7.見縫插針利用等待的時間
不管你是多麼精密地規劃著你的時間，但是還會出現讓你不得不等候的情況，因為總是會出現一些意外情況。也許你已經想好了等候的時間如何利用，以減少自己的時間損失，可是一旦你不能按心願進行時，你的那種失望和挫折感一定會對你有所影響。
既然等待的時間不可避免，那麼減少等待時間的最好辦法，就是充分地利用等待的時間，這樣也就可以“變廢為寶”，降低等待的損失。
例如，去醫院看醫生時，排隊等候是常見的事，尤其是專家門診，即使你大清早出門，也同樣要等待。建議出門時帶上一本書，這樣你就不必看醫院的雜誌，或者盯著人群發呆了。
戰拖有術：樹立現代時間觀念
《人生寶鑒》公布了一個很有意思的調查材料：假若一個人活了72歲，他這一生是這樣度過的：睡覺20年，吃飯6年，生病3年，工作14年，讀書3年，體育鍛煉、看戲、看電視、電影8年，聊天8年，打電話1年，等人3年，旅行5年，打扮5年。
這是平均數，正是通過這個平均數可以看出許多問題，想到許多問題。
有些基本需求是每個人都必須維持的。普通生命想擁有一個不普通的一生，或者是清閑的一生，該在哪兒節省時間，該在哪兒努力，看著這個調查就會一目了然。
有些時候人們總感到時間不夠用。所以，每個現代人都要樹立現代時間觀念。
1.發現自己的核心時間
所謂核心時間，簡單地說，就是你工作效率最高的時間段，在這段時間裏，你也最能將自己的精神集中於工作中。
如果對自己的核心時間毫不關心的話，就無法培養敏銳的時間感，因此，應努力尋找自己的核心時間。
2.把握時機
很多時候，機會對每一個人都是均等的，行動快的人得到了它，行動慢的人錯過了它。所以，要抓住機會，就必須與時間賽跑。時機是事情轉折的關鍵時刻，要抓住時機的轉化，推動事情向前發展。錯過了時機，往往使到手的成果付諸東流，造成一著不慎、全局皆輸的嚴重後果。所以說，成功者善於審時度勢，捕捉時機，把握關鍵，取得成功。
3.要管理好自己的時間
現代人工作最重要的是時間管理。很多人工作十分辛苦，每天早出晚歸，疲於奔命，但如果加以認真研究，仍可發現許多工作是在白白浪費時間，結果大事沒做好，小事也沒做好，應有自己的時間安排，抓住關鍵，掌握重點。
4.講話、開會也要講究成本
經常開會，講話既多又長，並非優點。有效的會議應時間不多又能取得成效。“文山會海”無非是浪費了自己的時間，也浪費了別人的時間。這些時間本來可以生產更多產品，這就是會議的成本。應該計算一下，有效益的會當然可以多開，如果沒有效益，還是應該減少這樣的會議。
而在生活中，有許多屬於“1分錢智慧幾小時愚蠢”的事例，例如，為了省2元錢而排半小時隊，為省2毛錢而步行3站等，都是極不劃算的。對待時間，就要像對待經營一樣，時刻要有一個成本的觀念，要算好賬。
5.避免爭論
無謂的爭論，不僅影響情緒和人際關係，而且還會浪費大量時間，到頭來還往往解決不了什麼問題。說得越多，做得越少，這些人在別人喋喋不休或麵紅耳赤時常常已經影響了自己和別人的情緒。
6.學會擱置
不要固執於解決不了的問題，可以把問題記下來，讓時間去解決它們。
這就有點像踢足球，左路打不開，就試試右路，總之，盡量不要鑽牛角尖。
7.學會說“不”
要學會限製時間，不僅是給自己，而且也是給別人節省時間。不要被無聊的人纏住，也不要在不必要的地方逗留太久。一個人隻有學會說“不”，才會真正節省時間。
拒絕不速之客的造訪
每個人都生活在一個複雜的群體中，工作也不再是一個人的事情，總會與其他人合作或共處，所以難免會受到他人的幹擾，這是無法避免的。但是每個人都希望在工作中不要受到他人的打擾，在自己沉浸於工作之中的時候，不要有不速之客來造訪。要掌控你的工作，就要合理安排時間，統籌規劃，學會說“不”，就不會被亂七八糟的事情所左右，從而做個高效能人士。
· 避免不必要的幹擾
做事情要分清輕重緩急，才能夠集中精力把事情做好，這就必須避免一些不必要的幹擾。但是，你生活在一個複雜的社會群體之中，完全避免幹擾，任何人都無法做到。但是不管怎樣，你仍然要盡可能地減少幹擾。
1.營造一個良好的工作環境
很多人工作時精力無法集中，就覺得要消除精神疲勞，改變心情，常常會在辦公桌周圍擺上各種不相幹的東西。其實這些東西，無論是全家福照片、紀念品還是鍾表、溫度計，它們既占據你的空間，也分散你的注意力。它們對你形成的幹擾是無形的，是很難察覺的。遇到這種情況，辦法隻有一個，那就是除了辦公所必需的東西外，把其他不相幹的東西擺放在你的視線之外。
2.將種種瑣事進行歸納整理，這樣工作起來會條理清晰有些信件、郵件，可以歸總起來一次寫完；盡量安排好時間，盡可能集中依次會見來訪者；必須閱讀的資料，就可以集中到一起進行閱讀，等等。
3.委婉拒絕別人的托付
在現實生活中，經常會遇到別人托付自己辦一些事。但是如果礙於情麵不好拒絕，那麼就有可能會把自己的工作給耽誤了。不過也不是說對於別人的任何托付都要一概拒絕，而是指在必要時，應該巧妙地拒絕別人，這樣就不會被那些外在幹擾打亂自己的工作計劃，自己的工作也就能夠順利地進行下去。
· 處理來自上級的幹擾
對來自上級的幹擾，相對來說是不好處理的，因為你不可能直接對上級說“你不要這樣做”或者“對不起，我沒有空理你”等之類的話。在你必須拒絕上級的額外工作時，你隻能委婉地表達出來，甚至還要擔心上級會誤解你想偷懶，不願意做事。
一般來講，來自於上級的幹擾往往是由於上級不能很好地體諒下級，或者其本人是一個令人討厭的人（他喜歡使喚下級）。
有這樣一些上級，有一種非常令下級感到尷尬的習慣。
一旦有客人來訪，他就讓下級和自己一起接待，即使在他與客人談話時，他也要讓下級坐在一旁，好像這樣能體現出自己的尊貴似的。但是下級並不是他的花瓶，下級還有一堆工作等著去做。
為了排除上級的幹擾，不浪費時間，你可以試試以下四個秘訣：（1）和上級商量，與上級一起製定你的工作日程表。這樣，上級就清楚了解你的工作安排了，就不會再幹擾你，打亂你的工作日程。
（2）定期與上級接觸，報告工作，詢問他有無工作需要你去做。然後，你再把這些工作安排到你的日程表中去，這樣就避免了上級要求你做一些你的日程表中沒有的工作。
（3）當你要完成重要的工作，而周圍確實是太不清靜，幹擾太多時，你就明智地在辦公室以外的地方找一個工作場所。即使上級要吩咐你做別的什麼工作，或許因為碰不到你，就會吩咐別人去做。
（4）使你的日程表和上級的日程表盡量同步，協調起來。按照工作種類，使你的預定日程與上級的協調起來，就能夠減少上級對你的額外幹擾。
· 處理來自下級的幹擾
作為上級，當然也存在被下級幹擾的可能。上級與下級的關係緊密，為完成某一工作，就要有上級的授權和工作指導，也要有下級的實幹。隻有上下級之間配合默契，才能使工作順利地完成。否則，相互不能理解對方的觀點和想法，就會走很多的彎路。
對於下級來說，不理解上級的意圖，就要為一件事情反複地向上級請示彙報，因而會給上級造成幹擾。
作為上級，如果能夠做到以下幾點，就能較好地減少來自下級的幹擾。
（1）對下級不僅僅采取直接麵談的方式，你可以鼓勵他們使用備忘錄。
在備忘錄中，簡潔地寫上下級所想提的問題或者方案。這種備忘錄讓人看完會立刻明白問題的核心，比起冗長的談話要省時得多。
（2）每天抽出一點時間，在一定的時間內解答下級的問題，以免他們隨時向你請示彙報，打擾你的正常工作。
（3）不要在公司內來回溜達，到處閑逛。這樣就會很容易使下級來向你請示，幹擾你的正常工作。
（4）對於下級的請示，要及時給予答複，態度明確、觀點鮮明，以免下級不能領悟你的意圖，而反複地向你請示。
（5）給下級充分的權力和相應的責任。讓下級去做某項工作，就給予他充分的權力。如果你還是把權力抓在自己手上，那麼就隻能讓下級打擾你，向你請示工作中的每一個小細節。
· 處理來訪者的幹擾
突如其來的來訪者，也是打擾你正常工作的一個主要幹擾源。凡是想來拜訪你的人，不管是誰，他都是認為有一定的理由的，是非找你麵談不可的，甚至會不經過預約，就前來找你。
但是，對於你來說，這是很不公平的一件事，因為你的時間不能因為來訪者有事而被變長。因此，在處理來訪者的幹擾時，總是會造成一方的不滿，要麼是你不滿，你被迫騰出時間來聽他說完要說的事情；要麼是來訪者不滿，你請他自行退回。
不管是哪一種結果，都不要做得過分，以免傷害感情。即使在你拒絕對方的來訪時，也要不失禮貌。
對於已經預約的來訪者，也同樣要注意會談的時間，盡量不要超過限定的時間。在與對方交談時，你要引導雙方的談話，不要讓對方把話題扯得很遠。當對方將話題扯到一些沒有意義的話題上去時，你可以提一些問題把它拉回原來的方向。如果對方的談話沒有條理、不合邏輯，則你也沒有必要讓對方硬要接受你的想法，而是想辦法引導其思維，使其意識到自己的談話不合邏輯，從而達到較好的談話效果。
當你感到你們的談話已經沒有必要持續，或者談話時間已經快要結束了，而對方卻還在磨磨蹭蹭地不想回去時，你可以采取一些帶有暗示性的方法來結束你的會談。
以下是向大家提供的幾種建設性方法，你可以任意選用其中之一，來幫助你排除這些人的幹擾。
（1）在你們的談話之前，托付另外的人，讓他到規定的時間進來，告訴他外麵還有人等著。
（2）說一些帶有總結性或結論性的話，使對方感到談話的效果已經達到了。
（3）用閑話來代替正式話題，表示正式談話內容已經結束。
（4）在談話一開始時，就告訴對方你們的談話時限，或者在談話接近尾聲時，告訴對方你們談話的時間有限，隻能到此為止，下次再談。
（5）在談話時，用裝有鬧鈴的手表定時，預定的時間一到，你的鬧鈴就響了，使對方注意到你們的會麵時間結束了，他也就不好意思再繼續聊下去。
戰拖有術：在工作中學會拒絕
古希臘數學家畢達格拉斯曾經說過：“‘是’和‘不’這兩個最簡單、最熟悉的字，是最需要慎重考慮的字。”你要想在工作中不受他人的打擾，除了分配好各種時間之外，還要善於說“不”，巧妙地拒絕這些不速之客，有效掌控你的工作。
那麼，在什麼情況下你應該說“不”呢？說“不”的指導原則是什麼呢？答案是：要確立目標，劃定自己的職責、能力範圍，製定一個標準，看看這項工作是不是值得花時間、精力去做。如果某項工作並不在自己職責範圍內，不值得在它身上耗費時間和精力，那你就要堅決地說“不”，絕不猶豫。
如果每個人都希望得到你的注意，但注意別人又會占用你的時間。當你正在集中精力忙手頭上的工作時，別人卻要求你做其他事情，你往往很難作出決定。有時候你不如直接答應別人，那樣可能更省事，你至少不用花費時間去解釋你為什麼要拒絕。因為，你希望盡量去滿足別人。
但是，要知道你不可能滿足所有人的所有要求，你根本沒有足夠的時間。所以當有人向你提出請求的時候，你必須學會根據對方在你心目當中的重要性以及你不做這件事情所產生的後果來安排次序。如果提出要求的那個人在你心目當中並不重要，那你完全可以拒絕對方。如果對方要求你做的事情並不重要，那你也應該立刻表示拒絕。
在工作中每個人都有自己的任務，雖然幫助同事是種好的品質，但若妨礙了自己的工作則應該學會拒絕。
當然，拒絕他人不是件容易的事，需要一些技巧。例如，拒絕接受不善體諒他人而又十分苛刻的上司的要求，通常都被視為不可能的事。但是，有些老練的人卻深諳拒絕方法，經常將來自上司的原已過多的工作，按輕重緩急編排好辦事優先次序表，當上司提出額外的工作要求時，即展示該優先次序表，讓上司決定最新的工作在該優先次序表中的恰當位置。這種做法具有以下好處：
第一，讓上司作出裁決，表示對上司的尊重。
第二，行事優先次序表既已排滿，則任何額外的工作要求都可能令原有的一部分工作無法按原定計劃完成，因此除非新的工作具有高度重要性，否則上司將不得不撤銷它或找他人代理。就算新的工作要求具有高度重要性，上司也不得不撤銷或延緩一部分原已指派的工作，以使新的工作要被完成。
第三，下級若采取這種拒絕方式，可避免上司誤會他在推卸責任。因此，這是一種極為有效的拒絕方式。
下列9項有關拒絕接受請求者的要領，可供大家參考：（1）要耐心傾聽請求者所提出的要求。即使你已知道這個請求非加以拒絕不可，你都必須凝神聽完他的話語。這樣做，為的是確切地了解請求者的要求，以及對請求者的尊重。
（2）拒絕接受請求時，你在表情上應和顏悅色。最好多謝請求者能想到你，並略表歉意。切忌過分地表達歉意，以免令對方以為你不夠誠摯，因為你如果真的感到那樣嚴重的過意不去，那麼你將會設法接受他的請求而不會加以拒絕。
（3）拒絕接受請求的時候，應顯示你對請求者的請求已給予認真的考慮，並顯示你已充分了解到這種請求對請求者的重要性。
（4）拒絕接受請求，你最好能對請求者指出拒絕的理由。這樣做，將有助於維持你跟請求者的原有的關係。但這並不意味著對所有的請求拒絕都必須附以理由。
有時不說理由反而會顯得真誠。例如，你偶爾對頻頻請求的人和顏悅色地說：“真抱歉，這一次我真的沒有辦法，希望你不要介意!”相信不至於產生不良的後果。但是一旦你附以拒絕的理由，則隻需重複拒絕，而不應與之爭辯。
（5）切忌通過第三者拒絕某一個人的請求，因為一旦這麼做，不僅會顯示出你的懦弱，而且在請求者心目中會認為你不夠誠摯。
（6）拒絕接受請求之後，如有可能你應為請求者提供處理其請求事項的其他可行途徑。
（7）如你無法當場決定接受或拒絕請求，則要明白地告訴請求者你仍要考慮，並確切地指出你所需要的考慮時間，以消除對方誤以為你是在以考慮作擋箭牌。
（8）要讓請求者了解，你所拒絕的是他的請求，而不是他本身。這即是說，你的拒絕是對事而不是對人的。
（9）拒絕接受請求時，你除了應顯露和顏悅色的表情外，仍應顯露堅定的態度。這即是說，不要被請求者說服而打消或修正拒絕的初衷。
以上9種要領，運用之妙存乎一心。
將辦公桌從“文山紙海”中拯救出來走進辦公室，一抬眼便看到你的辦公桌上堆滿了信件、報告、備忘錄之類的東西，很容易使人感到混亂、緊張和焦慮，給人留下一個不好的印象。
有些人沒有養成整理辦公桌的習慣，他們總能為自己找到借口，說自己是多麼的忙，無暇分心在這些小事上，或是怕清理東西時，把需要的或是有價值的文件也一起清理掉了。其實，這是一種忙而無序的表現，不僅會加重你的工作負擔，而且還會影響你的工作質量。如何掌控你的工作？就從整理辦公桌開始。
· 辦公桌是工作的一麵鏡子
在工作中，每個員工都應該具備一些檔案管理方麵的基本知識。作為本部門共用的文件資料會有專門的人管理，但個人也應收集和保存一些自己用的文件資料。對於個人用的文件資料，你就應該進行妥善保存，要用的時候能很快找到。哪些文件必須保存？如果要保存又該如何保存？哪類資料看完就可以銷毀？這裏麵大有學問。
作為一般的員工，常用的資料大概可以分為兩種：一種是本部門共用的，一種是個人專用的。有些資料雖然可以是部門共用，但是也可以是個人專用。如果是歸個人專用，那麼，在保存的時間、使用的範圍以及保存的方式上與整個部門共用的都有很大不同。哪些資料歸個人專用，哪些資料歸部門共用，公司一般都有明確的規定。
歸整個部門共用的資料包括：政府法律、公司內的各種規章製度、業務參考資料等。業務參考資料包括各種規定和標準、各種業務手冊和商業應用文集等。
歸員工個人專用的資料，主要是自己所需的文件資料。如果是沒有保存價值的資料就應及早銷毀，這樣既可以省地方，又可以節約辦公費用。
當然在很多情況下，對於一些文件究竟是要還是不要，你可能會難以判斷，如果保存起來，除了占用文件櫃，看不出它有什麼實際意義，而如果銷毀，萬一將來要用到，那又怎麼辦呢？遇到這種情況，最保險的辦法是請示上級，如果上級說要，就存起來；如果上級說不要，就銷毀。如果經常遇到這種情況，也不能老是去打擾上級，所以，在這方麵主要是靠向老員工學習和自己經驗的積累。
一個優秀的員工應該保持“日事日畢”的習慣，辦公桌上的文件，按急辦的、緩辦的和一般性的分門別類地擺放，有條有理，井然有序。臨下班的時候，將辦公桌收拾整齊，包括椅子的擺放。
你的辦公室就像是一麵鏡子，從中折射出的是你的工作效率和辦事作風。
· 辦公環境需要整理與裝飾
一個整潔有序的辦公環境是日常工作中必不可少的，辦公環境的整理與裝飾要遵循以下幾個標準：
（1）辦公場所最先整理的應該是辦公桌。辦公桌是辦公的集中點，是進入辦公室工作的人員注意力最集中的地方。通常情況下，辦公桌要向陽擺放，讓光線從左方或右方射進來，這樣可以保護眼睛。辦公桌上不能擺放太多東西，隻擺放當天需要或當時需要處理的文件，其他書籍、報紙不要放在桌上，應歸入書架或報架；除特殊情況，辦公桌上不放過多的水杯或茶具。
招待客人的水杯、茶具應放到專門飲水的地方，有條件的應放進會客室；文具要放在桌麵上，為使用便利，可準備多種筆具，如毛筆、自來水筆、圓珠筆、鉛筆等，筆應放進筆筒而不是零散地放在桌麵上。
（2）書架應靠牆擺放，這樣比較安全。如果辦公室裏有沙發，最好遠離辦公桌，以免談話時幹擾別人辦公。茶幾上可以適當擺放裝飾物，例如，盆花等。臨時的談話可在這裏進行，較長時間的談話或談判，應在專門的會議室進行。
（3）辦公室如果人員比較多，就不必進行特別的裝飾，但要做到幹淨、明亮。窗和玻璃應該經常擦洗，書架的玻璃門要保持潔淨、透明。辦公室的門不應該關得過緊，以免來訪者誤以為沒人在，也不能用簾布遮擋。
（4）辦公室中不宜堆積物品，堆積物品會給來訪者髒亂差的印象，要經常清理辦公室裏的堆積物品。
（5）辦公室的地麵要保持清潔，水泥地麵要經常清掃、擦洗。地毯要定期吸塵，以免滋生寄生蟲、塵蟎。窗戶要經常打開透氣，若門窗不常開，勢必使室內空氣混濁，會給來訪者不舒服的感覺。
（6）辦公室的牆切忌亂刻亂畫，不能在辦公室的牆上記錄電話號碼或張貼記事的紙張。牆麵可懸掛地圖或與公司有關的圖片。
（7）辦公室是公眾場所，不經允許，你和來訪者均不得吸煙或高聲喧嘩。任何人不應摔門或用力開門，出入要輕手輕腳。
（8）電話是辦公室的必備用品，但同時也是辦公室的公共用品。辦公電話一般應擺放在專用電話桌上；無電話專用擺放桌，也可擺放在辦公桌的明顯位置處。電話機要經常清理，用專用消毒液進行擦洗，不能粘滿塵土和汙垢。一個辦公室是否清潔，電話機是一個重要指標。接電話時聲音要小，不能高聲喊叫，以免影響他人。在電話中談及有關他人隱私的做法都是不恰當的。在電話中談及隱私，對辦公室裏的其他人也是不尊重的行為。
（9）寬敞的辦公室可以放置盆花，但盆花要經過認真選擇，一般不用盛開的鮮花裝點辦公室。過豔的色彩會分散來訪者的注意力，使人們的精力發生偏移。可以選用以綠色為主的植物，綠色可以給人舒適的感覺，可以調節人的情緒。對盆花要給予經常的澆灌和整理，不能讓其出現黃葉。可以在綠葉上噴水，使其保持蔥綠之色。花盆的泥土不能有異味，肥料要經過精選。
有異味的肥料會引來蒼蠅或滋生寄生蟲，反而會給辦公室帶來汙染。
· 讓你的辦公桌整潔有序
有一位研究所的研究員，經過無數個日日夜夜的苦戰攻關，終於解決了研究中的一個難題。這位研究員把攻克這一難題的資料和家裏辦公桌上其他的資料放在一起，就帶著滿意的笑容入睡了。他睡得很香，第二天上午醒來時，卻找不到攻克難題的資料了。原來，這個研究員的孫子為了紮一個風箏，正巧拿走了那些有用的資料。當這個風箏帶著小孫子的幻想，在天空中越飛越高、越飛越遠，最後變成一個看不見的小黑點時，研究員的心血也化成了泡影。這真是人生中的一大憾事。如果研究員的辦公桌是井井有條的，不把那些無用的東西放在桌上，並告知小孫子辦公桌上的東西都是有用的，不能亂動，這樣的悲劇還會發生嗎？
很多時候，讓你感到疲憊不堪的往往不是工作中的大量勞動，而是因為你沒有良好的工作習慣，不能保持辦公桌的整潔、有序，從而降低了工作的效率。
在多數情況下，東西越堆越高，物件越雜亂無章，就越可能浪費更多的時間。當你不能記起堆積物下層放的是什麼東西時，或者你要為一個項目找到所有相關資料時，你就不得不在資料堆裏埋頭苦找。這樣，一部分時間就浪費在了查找丟失的東西上了。更糟糕的是，隨意放置的東西隨時會吸引你的注意力。當你在做某項工作的時候，你的視線也許會在不知不覺中被別人送你的小紀念品、鍾表或者全家福照片而吸引。等你回過神來的時候，你又不得不從頭思索你剛才正在做的工作或者寫的文書。
從另一方麵來看，如果你的辦公桌老是弄得亂糟糟的，上司也許就會覺得你這個人的工作大概就像你的辦公桌一樣雜亂無章，交給你的任務怕你做不好，你的上司還會因此對你不放心、不信任，進而你在辦公室的地位就不穩固，那又談何成功呢？
辦公桌是否整潔，是工作條理化的一個重要方麵。雜亂無章的工作方式是一種惡習。有些人卻把雜亂看成了一種工作方式，他們還宣稱在這種隨意的工作環境中，他們的心情會更放鬆，那些重要的東西總會在大堆的文件中出現的。一位西方著名的管理者對辦公桌上堆積如山的東西提出了“精辟”
的解釋：“這是因為你不想忘記所有的東西。你把最想記住的東西放到辦公桌上一堆資料的頂部，這樣你就可以看到它們。”
事實上，這種不良的工作習慣不僅會加重你的工作任務，而且會影響你的工作熱情。
曾經有一項2 000人參與的調查，他們當中67%的人表示他們坐在辦公桌前的時間比兩年前增加了；有33%的人說，他們經常因辦公桌上雜亂的紙張、用品而發怒。研究表明：雜亂的辦公桌容易使人生病。日本電氣和三菱公司的研究員指出，日本的辦公室工作人員正遭受“辦公易怒綜合征”的困擾，經常性長時間工作、雜亂的辦公桌以及錯誤的坐姿是導致這種新的都市病發生的主要原因。研究人員表示，在工作時保持辦公桌整齊，使辦公桌更具個性化，諸如此類的措施都可以減少病況的發生。
從辦公桌的整潔狀況，也能夠反映出一個人的能力和修養，因此，對待辦公桌也要像關心自己的身體一樣，不但要一塵不染，而且要整潔明了。
整理辦公桌的過程實際上也是整理你的思路的過程，不管你有多麼忙，也要保持辦公桌的整潔、有序。
美國管理學家藍斯登可以算得上是一位真正有條理的人。他桌上的文件總是很少，因為他知道一次隻能處理一份文件。當你問及他某份文件時，他立刻可從檔案櫃中找出。當你問起某個項目的曆史資料時，他馬上就能想到放在何處。當交給他一份備忘錄或計劃方案時，他會插入適當的卷宗內，或放入某一檔案櫃。
戰拖有術：養成整理辦公桌的好習慣如果你的辦公桌上經常有物品、文件堆積如山，你就要花時間來整理一下了，在這個時候花上半小時到1個小時是值得的。
（1）把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理出來，把立即需要辦理的找出來，放在辦公桌中央，其他的按照分類分別放入檔案袋或者抽屜裏，這樣做的目的是提醒你，你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作，你一次隻能做一項工作，你要把所有精神集中在這項工作上，不能讓其他工作來影響你。
（2）不要因為受到幹擾或者疲倦而放下正在做的工作，轉而去做其他不相幹的事情。因為如果此項工作還未結束，就又開始另一項工作的話，你的辦公桌就開始混亂了。你一定要力求把你手頭的工作做完後再開始另外的工作，即使這項工作遇到了阻礙，你也要盡量完成到一個再做它時容易開始的階段。
（3）一項工作做完後，一定要把與這項工作相關的資料收拾整齊，並按照類別把它們放到合適的位置，千萬不要把它們就這樣攤放在辦公桌上。
（4）從辦公桌上拿開目前不需要的書籍、文件，對它們可以按照重要性和先後順序的原則，進行分類。
在每天下班前，可以抽出幾分鍾時間把辦公桌收拾幹淨，並且每天都按照以上的標準進行清理，這樣你就可以安心結束今天的工作，為明天迎來一個好的開始打下基礎。長此下去，養成習慣，你的辦公桌一定會保持整潔，而這對於你的工作，是有百利而無一害的。