發展提供了更多的機會，但也讓人們精神渙散和疲勞。選擇像一條河流，它變得越寬人們就需要更好的遊泳技巧，遊向正確的方向，因為你不可能永遠遊下去。
不值得做的事，會讓你誤以為自己完成了某些事情。你消耗了大量的時間和精力，得到的可能僅僅是一絲自我安慰和虛幻的滿足感。當夢醒後，你會發現該做的事一件都沒有做，而自己卻已疲憊不堪。
“一項活動的單純規律性會逐漸演變成為必然性”。一段時間之後，人們會說：“我們不應該讓它消失，我們已經做了這麼久。”這就像有的人明明不喜歡自己的戀人，卻還是要在一起，因為在一起很久了，習慣讓人不願意再作別的選擇。但最終，一個人要為自己做了不值得做的事付出代價，這件事情越大，代價就越大。
· 做要事而不是做急事
做要事而不是做急事的觀念非常重要，但它常常容易被人們忽略。
一般而言，你每天都必須處理許多事務，但是大多數人的習慣都是，先通過處理好最次要的事情來實現自我激勵，然後用飽滿的熱情再去解決最重要的事情。遺憾的是，事實並非如此，你經過一天大量的工作後，大都已經筋疲力盡、疲憊不堪，幾乎沒有更多的精力來考慮最重要的事情，並且所剩的時間也不會很多，因此，想要把它做好，真的很難。如果從自己的內心開始分析，這樣做的根本原因，是因為人都有嚴重的畏難情緒，會無意識地回避最重要的工作。
一家公司在舉行管理人才招聘會時，他們給應聘者出了一道題：在一個暴風雨的晚上，你開著一輛車，經過一個車站。有三個人正在等公共汽車：一個是快要死的老人，十分的可憐；一個是曾救過你命的醫生，是大恩人，你做夢都想報答他；還有一個女人\/男人，她\/他是那種你做夢都想娶\/嫁的人，也許錯過，今生就沒有了。但你的車隻能坐一個人，你會如何選擇？並用最充分的理由，將主考官說服。
參加應聘的人們提出了各不相同的答案，因為每一個回答都有他自己的道理。
有人說：老人快要死了，應該先救他。然而，主考官會反駁每個老人最後都隻能把死作為他們人生的終點站。
有人說：先讓那個醫生上車，因為他救過你，這是個好機會報答他。同樣，主考官反駁你可以在將來任何時候去報答他。
也有人說：我要把握機會，接近我心愛的人，因為一旦錯過，可能永遠不會再遇到一個讓我這麼心動的人了。主考官更加激烈地反駁人要相信緣分，是你的永遠是你的……
大廳裏，前來應聘的兩百個人中，隻有一個人被雇傭了，他認為世界上沒有什麼東西能比生命更重要的了。他說了以下的話：“給醫生車鑰匙，讓他帶著老人去醫院，而我則留下來陪我的夢中情人一起等公共汽車!”
這道考題，把大多數應聘者推向了一個進退兩難的絕境。其實，我們的工作環境何嚐不是這樣的呢？在一係列以實現目標為依據的待辦事情之中，有幾個人能清楚地知道到底哪些事情應先著手處理，哪些事情應延後處理，甚至不處理呢？
會做事的人在處理這些問題時，往往會一針見血地指出：應按事情的重要程度安排行事，判斷事情的輕重緩急應該根據“現在做的，是否有利於更接近目標”這一原則來進行。這裏所說的重要程度，是指一件事情對實現目標的貢獻大小。也就是說一件事情，如果它對實現目標的貢獻越大，那麼這件事情就越是重要，它越是應該擁有優先處理的特權；如果一件事情，對實現目標毫無意義時，那麼它就是一件極不重要的事情，理智的人隻會將它延後處理。
· 把第一位的事放在第一位
在分清楚什麼是重要的事之後，如何“把第一位的事放在第一位”就是最重要的事情了。
要想成為一名高效率的人，就必須克服自己以往的習慣，在開始每一項工作時，都必須首先讓自己明白哪件事情是最重要的，哪件事情是最應該也是最值得花費精力去重點完成的，培養自己每天首先處理最重要工作的良好習慣。
伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普曾會見效率專家艾維·利。見麵時，艾維·利說自己完全有能力幫助查理斯·舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。
艾維·利說他可以在10分鍾內，將一樣能使對方鋼鐵公司業績提高至少50%的東西交給查理斯·舒瓦普。接著他遞給查理斯·舒瓦普一張空白紙，說：“在這張紙上依次按重要性寫下你明天要做的六件大事。”大約5分鍾後，艾維·利說：“現在你需要做的隻是把這張紙放進口袋直到明天早上，明天你做的第一件事情就是把這張紙條拿出來，不要看其他的，隻做第一件事，然後用同樣的方法做第二件事、第三件事……直到你下班為止。即使你可能用一天的時間隻做完了第一件事情，那麼也不要緊。因為你已經完成了最重要的事情。”
幾個星期之後，查理斯·舒瓦普給艾維·利寄去一封信，同時寄來了一張25萬美元的支票。他在信中說，和艾維·利的會談是他一生中最有價值的一課。
5年之後，這個當年鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，在艾維·利的幫助下，查理斯·舒瓦普賺得了整整1億美元。
人們做事的時候，很容易犯這樣的錯誤：用各種重要性依次遞減的方法，把一天的時間表安排得滿滿當當的，以至於根本不可能抽出一點“機動時間”去處理工作中可能會出現的各類突發事件。如果一旦有始料不及的意外出現，你就不得不放棄計劃中的重要工作，來應付處理這些突發事件，那麼，理所當然今天沒來得及完成的工作，就勢必加進明天的工作表中。事實上，工作不是一次性的百米衝刺，而是一場持久的馬拉鬆比賽，給自己如此不斷地加壓，你一定堅持不了多久。因此，即使是沒有突發事件的發生，你每天也應當留些靈活的“機動時間”，因為你也可利用這些時間去很好地處理一些較次要的問題；或與下屬溝通、聯絡一下感情；也可休息一會，回想一下一天工作中的得失等。這樣，你不僅可以從容地完成既定的工作，而且可以從容地麵對明天的挑戰。
花點心思去確定事情的重要程度，有助於你養成良好的辦事習慣。
戰拖有術：工作分清主次，設定優先順序很多時候，人們總是被習慣束縛著，在處理問題時總是根據事情的緊迫性，而不是按事情的重要程度來安排先後順序，這樣的做法是被動而不是主動的，成功人士不可能會這樣工作。
時間管理的精髓在於：有主次之分，設定優先順序。即把要做的事情分成等級和類別，先做最重要的事，再做次要的事。優先保證最重要的事情的時間，就能優先保證做好最重要的工作，從而能夠從大局上掌控自己的工作完成時間。
比爾·蓋茨認為：那些高效率的人，不管做什麼事情時，都要分清輕重緩急來統籌做事。
如何分清輕重緩急，大幅度提高自己的做事效率，比爾·蓋茨歸納了三個判斷標準：
1.應該明白你必須做什麼
這有兩層意思：是否必須做，是否必須由你自己做。非做不可，但並非一定要你親自做的事情，可以委派別人去做，自己隻負責督促。
2.應該明白什麼能給你帶來最高的回報應該用80%的精力來做能帶來最高回報的事情，而用20%的精力做其他事情。
所謂最高回報的事情，即是符合目標要求或自己會比別人做得效率更高的事情。
前些年，日本大多數企業家還把下班後加班加點的人視為最好的員工，如今卻不一定了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，說明他很可能不具備在規定時間內完成任務的能力，工作效率低下。
3.應該清楚什麼能給你帶來最大的滿足感最高回報的事情，並非都能給自己帶來最大的滿足感，均衡才能帶來滿足感。因此，無論你多忙，都需要分配時間做令你滿足和快樂的事情，隻有這樣，工作才是有趣的，並較容易保持工作的熱情。通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急就很清楚了，然後，以重要性優先排序(注意，人們總有不按重要性順序辦事的傾向)，並堅持按這個原則去做，你將會發現，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。
在人們的日常生活中，會遇到很多這樣或那樣的事情，雖然有些都不是眼前最急迫的事情，但是對於長遠、大局來說卻有著重大的意義。例如，鍛煉身體，鍛不鍛煉眼前看不出多大差別，但是對於長遠來說卻極為重要，有極深遠的意義。有些人不舍得在這類事情上花費時間，實在很不明智。
在效率的管理上，要兼顧長遠性與急迫性，要高度重視對眼前雖不緊急但有深遠影響的事情的處理。這要求把效率管理上升到了戰略高度。
要成為高效率的人，不僅要掌握各種各樣的效率管理的法則、技巧，而且還需要克服懶惰的習慣。效率管理與情緒管理是彼此製約、相輔相成、同步發展的關係。
如果沒有積極的情緒，哪怕掌握了很多效率管理的法則、技巧也無濟於事。那些對工作、對生活充滿了消極情緒的人，那些懶於奮鬥、不求上進的人，又怎麼能夠提高效率，成功地做好每一件事情呢？
西點軍校是美國曆史最悠久的軍事學院。它曾與英國桑赫斯特皇家軍事學院、俄羅斯伏龍芝軍事學院以及中國黃埔軍校並稱世界“四大軍校”。其校訓是“責任、榮譽、國家”。
西點精神鼓舞了一代又一代人。西點精神告訴人們：做事情不要尋找任何借口，對於你來說沒有什麼不可能，要勇往直前。