單位出庫
代號發票號碼備注十一、補貨通知單
表15-11補貨通知單
原通知單號項：單位：客戶：編號：品名：數量：交貨日期：日期：補充項目：十二、月內銷售訂交期追蹤表
表15-12月內銷售訂交期追蹤表受訂
日期客戶
名稱品名
規格數量需要
日期
交期預定進度51015202530完
否[6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6][6]十三、訂貨單
表15-13訂貨單企業名稱電話地址[3]聯係人品名規格單位數量單價總價合計負責人[3]承辦人[6]單位簽章[8]日期
十四、訂貨明細單
表15-14訂貨明細單訂單號碼客戶名稱、地址品名[3]規格批號等級[3]訂貨數量分批交貨數量用途[3]包裝[5]體積完成日期[3]出貨日期色號箱數箱號毛重淨重尾箱重色號箱數箱號毛重淨重尾箱重總計[6]總計十五、訂貨登記表
表15-15訂貨登記表接單日期預定交
貨日期
生產
日期裝運押彙
日期[2]製
造
單
號客
戶
名
稱產
品
名
稱數
量單
價金
額[9]信
用
情
況[13]運費保險單退
稅
憑
證十六、發貨單
表15-16發貨單產品名稱產品編號數量單價金額十七、貨品欠發單
表15-17貨品欠發單原發貨憑證（銷貨單）年月日編號客戶名稱品名單位數量單價金額[2]已發數未發數十八、退貨申請單
表15-18退貨申請單客戶名稱電話地址[3]聯係人產品名稱提（送）貨日期單位數量總價合同號發票號退貨原因合計審批質檢部[3]銷售經理市場營銷部[3]辦事處十九、退貨單
表15-19退貨單材料編號名稱數量備注簽章退貨原因
第四節訂貨、發貨與退貨管理規範
化細節執行標準
一、商品退貨原因及其說明
商品退貨原因及其說明如表15-20所示。
表15-20商品退貨原因及其說明退貨原因說明製造技術品質不良
（應以賠償方式理賠）手感不佳，染色不均，幅寬不足，損傷，長度不對，規格不符，染色錯誤，顏色不對，批號不對銷售方麵依商場習慣所發生之退貨銷售技巧上所常有之更改顏色手續上之錯誤，如傳票填寫錯誤等所引起之錯誤；合約變更重複發貨，數量錯誤，色號不對，發錯客戶，布號不符，規格不符；交期不對客戶方麵客戶不良庫存客戶之預測準備，流行發生變化所致之退貨（不當之退貨）客戶之聯絡不當客戶（批發商等）之聯絡錯誤
倉庫及
貨運方麵保管不當淋濕，弄髒，損傷等保管不當延遲送達[2]發貨錯誤工廠方麵交貨遲延重複發貨；數量錯誤；種類不對；規格不符；發錯客戶；交期不對二、建立退貨準則工作標準
企業處理客戶之退貨，於廠商而言，不管是“經銷商的退貨”或是“使用者的退貨”，必須有所準則，若是無條件地接受退貨，結果賣方承受100%的風險；導致無法訂立資金營運計劃、利益計劃；更有甚者，買方不必認真辦理訂購之有關事項，零售商則可能不積極銷售，更加擴大賣方企業本身無法掌握的風險。因此，交易之時，應當事先決定接受何種程度的退貨，或者在何種情況下接受退貨，作為銷售條件的一部分。
例如，決定僅在“不良品或商品損傷的情況接受退貨”，或是“銷售額的10%以內的退貨”；“7天之內保證退貨還錢”等。一旦製定商品退貨準則後，應適度通知經銷商。
企業對外要訂立接受退貨條件的“退貨準則”，對內要有一套企業標準流程作業的“退貨工作流程”。接獲商品退貨消息，就必須了解是否有按照公司所規定的退貨準則，唯有符合條件者，才能進行退貨處理。
在企業所擬訂的管理辦法，除非事先已準許客戶退貨，例如對使用者的“隻要在7天內退貨，一概退貨還錢”，對經銷商的”商店滯銷庫存貨都可接受退貨”，否則當客戶欲退貨時，應事先與承辦業務員接洽，未事先接洽者，或業務員不接受退貨者，原則上均不接受其退貨。本公司承辦業務員應與客戶交涉，並檢討構成退貨原因責任是否應歸責於本公司。退貨原因屬於本公司責任者，應予受理退貨。退貨原因不屬於本公司責任者（不當之退貨），不予受理退貨。退貨原因是否應歸責於本公司尚待研討者（品質不良等皆屬之），則予暫時保留退貨，立即會同檢查成品，或送品管部門再檢查，然後決定應否受理。
上述所提重點，是“廠商本身接受其客戶之退貨”。這裏說明另一重點，是“公司將本身所進貨之商品加以退回到原廠商”。公司每月（或每周）在固定時間將退貨商品依照廠商別，分別加以集中，並預先輸入計算機，列印”退貨清單”，利用廠商送貨取款時，一並帶回。應列入追蹤的是”退貨物品”是否有應退而尚未退之商品；其次追蹤的是”退貨之貨款”。貨品退貨應迅速，否則影響當期應付賬款。
三、退貨清點工作標準
接到客戶退貨，首先有必要去查點數量與品質，確認所退貨種類、項目、名稱是否與客戶發貨單記載相同。首先，數量是否正確。例如2盒與2箱，雖隻差一字，因一箱有24盒，故實際上而言，數量相差24倍之多。其次確定退貨物品有無損傷，是否為商品的正常狀態。有時，因是”不良品”而遭退貨，廠商受理退貨後就要加以維修。清點後，倉庫的庫存量要迅速加以修正調整，而且要盡快製作退貨受理報告書，以作為商品入庫和衝銷銷貨額、應收賬款的基礎資料。此程序若不及時實施，“應收賬款餘額”與“存貨餘額”在賬麵上都不會正確，造成賬務困擾。