第一節 酒店信息係統
一、概念
管理信息係統(Management Information System，簡稱MIS)是信息科學的一個分支，是由人和計算機等組成的能進行信息的收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用的係統。飯店管理信息係統(Hotel Management Information System，簡稱HMIS)是MIS中的一個重要分支，其主要功能是實現計算機管理係統在酒店中的具體應用。20世紀70年代初，北美等地酒店業發達國家開始使用酒店計算機管理係統，至20世紀80年代，國外的飯店計算機管理係統，如ECCO(UX)、HIS、CLS、Lodgistix等，整個模式已達到基本定型，技術較成熟，功能也較齊全。
二、特點
每個係統都有自己的特點，酒店信息管理係統也並不例外，和其他MIS係統一樣，HMIS首先是為酒店經營服務的，是酒店經營的輔助管理工具，是酒店經營管理信息化的主要手段。作為一個係統，特別是為酒店經營服務的信息係統，HMIS具有四大特點。
1 HMIS是一個現代酒店管理的輔助係統
人是酒店管理的主導，計算機僅是數據處理的工具。管理人員依據計算機數據處理的結果信息，作出管理決策，從而做到有效經營管理。HMIS是一個以人為主體的人機綜合控製係統，經過HMIS的快速數據處理，酒店管理人員可以迅速得到所需信息。通過HMIS的輔助管理，更加科學化酒店管理，日常事務處理更加有序、更加規範、更加準確。
2 HMIS是一個開放式的係統
HMIS是一個具有輸入、輸出的開放式係統，輸入是各種票據、登記記錄、賬單、報表等；輸出是各種統計報表、彙總表等，通過輸出控製整個酒店的物流和資金流。HMIS不可能與外界環境隔絕是一個開放式的係統。HMIS不僅可以適應環境，而且能夠在一定範圍內、在一定程度上改造環境，例如，通過HMIS製定的促銷計劃，可以改善酒店的營銷活動。
3 HMIS是一個反饋係統
作為一個綜合控製係統，HMIS處理的是酒店具體業務數據。由於酒店經營處於不斷變化的環境中，如果不能根據運行中的實際情況加以調整和擴充，往往會因脫離實際而失去作用。因此，為了延長HMIS的生存周期，必須根據HMIS輸出的結果信息以及外界的信息隨時調整內部處理方式或擴充相應處理功能。這種反饋係統使得HMIS輸出的結果信息更加精確、更加實用。
4 HMIS是一個具有層次性的係統
現代酒店的管理具有很明顯的等級製，即各級管理職責分明，分工明確；下級服從上級。HMIS為了適應這種管理也將軟件設計成相應的層次，一般分為三個層次，最低層為作業層，主要是錄入和管理一些基礎數據，使用HMIS的主要目的是為了提高工作效率和服務質量；管理層作為中間層，主要功能是管理綜合數據，目的是提高管理精確度，使管理上少一些“大概”、“差不多”，使得整個酒店的計劃、組織、控製及激勵更加有效、更加精確；決策層為最高層，使用對象是酒店高層決策者，他們根據HMIS輸出的結果信息作出經營管理決策，以提高經營管理的效益，這是計算機在飯店中應用的真正價值體現，但目前達到這一層次的HMIS還是少數。可以預見，HMIS在決策層的應用將越來越得到重視，如飯店的營銷策略製定、成本控製決策、財務計劃決策、目標利潤製定等都是計算機應用的主要領域，到那時HMIS的應用將達到高級階段，即酒店決策支持係統(HDSS)階段。
第二節 辦公自動化一、概念
隨著21世紀信息時代的到來，人們的生活方式、工作習慣將徹底被打破。各企事業單位、政府機構的改革不斷深化，管理職能不斷增強，手工辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾日益尖銳。同時，隨著社會信息量的迅速膨脹，想要依靠人工手段及時對大量信息進行收集、處理、分析及科學決策是難以做到的。因此傳統辦公模式的改革，將辦公業務的處理、流轉、管理過程電子化、信息化，實現辦公自動化已勢在必行。
所謂辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)就是利用先進的計算機網絡技術和信息技術，處理和控製日常的辦公事務，使辦公室事務和文件管理電子化，提高處理事務的效率。
信息是被加工的對象，計算機是加工的手段，人是加工過程的設計者、指揮者和成果的享受者。辦公自動化從繁重的工作中解脫了人們，利用網絡係統及時準確地掌握第一手信息，並在第一時間內處理事務與做出決策。同時各部門能利用網絡實現資源共享，相互交流和協作，綜合體現了人、計算機、信息資源三者的關係。
辦公自動化就是說完全采用計算機技術處理辦公業務，並實現信息共享、交流和協同工作，即全方位的無紙辦公，從技術實現上來看這是完全可能的。它是以電子郵件技術和網絡技術為群體協作的基礎環境，包括工作流管理、信息傳遞和集成數據庫存取、集成用戶開發環境、高度安全性，通過信息傳遞，使計算機具有協同計算能力，使企業計算機網絡係統得以有效地發揮作用。
二、主要功能
酒店OA係統是新經濟時代的產物，一家酒店企業每天需要處理大量的公文、信函、文件、報告和表單，各種統計的報表需要上報，需傳遞內部文件資料，辦公自動化係統就是為解決這些工作而設計的。利用辦公自動化係統，可以實現辦公事務的自動化管理，電話、傳真等自動記錄與跟蹤管理，還可以通過因特網與客戶及供應商進行網上交易與溝通，實現電子化的商務活動。
酒店OA係統的主要功能是提高酒店辦公自動化水平和處理事務的效率，節 省紙張能源，是21世紀現代酒店管理的基本要求。從現階段來看，酒店OA係統應具有如圖14-1所示的功能。