公司勤儉則興，奢侈則衰。這條顛撲不破的真理適用於所有的公司，對小公司尤其重要。
從辦公空間裏“擠”出一筆錢
現代物質文明的高度發展，不僅給人們的生活帶來巨大改善，也使得公司的辦公環境發生很大的改變。辦公大樓越蓋越講究，造價越來越高。因而，如何節約辦公空間，成為公司麵臨的任務之一。
對於小公司來說，節省辦公空間應該嚴格遵循這樣的原則：選擇租金低廉的辦公室，去掉沒用的占位較大的裝飾。辦公室應該強調功能性，而不是追求豪華。員工在一種更加簡潔而又少有浪費的辦公場所中工作，也可以提高工作效率。
選擇辦公室，應當以實用為準則，而不應該把自己固定在太大或是根本沒用的空間裏。擁有自己的辦公大樓聽上去很好，但十家裏麵有九家會出現財務問題。
節約辦公空間的另一個有效手段，就是把辦公室裏那些已經陳舊不堪、失去參考價值和使用價值的文件資料清理出去。清理後把辦公空間騰出來，用於辦公和生產，創造更多的價值。
有的公司辦公室裏堆滿了圖紙、設計藍圖、材料、報表等資料文件，管理者總認為這些東西都具有很大價值，舍不得扔。這樣的管理者往往忽略了資料的“老化”問題，有些資料一旦失去時間性，就失去了使用價值，無異於一堆廢紙。如果總是舍不得處理過期資料，就會越積越多。某些辦公室裏就常有這種現象：辦公人員的案頭常常堆滿了資料，辦公室的角落裏也堆滿了資料。這種堆積現象在一定程度上妨礙了正常的工作進行，破壞了辦公室應有的整潔有序。麵對這種情況，公司管理者應該製訂計劃，下決心清理廢舊而無用的資料。
清理資料必須徹底，必須“大刀闊斧”。這項工作做起來可能要花一些時間，花費一點錢，但這些損失相對於辦公空間的大量占用來說要小得多。節約空間計劃一旦付諸行動，一些隱秘之地被“解放”出來，公司的“有效辦公空間”就會隨之擴大。
上至身居領導職位的管理者、經理，下至普通的技術人員、文書、秘書，都和資料打交道，都存在一個編製、保存和使用資料的問題，這是開展工作或生產活動必不可少的環節。但如果對這些資料管理不善，往往舊材料塵封不用，新材料源源不斷地增加，就會占用大量的空間，甚至影響工作效率。
作為一位公司管理者，遲早會遇到這樣一個大難題，那就是這一大堆無用的資料往哪裏放？堆放在辦公室裏終究不是良策。即使是現在有用或未來用得上的資料，堆在辦公人員的案頭也不是辦法。對這些資料應仔細檢查、歸類，對於那些確實無用的資料，要采取果斷措施，予以清理；對於有參考價值的材料，應該分門別類地保管在一個專門的地方，這樣，既節約了辦公空間，又可以方便資料的取用。因此，管理者在麵對一對資料時，應考慮以下問題：
（1）某種資料的可取性是什麼？（如為了做出某項決定時參考）。
（2）一種資料必須具備哪些條件方有保存價值？
（3）一種資料是否具有曆史資料的保存價值（是否過時以後仍有參考價值，或今後有可能用於某項研究）？
考慮好了這幾個問題，再進行資料的處理就能做到心中有數了。
節約辦公空間還應注意下麵這些情況：
（1）工作人員提出增添辦公設備時，要求對該設備的價格和優點加以詳細說明。
（2）經過認真調查之後，清除工作人員“私自收藏”的無用資料，並且要經常清理這類資料。
（3）確保檔案資料管理標準化。
（4）製訂縝密的資料收集方案，一經確定，必須嚴格執行。對現行的資料收藏工作進行一次檢查，然後再下令清理資料。
（5）積極利用辦公自動化設施，盡量采用先進的資料管理體係。最大限度地壓縮資料數量，充分發揮存檔資料的使用效率。
遊牧式辦公，花錢少效率高
辦公室的概念曾經長期包含在空間、地點和空間之中，即人們需要在固定的時間裏往返於都市的高樓大廈之間。然而，在21世紀的科技經濟引導下，辦公室不再依賴於地點而存在。現在不少工作都是在傳統的辦公大樓之外進行和開展的，而且也不受白天晚上的限製，便攜式通信設備和因特網使得工作方式愈加靈活多變。
現代都市的房價越來越高，尤其是辦公樓租金更是年年上漲，公司為此投資巨大。有些公司需要租用特別寬敞的辦公室，但每年的租金居高不下，占去了收入的一大部分，直接影響了公司的盈利。多少老板都在想象，如果能像蝸牛那樣造一個殼，走到哪裏就在哪裏辦公，根本不用租用辦公室，那該多好！這當然隻是想象了，現實中難以做到。那麼，公司該如何使辦公室的效用達到最大化呢？遊牧式辦公就是一條很好的途徑。
現在網絡技術非常發達，如果建立一個網站，在網上辦公，銷售與管理也都在網上進行，辦公室也就變得可有也可無，這樣一來公司會節省下很多的辦公室經費投入。
遊牧式辦公現已成為提高公司工作效率、促進業務反饋的有效途徑，這是因為以下三個原因：一是很多公司員工在辦公室之外花費的時間越來越多；二是公司有些業務需要分散執行；三是公司的員工分散於總部、分部和各種商務活動之中。
要確保整個公司始終保持旺盛的“生產”能力，就應該使公司的每個成員無論身在何處都能夠與公司保持聯絡並能進行有效的工作。這樣公司的員工就可以不受傳統辦公的固定模式的限製，即使在辦公室外部、路上甚至是家裏都能持續工作，從而在日益激烈的商業大潮中保持強勁的競爭力。
這種遊牧式、開放性的辦公形式主要有以下幾個優點：
（1）部門間的溝通變得很容易。
（2）令員工感覺非常自由、自我，大大提高了工作效率。
（3）更重要的是公司因此節省了大筆開支。例如，原來辦公室裏隻能容納50多名員工，而采用遊牧式辦公方式，則可有100多名員工工作。
要想贏利，就需要想方設法地降低成本。在公司的房屋租金、員工薪金、水電費、固定設備等幾項固定成本當中，房屋租金作為每個月的固定成本，在總成本中占了相當高的比例。采用遊牧式辦公室能夠使辦公室的效用最大化，而且還能夠減少辦公室無效空間，這也是小公司節流的有效途徑，總之，遊牧式辦公能夠使小公司的營運成本大大降低。
租賃和購買，哪種更省錢
在公司決定投資一個項目的時候，管理者就必須決定如何為投資籌集資金，同時也麵臨著資本預算的投資是租賃還是購買的問題。公司可以用內部產生的現金購買資產或者通過借款獲取現金。在許多情況下，公司管理層通過租賃獲取資本性資產的使用權——長期租賃。
租賃是出租人以收取租金為條件，在契約或合同規定的期限內，將資產租給承租人使用的業務活動。租賃業務的特點是資產的所有權和使用權相分離。出租者享有所有權，承租者享有使用權。在公司需要投資擴大生產經營業務時，租賃可以使公司不必籌借大量資金去購置所需要的固定資產，通過租賃合同，公司隻需交付少量的租金就可以獲得急需的固定資產的使用權。
公司究竟是選擇租用還是購買，這是一個經營決策問題。如果公司的業務需要一種資產，當擁有和運營的等價年度成本低於公司從外麵所能獲得的最優租金時，公司就選擇購買。換句話說，“租給自己”比別人租給你更加便宜時，就選擇購買。如果公司計劃長期使用該資產，那麼公司擁有資產的年度成本一般會低於經營租賃的租金。因為出租人會在租金中加進談判和管理成本，租賃期中斷和資產閑置而損失的收入等一係列費用。而當公司購買並租給自己時，就可避免這些成本。
如果是下麵兩種情況下，公司就可以采取經營租賃：
1．出租人能比承租人以更低的費用購買和管理資產
這種情況下可以選擇租賃，比如說，大的卡車租賃公司每年購買成千輛的卡車，這使他們在與卡車製造商談判時處於非常有利的地位。這些公司還能有效地提供服務，他們知道卡車保費時要取多少殘值，知道該何時出售它們。小公司或一個較大公司的小部門，不可能有這些規模效益，因而租賃比買便宜。
2．經營租賃通常蘊含有用的期權
有些公司麵臨著服務需求的起伏波動，所需經營性物資也就不斷變化，因此，大多數公司都願意向出租者支付租賃報酬，讓其承擔租賃的終止風險，在保留終止租賃權利的條件下，短期租賃一些物資，充實自己的物資編隊。租賃最後的關鍵在於不要忘記在簽署（或拒絕）經營租賃之前檢查終止期權。
租賃有很多優點，比如：
（1）承租公司隻需定期支付一定的租金，不必先付款就取得了設備的使用權，因而這是一種全額的資金融通，減去了公司購買設備的中間費用與一次性支付貨款的大量開支。
（2）租賃集融“資”與融“物”於一身，一般來說比借貸購置設備速度更快，做法更為靈活、便捷，能使公司盡快形成生產能力。
（3）增加了融資的靈活性。租賃可以避免因長期借貸籌資而附加的各種限製性條款，為公司經營活動提供了更大的彈性空間。
（4）增強了公司的借貸能力。公司租賃設備時，獲得的是其使用權，因而並不將其列為負債，也不改變公司的資本結構，因此增強了公司的借款能力。
（5）可以轉嫁所有權風險。科學技術飛速發展，各種新工藝、新技術使用周期越來越短，采用租賃方式租入固定資產，如果承租期不是永久性的，公司可以不承擔設備迅速過時或技術老化而遭受經濟損失的風險。
（6）可以避免舉債籌資中某些限製性條件。由於投資固定資產的資金數量大，回收期長，因此，當公司自有資金不足時，需要向金融部門借款，而金融部門為維護自身利益，對中長期借款的審核很嚴格，有時還要附有苛刻的條件，而采用租賃則可以避開這些壁壘。
（7）可以維護原有的舉債能力。租賃的租金在財務上一般隻在損益報表中反映，而不會在資產負債表中得到反映。例如甲、乙兩個公司，甲借債購置資產，乙是租用相同的設備，兩者在賬務上的處理是完全不同的，甲公司的資產負債表中，資產方和負債方都要反映這筆資金，而乙公司資產負表中，無論資產方或負債方都不反映該項設備，由於負債情況並未發生任何變更，因此，並不影響公司再舉債的能力。
（8）可增強公司現金的流動能力。由於公司不需要一次性支付大量貨款，因而可以節約出大量資金用於生產經營的其他方麵，尤其對於返回租賃，即將原來公司正在使用的設備出售給租賃公司後租回，這使得公司將資產轉化為現金，補充了公司的運營資本，增強了公司的現金流動能力。
不過，租賃也有一些缺點，比如成本較高，因為租金一般都很高，最終租金總額常常超出設備購買價許多；承租公司不能以融資方式解決其注冊資本或流動資金的需要，而且未經出租人同意，承租公司不得擅自對租賃資產加以改良；如果承租公司財務過於困難，租賃融資方式則很難實現，因為相對較高的定期租金支付也會構成一項沉重的負擔；承租公司得不到資產的殘值。
通過上麵的分析可以看到，利用租賃方式，最適宜支持的是承租公司進行技術改造，特別是那些具有短、平、快特點的項目。
買好辦公設備也可以省一筆開支
這裏所說的辦公設備，是指除辦公室的家具外，辦公室的一大批與辦公相關的機器和裝置。主要的辦公機器是信息機器，打印機、計算機、複印機或真機都屬於信息機器，因為它們都與處理信息有關。總之，辦公設備是必不可少的人與工作之間的媒介，辦公設備能使員工在較少的時間內比較準確地、質量比較高地完成更多的工作。
選擇好辦公設備，不僅可以直接節省一大筆錢，而且可以減少機器的維修費用、保證機器的較長壽命，高質量的設備還可以提升工作人員的操作效果，提高工作效率。
辦公設備的選擇可從可行性研究開始。在進行可行性研究時，小公司管理者應該清楚的兩個問題是：這種設備是否必要？如果必要，哪種設備最好？
在搞清上述兩個問題的基礎上，再依下列準則選擇購買辦公設備：
（1）如果使用設備可以提高工作人員的效率，那麼這種設備可能就是有必要購買的。如果設備可以代替複雜或者枯燥無味的工序，那麼也應該購買，以提高工作量。
（2）大量使用機器，而不是少數幾次或僅僅一次使用機器的地方，表明需要機器。大量使用機器可以產生較好的工作效果、較快地做好財務報告成帶來其他有利的結果。
（3）在設備能提供高質量產出的地方，應該使用設備。例如，相對於用打印機打出的報告，手工抄寫報告的整潔度和清晰度都較差。
（4）如果通過設備能夠保持較好的控製力，保證產品的精確度，那麼應該購買。
（5）當設備能降低辦公室工作的實際操作成本時，就應安裝設備。在計算設備安裝的全部成本時，必須考慮勞務合同、操作和所需的布局變換的成本。
（6）為了應付辦公室工作日程中的緊急工作以及高速度的要求和高峰負荷，應該考慮安裝合適的設備。
（7）仔細思考所要購買的設備存在的缺陷，如設備所能承擔的最高位數、表格紙和記錄帶的尺寸、循環速度、所要求的複製品的數量、自動處理的複雜程度、內部貯存媒體的數量和能力、預期使用壽命和貼舊換新價值。
（8）機器操作人員和技術人員對機器最熟悉，因此在選擇時一定要多征求意見，做好溝通。另外，如果購買機器後所需的培訓強度過大、費用過多，應該慎重。
（9）在設備的選擇過程中，應當優先考慮可提供的現金和可靠的維修工作。如果設備沒有正常地發揮作用，或沒有全部發揮作用，其結果就會增大辦公室作業成本。
（10）如果要考慮到設備的用途，就應該選擇具有下列特點的設備：簡單（容易操作、容易學、容易維修）；靈活（在許多情況下都能用）；輕便（機器容易遷移，以便在一些部門中使用）；適應性強（能很快合並到現在的辦公室係統中）。
（11）正式購買前，應考慮在安裝設備的地方進行預測試，通過一定的測試期才能真正了解設備的性能和狀況。對於大型、貴重的設備尤其要注意進行測試，而且應有較長的測試期。
（12）辦公室設備要統一采購，尺寸、類型和牌號要有統一的標準。這樣做有如下的好處：
①通過較大數量的購買，獲得較低的價格。
②由於使用的隻是幾種牌號的機器，可以降低保養費用。
③如果有必要的話，可建立公司自己的服務部門，這樣做比較方便而且比較經濟。
④由於擁有一支能操作任何一種機器的員工隊伍而做到了節省開支。
⑤在培訓操作人員上比較簡單。
⑥可以統一購買和使用適合機器牌號的辦公表格用紙。
⑦使設備折舊和貼舊換新價值計算簡單化，這方麵從所得稅及通過貼舊換新處理設備這兩種觀點來看都是重要的。
控製車輛使用中的多餘消費
有些小公司的管理者為了裝點門麵，會選擇購買豪華轎車為公司、自己所用，還美其名曰“加深客戶對公司的印象”。
其實，這些投資是一筆很大的浪費。在你的能力範圍內，你可以買輛普通實用的車，就像你在你的能力範圍內購買任何其他的公司設備一樣。將大量的錢花在昂貴的車輛上，不如花在市場營銷、顧客服務、新計算機係統等方麵更好。車輛使用中每時每刻都離不了燃、潤料，再加上維修費、保養費、折舊費、稅收等支出，天長日久，這些開支累積起來是驚人的。