圖14-1酒店OA功能結構圖
(一)電子郵件子係統
電子郵件是OA係統的一個重要功能。所謂電子郵件，就是將日常工作中的郵件收發、管理等工作采用計算機軟件來處理，包括郵件的起草、發送、接收、轉發、回信等。各部門的工作聯係都以電子郵件方式進行，必然使管理工作的效率大大提高。
(二)文件數據管理子係統
OA係統應具有很強的文件數據庫管理功能。文件數據庫和關係型數據庫不同，其中存儲的可以是文件、聲音、圖像、圖形、視頻等多媒體信息。對這些數據庫可以進行查詢、增加、刪除等操作。數據庫可以存放在本地計算機上，由個人使用，也可以放在服務器上，由大家共享。係統負責數據庫安全控製，每個訪問數據庫的客戶根據其訪問權限，可以對數據庫進行瀏覽、編輯、增加、修改等操作。
(三)公文收發子係統
該模塊主要實現收文管理和發文管理的自動化，由電子行文替代手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易查閱等問題。公文流程可由係統靈活設定，自動進行跟蹤、催辦、查辦，並可歸類存盤、全文檢索，最終實現“文檔一體化”。
係統除實現日常收文、發文的登記入庫工作外，還支持電子文本格式公文和掃描圖像格式公文，為領導及各部門提供方便的錄入、檢索、查詢、統計、打印等功能，並具有可靠完備的權限管理和安全加密機製，酒店領導可進入係統瀏覽整個係統的各種公文檔案資料，各部門則隻能檢索本部門各類文件，參閱有關文件需要批準。該係統設計了各級機構發文、工作演示文稿等模板以及嚴格的公文運轉程序，實現酒店公文的發送、分發、狀態跟蹤、信息反饋、適時提醒、日誌生成的統一管理。
(四)檔案管理子係統
該模塊可實現對飯店或部門各種檔案和資料的分類管理、歸檔保存，完成檔案的組卷、拆卷、移卷、封卷、注銷、借閱、全文檢索、統計等管理功能，向各級用戶提供方便的檢索和借閱功能，從而大大減輕辦公室檔案的處理工作量，並可以更加方便地進行檔案的查詢和借閱。在檔案管理的基礎上，將進一步實現文檔一體化。所謂文檔一體化，就是將公文管理、簽報管理以及會議管理等模塊中產生的公文、簽報、通知等文檔，通過自動或半自動的方式，直接歸檔，節 省手工操作，使建立檔案的工作效率大大提高。
(五)工作管理子係統
工作管理模塊是用戶對工作全過程——從工作計劃到工作執行記錄，再到工作完成後的報告與總結進行控製和協調的工具。它同時將工作時的各種信息(如針對客人投訴、意見反饋、各部門的協調工作)在酒店的內部實現傳達與共享。下麵四部分組成工作管理係統。
1 工作計劃
工作計劃模塊分為兩部分，項目工作計劃和企業內部自定義的例行工作計劃。項目工作計劃可完全現場跟蹤某項目計劃的製定到計劃完成的全過程。例行工作計劃是提供給單位內部的一個強有力的工作管理控製工具。通過自定義各種類型的工作計劃(如每日工作計劃、每周工作計劃、每月工作計劃)的填寫要求(如每天計劃的填寫必須在前一天的16∶00完成)，事後對各部門工作計劃的填寫與執行情況的統計與監督，使各部門的工作安排更為規範、有效，可以使管理者有效地監督和管理各部門，提高管理效率。工作計劃生成之後，可作為工作任務派發給部門或人員，並可隨時監控其任務完成情況。
2 工作任務
該功能可提供對任務製定、任務分派、任務執行、任務監控、任務評價等工作的統一管理。在任務執行中對參與人員的考核也屬於工作任務管理，在任務執行中和結束後，係統都可提供人員工作效率、質量、用時的分析和彙總，為用戶分析任務執行全過程中人員情況提供有力幫助。
3 日常事務處理
它包括對部門內部和各部門之間的日常事務的記錄，使部門之間通過日常事務記錄的傳送與反饋進行相互之間的無縫合作與快速協調。
4 工作記錄
該模塊功能可以實現對部門或某工作崗位的工作進行自動記錄，它可以對每天的記錄進行各種分類排序，對每個工作人員進行交接班記錄，並可把每一條記錄或者多條記錄組織在一起生成報告，供領導審閱。
(六)信息檢索子係統
OA係統提供了很強的全文信息檢索功能。隻需輸入要查詢的一個關鍵詞在數據庫中進行檢索，係統會找出包含這個關鍵詞的所有文件，並將這些文件按照該關鍵詞的出現頻率顯示在屏幕上。
(七)工作流程管理子係統
OA係統對工作流程的應用提供了很強的支持。在日常工作中，一項工作的完成需要經過多個步驟，如訂貨過程就是一個工作流程，第一步要起草業務員的訂貨報告，報告中包括需要訂購貨物的品種、規格和數量等，然後將該報告交給相應的主管領導審批，將領導審批後的報告交給財務，最後由財務根據該報告確定所需要的資金等。在OA係統中，數據庫和電子郵件的功能是結合在一起的，因而一項工作的有關人員隻需要將數據庫中的有關記錄或視圖作為電子郵件傳遞給有關人員，係統就會形成一套規範、有序的工作流程。
(八)遠程通信子係統
遠程通信也稱移動通信，這項功能主要針對的是遠程用戶和出差人員。當管理人員出差在外或下班後，隻要他有筆記本電腦，就可以通過電話線保持和飯店OA或其他人的通信聯係，使管理人員完全可以和在辦公室一樣進行工作，處理辦公或其他的公務事務。